Đảm bảo an toàn và tính nguyên vẹn của hàng hóa trong quá trình vận chuyển là yêu cầu tiên quyết và cần thiết đối với các hoạt động xuất nhập khẩu. Một trong những giải pháp tối ưu được sử dụng để đảm bảo điều này chính là seal. Vậy seal là gì? Vai trò của seal trong quy trình vận chuyển quan trọng như thế nào? Khám phá ngay câu trả lời qua bài viết bên dưới cùng Viettel Post nhé!
1. Seal là gì?
Seal (hay còn gọi là kẹp chì niêm phong) là một loại dụng cụ chuyên dùng để niêm phong, bảo mật các thùng container sau khi được chứa đầy hàng hóa cần vận chuyển trong nước và xuất nhập khẩu. Seal được Tổng Cục Trưởng Tổng Cục Hải Quan ra quyết định ban hành sử dụng vào ngày 29 tháng 12 năm 2006 tại Hà Nội số 2811/QĐ-TCHQ.
Ngoài ra, mỗi seal thường có một mã số hoặc thông tin nhận dạng riêng, giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa một cách dễ dàng. Đây được xem là cơ sở giúp nhân viên hải quan giám sát được hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải (các thùng container) và hồ sơ hải quan trong quá trình làm thủ tục xuất nhập hàng hóa thông qua đường thủy hoặc đường bộ.
Cấu tạo của Seal bao gồm các thành phần cơ bản sau:
- Thân seal: Phần chính của seal thường được làm từ nhựa cứng hoặc kim loại chắc chắn như thép không gỉ. Thân seal thường được thiết kế để chịu được các điều kiện khắc nghiệt trong quá trình vận chuyển như va đập, độ ẩm, nhiệt độ cao, hoặc thấp.
- Cơ chế khóa: Seal được trang bị cơ chế khóa một chiều, có nghĩa là sau khi đã bấm seal, nó sẽ không thể mở lại mà không để lại dấu vết. Điều này giúp đảm bảo tính nguyên vẹn của hàng hóa và phát hiện ngay lập tức bất kỳ sự cố gắng can thiệp nào.
- Mã số nhận dạng: Mỗi seal đều có một mã số riêng biệt hoặc mã vạch in trên thân để dễ dàng nhận diện. Đây là yếu tố quan trọng giúp theo dõi và đối chiếu hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
- Phần đuôi: Đối với các loại seal dây cáp hoặc seal nhựa, phần đuôi thường có thể được điều chỉnh theo kích thước của lỗ niêm phong trên container hay kiện hàng. Khi seal bị khóa, phần đuôi sẽ gắn chặt với thân seal.
Seal là một loại dụng cụ chuyên dùng để niêm phong container
2. Tiêu chuẩn của seal
Seal cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn chất lượng nhất định để đảm bảo tính hiệu quả trong việc bảo vệ hàng hóa:
- Độ bền cao: Seal phải có khả năng chịu lực và không dễ bị cắt, phá hủy hoặc tháo rời. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa vẫn được bảo vệ an toàn, ngay cả khi gặp phải các điều kiện vận chuyển khắc nghiệt hoặc những kẻ xấu có ý định can thiệp vào hàng hóa.
- Có khả năng chống chịu trước yếu tố thời tiết: Khả năng chống chịu trước các yếu tố thời tiết như mưa, gió, độ ẩm hoặc ánh nắng mặt trời, giúp seal không bị xuống cấp hay hư hỏng do tác động của môi trường.
- Thiết kế seal chỉ dùng một lần: Seal cần được thiết kế sao cho không thể tái sử dụng mà chỉ có thể tháo bỏ một lần bằng cách phá hủy hoàn toàn. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp ngăn chặn nguy cơ seal bị xâm nhập trái phép.
- Mã hóa duy nhất (Unique Identification): Mỗi seal cần có một mã số hoặc mã vạch duy nhất, không trùng lặp, để có thể dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa.
3. Quy trình bấm seal tiêu chuẩn
Hiện nay có 2 loại seal container chính, mỗi loại seal sẽ có cách bấm seal khác nhau. Dưới đây là quy trình bấm seal tiêu chuẩn:
3.1. Cách bấm seal cáp:
- Bước 1: Luồn dây qua lỗ khóa trên thùng container.
- Bước 2: Bấm 2 đầu seal lại cho đến khi nghe tiếng “tách”.
- Bước 3: Giật mạnh seal để kiểm tra xem seal có bị lỗi không. Sau đó ghi chép lại thông tin có trên seal.
3.2. Cách bấm niêm phong seal cối:
- Bước 1: Bẻ cối và niêm seal thành 2 phần. Sau đó luồn niêm seal qua vị trí khóa trên cửa thùng container
- Bước 2: Bấm mạnh cối seal và niêm seal sát vào nhau cho đến khi nghe thấy tiếng “tách”.
- Bước 4: Ghi chép lại thông tin số seri trên seal.
4. Vai trò của seal trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Seal không chỉ là một công cụ bảo vệ hàng hóa trên container đơn thuần mà còn mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển hoặc xuất nhập khẩu hàng hóa:
Seal mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển
4.1. Bảo đảm tính nguyên vẹn của hàng hóa.
Seal giúp bảo vệ hàng hóa khỏi các tác động bên ngoài, đảm bảo rằng hàng hóa không bị xáo trộn hay thay đổi trong suốt hành trình vận chuyển. Cũng vì thế, doanh nghiệp duy trì được chất lượng sản phẩm và lòng tin từ khách hàng.
4.2. Chống trộm cắp.
Seal hoạt động như một rào cản bảo vệ, ngăn chặn việc mở hoặc truy cập trái phép vào hàng hóa. Khi seal bị phá vỡ, nó sẽ báo hiệu ngay lập tức cho nhân viên vận chuyển và người nhận biết rằng có sự can thiệp không hợp lệ.
4.3. Làm bằng chứng trong quá trình giao nhận.
Seal cũng đóng vai trò là bằng chứng trong các giao dịch. Khi hàng hóa được giao, việc kiểm tra seal có thể giúp chứng minh rằng hàng hóa đã được niêm phong đúng cách và không bị thay đổi kể từ khi rời khỏi kho. Yếu tố này giúp xử lý các tranh chấp giữa các bên liên quan nhanh chóng và hiệu quả.
5. Sai số seal: Nguyên nhân và cách khắc phục
Sai số seal có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng như mất hàng, hàng bị xâm phạm, hoặc thậm chí dẫn đến tranh chấp pháp lý giữa các bên. Do đó, việc nhận diện nguyên nhân và tìm ra cách khắc phục sai số seal là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính chính xác và an toàn trong quy trình vận chuyển.
5.1. Nguyên nhân sai số seal phổ biến
-
- Seal bị hỏng trong quá trình vận chuyển: Seal có thể bị hỏng do va chạm, chấn động mạnh trong quá trình vận chuyển, đặc biệt khi hàng hóa được vận chuyển trên các phương tiện đường dài như xe tải, tàu biển hay máy bay.
- Sai sót trong khâu kiểm tra và bấm seal: Một số sai sót có thể xảy ra ngay từ giai đoạn ban đầu, khi seal được bấm vào hàng hóa như gắn seal sai vị trí hoặc seal được chọn không phù hợp.
- Thay đổi seal trong quá trình vận chuyển: Việc thay đổi seal một cách không được kiểm soát là nguyên nhân dẫn đến sai số seal, gây nên sự chênh lệch trong số lượng và mã seal khi hàng đến đích.
- Sử dụng seal kém chất lượng: Seal có chất lượng kém hoặc không đạt tiêu chuẩn có thể dễ dàng bị cắt, phá hỏng hoặc giả mạo.
5.2. Làm thế nào để khắc phục sai số Seal?
Để xử lý sai số seal hiệu quả, cần xác định rõ nguyên nhân gây ra sai lệch và thực hiện các biện pháp phù hợp với từng tình huống:
- Sai số seal do shipper: Nếu sai số xuất phát từ shipper, shipper cần liên hệ ngay với hãng tàu tại cảng xuất (POL) để khai báo hướng dẫn vận chuyển (SI) với số seal đúng. Tiếp theo, hãng tàu và cảng cần có văn bản xác nhận sai sót seal để người nhận hàng mang biên bản đến cơ quan hải quan, từ đó hoàn tất thủ tục nhập khẩu như bình thường.
- Sai số seal do nhập sai thông tin tại cảng nhập: Vấn đề thường chỉ được phát hiện khi thanh lý tờ khai gặp trở ngại. Người nhận hàng nên gặp bộ phận phụ trách của cảng để điều chỉnh thông tin chính xác và thực hiện thanh lý tờ khai.
- Sai số seal do khai sai khi truyền tờ khai điện tử: Khi phát hiện khai sai seal trong tờ khai điện tử, nếu chưa thông quan, người gửi chỉ cần cập nhật lại số seal và số container đúng. Trường hợp tờ khai đã thông quan, người nhận hàng nên liên hệ trực tiếp với cán bộ hải quan phụ trách để được hỗ trợ sửa đổi.
6. Các vấn đề pháp lý liên quan đến Seal
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nếu xảy ra tranh chấp hoặc kiện tụng, seal có thể được sử dụng như một chứng cứ pháp lý để xác minh tình trạng hàng hóa và trách nhiệm của các bên liên quan. Các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp lý liên quan đến việc sử dụng seal để đảm bảo tuân thủ và bảo vệ quyền lợi của mình:
- Bằng chứng bảo mật hàng hóa: Seal nguyên vẹn, đúng mã là bằng chứng pháp lý cho thấy hàng hóa không bị can thiệp hoặc xâm nhập trong quá trình vận chuyển.
- Yếu tố xác nhận giao nhận hợp lệ: Khi hàng hóa được giao đến nơi nhận, nếu số seal lúc giao hàng khớp với số seal trên giấy tờ ban đầu thì giao dịch được công nhận là hợp lệ.
- Điều kiện thông quan tại hải quan: Thủ tục xuất nhập khẩu của một số quốc gia quy định rằng hàng hóa phải được niêm phong đúng cách bằng seal đạt chuẩn an ninh và không có dấu hiệu bị mở trái phép.
- Công cụ bảo vệ lợi ích người tiêu dùng: Seal còn là công cụ pháp lý giúp chống lại các hành vi gian lận trong chuỗi cung ứng như thay thế hàng hóa hoặc tráo đổi sản phẩm.
- Cơ sở quyết định trách nhiệm bồi thường: Seal là cơ sở giúp các công ty bảo hiểm quyết định trách nhiệm bồi thường nếu có khiếu nại khi hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát.
Seal là một chứng cứ pháp lý để xác minh tình trạng hàng hóa và trách nhiệm của các bên
7. Những câu hỏi thường gặp
7.1. Seal bị hỏng trong quá trình vận chuyển thì xử lý thế nào?
Nếu seal bị hỏng, hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhận để đảm bảo tính bảo mật, đồng thời thông báo cho đơn vị vận chuyển để có giải pháp xử lý kịp thời.
7.2. Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của seal?
Kiểm tra tính hợp lệ của seal bằng cách đối chiếu mã số seal với thông tin ban đầu đã ghi nhận và đảm bảo rằng seal không bị hỏng hoặc có dấu hiệu mở.
Seal đóng một vai trò không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa, từ việc đảm bảo tính nguyên vẹn, chống xâm nhập trái phép cho đến việc cung cấp bằng chứng giao nhận. Đối với các doanh nghiệp, việc hiểu và áp dụng seal một cách hợp lý không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa mà còn gia tăng cường sự tin tưởng trong mắt khách hàng. Cùng Viettel Post cập nhật thông tin và quy trình sử dụng seal để tối ưu hóa hoạt động vận chuyển của mình ngay hôm nay!
