Kiểm hóa là gì? Đây là bước then chốt trong quá trình thông quan hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch và chính xác về chất lượng, số lượng cũng như nguồn gốc sản phẩm. Hãy cùng Viettel Post khám phá những bí quyết thực tiễn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kiểm hóa, tiết kiệm thời gian và chi phí trong bài viết này!
1. Kiểm hóa là gì?
Kiểm hóa là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình thông quan, nhằm giúp cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin đã khai báo. Mục đích của việc kiểm hóa là đảm bảo tính chính xác về số lượng, chủng loại, chất lượng và xuất xứ của hàng hóa trước khi được phép lưu thông trên thị trường.
Tại Việt Nam, kiểm hóa được thực hiện chủ yếu với những mặt hàng có nguy cơ cao như hàng có giá trị lớn, dễ gian lận thuế, hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành. Tuy nhiên, không phải lúc nào những lô hàng đặc thù mới bị kiểm hóa. Có những trường hợp ngẫu nhiên, ngay cả khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, hàng của bạn vẫn có thể rơi vào diện kiểm hóa.
Kiểm hóa là bước quan trọng trong quy trình thông quan
2. Quy trình kiểm hóa
Quy trình kiểm hóa là bước quan trọng giúp đảm bảo hàng hóa khi vận chuyển đạt các tiêu chuẩn chất lượng và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành. Để quá trình này được thực hiện hiệu quả, một số bước kiểm tra cụ thể cần được tiến hành như sau:
2.1. Tiếp nhận hàng hoá và kiểm tra sơ bộ
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm hoá là tiếp nhận và đánh giá sơ bộ hàng hoá. Lúc này, hàng hoá được kiểm tra nhằm xác định tình trạng bao gồm:
- Kiểm tra bao bì, nhãn mác: Xác minh tình trạng bao bì có bị rách, móp méo hoặc không còn nguyên vẹn không, vì đây có thể là dấu hiệu hàng hoá đã bị tác động khi vận chuyển.
- Xác minh thông tin hàng hoá: Các thông tin trên bao bì, nhãn mác như tên sản phẩm, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, xuất xứ cần rõ ràng, khớp với thông tin trong hồ sơ vận chuyển
2.2. Kiểm tra hồ sơ liên quan
Hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố bắt buộc trong kiểm hoá. Việc kiểm tra hồ sơ giúp đảm bảo hàng hóa đáp ứng đủ điều kiện pháp lý để lưu thông. Những giấy tờ quan trọng cần kiểm tra như sau:
- Hoá đơn thương mại: Hoá đơn cần đầy đủ thông tin về giá trị, số lượng, mã số thuế, bên mua, bên bán.
- Chứng nhận xuất xứ: Chứng minh nguồn gốc của hàng hoá, đặc biệt là hàng nhập khẩu.
- Chứng nhận kiểm định chất lượng: Với các mặt hàng như thực phẩm, dược phẩm cần có giấy tờ chứng nhận từ cơ quan chức năng.
- Giấy phép xuất/ nhập khẩu: Với những mặt hàng đặc biệt như dược phẩm, mỹ phẩm hoặc sản phẩm công nghệ, cần có giấy phép hợp lệ.
2.3. Kiểm tra thực tế hàng hoá
Đây được xem là bước quan trọng trong quy trình kiểm hoá. Kiểm tra thực tế nhằm đánh giá chất lượng, số lượng và tính hợp pháp của hàng thông qua các biện pháp kiểm tra cụ thể:
- Đo đạc và cân đo hàng hoá: Đối chiếu số lượng, kích thước hàng hoá thực tế với thông tin ghi trong hồ sơ.
- Kiểm tra mẫu thử: Với các mặt hàng yêu cầu an toàn nghiêm ngặt như thực phẩm, mỹ phẩm, hoá chất cần lấy mẫu thử để kiểm tra chất lượng hoặc thành phần.
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa dễ hỏng: Với các sản phẩm như thực phẩm, cần đánh giá tình trạng hàng hoá có còn tươi, đạt chuẩn hay không.
- Xác minh tính hợp pháp và tuân thủ quy định: Đảm bảo hàng hóa không chứa những thành phần, vật liệu bị cấm hoặc hạn chế theo quy định của pháp luật.
2.4. Báo cáo kiểm hoá
Sau khi hoàn tất bước kiểm tra, bộ phận kiểm hóa sẽ tiến hành lập báo cáo chi tiết về quá trình và kết quả kiểm hoá, gồm các nội dung như:
- Thông tin hàng hoá: Bao gồm những thông tin về loại hàng, số lượng và tình trạng hiện tại.
- Kết quả kiểm tra: Ghi rõ những điểm đã kiểm tra, kết quả, nếu có sai sót hoặc không đạt tiêu chuẩn sẽ ghi nhận cụ thể.
- Đánh giá tổng quan: Tóm tắt lại tình trạng hàng hoá và đưa ra những đánh giá về việc có đủ điều kiện để lưu thông hay không.
- Đề xuất và kiến nghị: Nếu hàng hoá có vấn đề, báo cáo cần nêu ra biện pháp khắc phục hoặc bổ sung giấy tờ, tài liệu cần thiết.
2.5. Thông quan hoặc yêu cầu xử lý bổ sung
Dựa vào những kết quả báo cáo kiểm hoá, cơ quan chức năng sẽ quyết định một trong hai trường hợp sau:
- Thông quan hàng hoá: Hàng hóa đạt tiêu chuẩn, cơ quan sẽ cho phép hàng hóa được thông quan.
- Yêu cầu xử lý bổ sung: Nếu phát hiện sai sót hoặc hàng hoá không đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ đưa ra những yêu cầu cụ thể để doanh nghiệp xử lý, bổ sung giấy tờ hoặc tiêu huỷ nếu cần.
Xem thêm:
Kho ngoại quan là gì? Điều kiện thành lập và hoạt động
FCL LÀ GÌ? TÌM HIỂU CHI TIẾT TRONG VẬN TẢI QUỐC TẾ
LCL là gì? Giải đáp đơn giản về hình thức vận chuyển hàng lẻ
3. Tại sao hàng hóa lại bị kiểm hóa?
Có rất nhiều lý do khiến hàng hóa bị kiểm hóa, nhưng phần lớn nguyên nhân đều liên quan đến việc cơ quan hải quan cần đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật trong quá trình xuất nhập khẩu. Dưới đây là những lý do vì sao hàng hóa bị kiểm hóa:
- Phân luồng rủi ro tự động: Khi nộp tờ khai hải quan, hệ thống điện tử sẽ tự động phân luồng hàng hóa theo ba mức: luồng xanh (không kiểm tra), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) và luồng đỏ (kiểm tra thực tế). Những lô hàng rơi vào luồng đỏ sẽ bắt buộc phải kiểm hóa, giúp hải quan xác thực tính chính xác của khai báo.
- Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành: Một số loại hàng đặc thù như thực phẩm, dược phẩm, sản phẩm công nghệ cao hay hóa chất, nằm trong danh sách quản lý chuyên ngành của các bộ ngành. Để đảm bảo an toàn và tuân thủ đúng các quy định pháp lý, những mặt hàng này thường bị kiểm hóa để xác minh tính hợp pháp.
- Nghi ngờ về khai báo: Khi có dấu hiệu khai báo không trung thực hoặc thông tin bất thường về số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa, cơ quan hải quan có quyền yêu cầu kiểm hóa để xác thực. Đây là biện pháp nhằm ngăn chặn các hành vi gian lận hoặc sai sót trong khai báo.
- Kiểm hóa ngẫu nhiên: Không phải lúc nào hàng hóa cũng bị kiểm tra vì lý do nghi ngờ. Đôi khi, việc kiểm hóa xảy ra một cách ngẫu nhiên, như một phần của quy trình kiểm tra xác suất để đảm bảo tính tuân thủ của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
- Hàng hóa có giá trị cao hoặc dễ gian lận thuế: Các mặt hàng có giá trị lớn, dễ bị gian lận thuế, hoặc có sự thay đổi trong khai báo về chất lượng, nguồn gốc (như hàng xa xỉ, điện tử, trang sức) thường được hải quan chú ý nhiều hơn và có khả năng bị kiểm hóa cao hơn.
Có nhiều nguyên nhân khiến cho hàng hóa bị kiểm hóa
4. Những loại hàng hóa nào thường bị kiểm hóa?
Không phải tất cả các loại hàng hóa đều bị kiểm hóa, nhưng có một số nhóm mặt hàng đặc biệt dễ rơi vào danh sách kiểm tra thực tế. Dưới đây là những loại hàng hóa có khả năng bị kiểm hóa cao nhất:
- Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành: Các mặt hàng yêu cầu giấy phép hoặc chứng nhận đặc biệt, như thực phẩm, thuốc, sản phẩm y tế, hóa chất nguy hiểm, thuốc lá và rượu bia, thường được kiểm hóa để đảm bảo tuân thủ quy định về chất lượng, an toàn và vệ sinh của các cơ quan chức năng.
- Hàng điện tử và công nghệ cao: Những thiết bị điện tử, máy móc công nghệ cao như điện thoại di động, máy tính, và các linh kiện liên quan, thường bị kiểm hóa vì chúng có giá trị lớn và dễ xảy ra sai lệch trong khai báo nhằm mục đích gian lận thuế.
- Hàng hóa có liên quan đến chứng nhận xuất xứ: Các mặt hàng như quần áo, giày dép, và đồ thủ công mỹ nghệ, yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) rõ ràng, thường bị kiểm hóa để kiểm tra tính chính xác về xuất xứ, nhất là khi có nghi ngờ về việc lợi dụng ưu đãi thuế quan.
- Hàng xa xỉ hoặc có giá trị lớn: Những sản phẩm đắt tiền như trang sức, đồng hồ, xe hơi, hay kim loại, đá quý luôn nằm trong tầm ngắm của cơ quan hải quan vì rủi ro cao về gian lận khai báo giá trị thực.
- Hàng hóa từ các quốc gia có nguy cơ cao: Hàng nhập khẩu từ các quốc gia hoặc khu vực có mức độ rủi ro cao về gian lận thương mại, tiêu chuẩn chất lượng, hoặc tình trạng dịch bệnh sẽ bị kiểm hóa chặt chẽ để đảm bảo an toàn cho thị trường nội địa.
Có nhiều mặt hàng đặc biệt cần phải trải qua quá trình kiểm hóa
5. Những lưu ý quan trọng khi kiểm hoá
Để đảm bảo quá trình kiểm hóa diễn ra suôn sẻ và tránh những rủi ro không đáng có, bạn cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây:
- Chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ: Hãy đảm bảo tờ khai hải quan, hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ liên quan đều khớp với thực tế hàng hóa. Bởi dù chỉ một sai sót nhỏ trong giấy tờ cũng có thể dẫn đến việc kiểm hóa kéo dài.
- Khai báo trung thực, rõ ràng: Thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa cần khớp với thực tế. Bất kỳ sự khác biệt nào trong khai báo đều có thể dẫn đến việc kiểm hóa, nếu có lỗi sai có thể phạt hành chính hoặc giữ lại hàng.
- Giữ thái độ hợp tác với hải quan: Thái độ hợp tác, lịch sự với cán bộ hải quan sẽ giúp quá trình kiểm hóa nhanh chóng hơn. Bạn hãy chuẩn bị sẵn thông tin chính xác để trả lời câu hỏi của hải quan và sẵn sàng hỗ trợ kiểm tra khi cần thiết.
- Chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng: Khi nhận thông báo kiểm hóa, hãy đảm bảo hàng hóa sẵn sàng để mở kiểm tra ngay. Đặc biệt với hàng trong container, bạn cần chuẩn bị các công cụ hỗ trợ để việc kiểm hóa diễn ra thuận lợi.
- Đảm bảo tính pháp lý cho hàng hóa đặc thù: Với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, hãy đảm bảo có đầy đủ giấy phép và chứng nhận kiểm dịch bởi dù thiếu sót 1 loại giấy tờ cũng có thể khiến hàng bị giữ lại.
6. Những câu hỏi thường gặp
6.1. Thời gian kiểm hóa kéo dài bao lâu?
Thời gian kiểm hóa phụ thuộc vào tính phức tạp của hàng hóa, mức độ kiểm tra và khối lượng công việc thực tế của hải quan, thường kéo dài từ vài giờ đến vài ngày.
6.2. Hàng quá cảnh có bị kiểm hóa không?
Hàng quá cảnh thường không bị kiểm hóa, trừ khi có nghi ngờ vi phạm pháp luật hoặc liên quan đến hàng cấm vận chuyển.
6.3. Doanh nghiệp có thể khiếu nại kết quả kiểm hóa không?
Doanh nghiệp có quyền khiếu nại kết quả kiểm hóa nếu thấy không hợp lý. Quy trình khiếu nại sẽ tuân theo quy định của pháp luật và cơ quan hải quan.
Kiểm hóa đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và bảo vệ nền kinh tế, ngăn chặn các hành vi gian lận và bảo đảm chất lượng hàng hóa nhập khẩu. Do đó, doanh nghiệp cần luôn cẩn thận trong việc khai báo và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng để tránh rủi ro bị kiểm hóa không đáng có.
