Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn ship hàng không chỉ là tài liệu chứng minh việc giao nhận hàng hóa mà còn là căn cứ để kê khai thuế, thanh toán và giải quyết các vấn đề phát sinh. Vậy hóa đơn ship hàng là gì và có những quy định nào về xuất hóa đơn ship hàng? Tham khảo bài viết cùng Viettel Post để có cho mình câu trả lời.
Hóa đơn ship hàng là gì và quy định về xuất hóa đơn ship hàng
1. Hoá đơn vận chuyển là gì?
Hóa đơn vận chuyển (hóa đơn ship hàng) là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình giao dịch, vận chuyển hàng hóa. Tài liệu này giúp xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa người bán và người mua, đồng thời là cơ sở để thanh toán chi phí vận chuyển.
Thông thường, hóa đơn vận chuyển thường được phát hành bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải nhằm chứng minh giao dịch vận chuyển hàng hóa đã diễn ra.
Đối với doanh nghiệp, hoá đơn vận chuyển không chỉ giúp minh bạch hóa giao dịch mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình thanh toán, kiểm kê và quản lý tài chính. Hoá đơn này có thể được cấp ở nhiều hình thức, từ hóa đơn giấy đến hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp và khách hàng dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin nhanh chóng và tiện lợi.
Không chỉ cần thiết cho cá nhân, doanh nghiệp khi vận chuyển hàng hoá còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam. Vì vậy, hiểu rõ về hoá đơn vận chuyển sẽ giúp các bên liên quan tuân thủ quy định, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo sự minh bạch trong kinh doanh.
2. Những quy định về xuất hoá đơn vận chuyển
Hiện nay, có rất nhiều quy định khắt khe nhằm kiểm soát hoạt động thương mại, các quy định về xuất hoá đơn vận chuyển càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Vì thế, doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ những quy định như sau:
- Thông tin bắt buộc trên hóa đơn: Hóa đơn ship hàng phải ghi đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, thông tin khách hàng, ngày tháng, chi tiết lộ trình và giá cước vận chuyển. Điều này giúp hoá đơn trở nên dễ hiểu và tiện lợi cho việc kiểm tra, truy xuất thông tin khi cần thiết.
- Mẫu hóa đơn: Hóa đơn ship hàng vận chuyển phải được lập theo mẫu quy định hoặc mẫu tự thiết kế nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc.
- Thời điểm xuất hóa đơn: Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn là khi bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ hoàn thành việc cung cấp vận chuyển hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Điều này giúp hoá đơn trở nên dễ hiểu và tiện lợi cho việc kiểm tra, truy xuất thông tin khi cần thiết.
- Hoá đơn điện tử: Các doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử nhằm tăng cường tính minh bạch, dễ quản lý và giảm chi phí in ấn, bảo vệ môi trường.
- Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn ship hàng cần được lưu trữ trong vòng 10 năm. Điều này nhằm đảm bảo khả năng tra cứu khi cần thiết, cũng như đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý thuế khi kiểm tra.
3. Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển
Các quy định pháp luật về xuất hoá đơn vận chuyển ở Việt Nam hiện nay không chỉ nhằm mục đích quản lý hoạt động thương mại mà còn bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
3.1. Thời điểm xuất hoá đơn dịch vụ vận chuyển
Theo quy định trong Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Và theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP,: “Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”
3.2. Quy định về ngày tháng xuất hoá đơn vận chuyển
Ngày lập hoá đơn dịch vụ vận chuyển là khi bên vận tải chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng dịch vụ cho khách hàng, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán.
Trường hợp khách hàng thanh toán trước hoặc sau khi hoàn thành dịch vụ, ngày lập hoá đơn sẽ tương ứng với khách hàng thực hiện thanh toán. Điều này đảm bảo kiểm soát việc hạch toán chi phí và quản lý thuế một cách chính xác.
3.3. Điều kiện xuất hoá đơn vận chuyển
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển phải đăng ký kinh doanh hợp pháp. Theo đó, hoá đơn vận chuyển sẽ được xuất khi dịch vụ vận chuyển đã được thực hiện theo hợp đồng/ thoả thuận giữa các bên liên quan.
Về hoá đơn, doanh nghiệp có thể sử dụng hoá đơn giấy, hoá đơn tự in hoặc hoá đơn điện tử tuỳ theo nhu cầu, khả năNG theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc lập hóa đơn đúng quy định giúp khách hàng kiểm tra tình trạng vận chuyển hàng hóa và đảm bảo tính minh bạch trong các trường hợp cần bồi thường thiệt hại nếu có sự cố xảy ra.
Nắm vững những quy định để xuất hóa đơn ship hàng minh bạch, hợp pháp
4. Xử phạt khi không có hoá đơn ship hàng
Thiếu sót về hoá đơn vận chuyển có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Các quy định hiện hành đã quy định rõ các mức phạt áp dụng khi vi phạm, bao gồm:
4.1. Xử phạt hành chính
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn không đầy đủ nội dung có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.
Nếu có hành vi sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ, mức phạt có thể tăng lên đến 50 triệu đồng. Kèm theo đó là các biện pháp xử lý bổ sung như thu hồi hóa đơn đã phát hành, đình chỉ hoạt động kinh doanh trong thời hạn nhất định.
4.2. Xử phạt theo luật thuế
Nếu không xuất hóa đơn dẫn đến việc trốn thuế, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Luật Quản lý thuế, có thể lên đến 1,5 lần số tiền thuế phải nộp, tùy theo mức độ vi phạm. Doanh nghiệp còn có thể bị buộc phải nộp phạt chậm nộp và chịu các biện pháp xử lý khác như truy thu thuế, kiểm tra và thanh tra thuế.
4.3. Xử lý hình sự
Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, có tính chất lừa đảo hoặc gian lận, doanh nghiệp hoặc cá nhân liên quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Bộ luật Hình sự. Mức án phạt có thể từ phạt tiền, cải tạo không giam giữ, cho đến tù giam, tùy thuộc vào mức độ và hậu quả của hành vi vi phạm.
Một số hình thức xử phạt khi không có hóa đơn ship hàng
5. Những câu hỏi thường gặp
5.1. Hóa đơn ship hàng có thể sử dụng để kê khai thuế không?
Có thể. Hóa đơn ship hàng là căn cứ hợp lệ để người mua hoặc doanh nghiệp kê khai chi phí vận chuyển vào hồ sơ thuế GTGT hoặc thuế TNDN.
5.2. Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn ship hàng?
Khách hàng có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn ship hàng bằng cách tra cứu trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc thông qua các ứng dụng kiểm tra hóa đơn mà cơ quan thuế cung cấp.
Việc xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp mà còn góp phần vào việc xây dựng một thị trường vận tải minh bạch và chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn ship hàng và tầm quan trọng của việc xuất hóa đơn ship hàng đúng quy định. Liên hệ Viettel Post ngay để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!
