Hệ thống quản lý WMS là gì và vì sao WMS lại quan trọng trong vận hành kho? Các doanh nghiệp ngày nay đang dần hiểu rằng kho hàng không chỉ là nơi cất giữ sản phẩm, mà còn là mắt xích chiến lược giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, cắt giảm chi phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng nhất có thể. Cùng Viettel Post tìm hiểu chi tiết phần mềm này qua bài viết bên dưới để chọn được phần mềm WMS phù hợp nhất cho doanh nghiệp!
1. Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
WMS (hay còn gọi là Warehouse Management System) là hệ thống phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành các hoạt động trong kho hàng, từ nhập, xuất hàng đến kiểm kê và tổ chức vị trí lưu trữ.
Không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ dữ liệu, WMS còn tích hợp các công nghệ hiện đại, cho phép tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc trong kho hàng. WMS mang đến cái nhìn tổng quan và chi tiết, giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát mọi khía cạnh của kho hàng và đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng hoá trên thị trường.
Hệ thống quản lý kho hàng WMS chuyên nghiệp
2. Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS có lợi ích gì?
Đối mặt với thị trường ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp luôn không ngừng tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa mọi quy trình để giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đó cũng là lý do vì sao WMS ngày càng được lựa chọn sử dụng trong các quy trình quản lý kho hàng. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà hệ thống WMS mang lại cho doanh nghiệp:
- Nâng cao hiệu suất và tiết kiệm thời gian: Hệ thống WMS giúp doanh nghiệp tối ưu từng bước nhỏ trong quy trình quản lý kho, từ việc tự động xác định vị trí lưu trữ hàng hóa, lên lịch nhập xuất kho cho đến điều phối nhân lực hợp lý. Nhờ đó, năng suất tổng thể của doanh nghiệp cũng được cải thiện đáng kể.
- Giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa: Với tính năng theo dõi và quản lý thời gian thực, WMS giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ và giảm thiểu nguy cơ thất thoát hàng hoá. Mọi thông tin về số lượng, vị trí, tình trạng hàng hóa đều được cập nhật liên tục, giúp người quản lý luôn có cái nhìn chính xác và kịp thời.
- Tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian kho: WMS giúp tối ưu hóa cách bố trí và sử dụng không gian kho, hỗ trợ giảm thiểu chi phí vận hành hiệu quả. Thêm vào đó, tự động hóa quy trình cũng giúp cắt giảm đáng kể chi phí nhân công và các chi phí không cần thiết phát sinh do sai sót.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Sử dụng hệ thống WMS giúp các đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và luôn sẵn sàng để giao ngay khi khách đặt hàng. Hệ thống này còn hỗ trợ dự báo nhu cầu, giúp doanh nghiệp đảm bảo lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng thiếu hàng và đảm bảo rằng khách hàng luôn nhận được sản phẩm đúng lúc, đúng yêu cầu.
- Đồng bộ hóa dễ dàng với các hệ thống khác: WMS dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác như ERP, CRM hay các hệ thống vận chuyển hiện đại. Điều này tạo nên một mạng lưới liên kết chặt chẽ, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc đồng bộ, dễ dàng chia sẻ thông tin, theo dõi lộ trình đơn hàng và quản lý dữ liệu chính xác.
Hệ thống WMS mang lại hữu ích giúp tối ưu hiệu quả kinh doanh
3. Chức năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn tạo ra sự đột phá trong cách thức quản lý và xử lý kho hàng. Các chức năng nổi bật dưới đây đảm bảo quá trình nhập, xuất kho, lưu trữ, kiểm kê và vận chuyển hàng hóa được thực hiện nhanh chóng, an toàn và chuẩn xác:
- Quản lý vị trí lưu trữ thông minh: Hệ thống sẽ xác định vị trí lưu trữ lý tưởng cho từng sản phẩm, giúp tiết kiệm tối đa không gian kho và rút ngắn thời gian tìm kiếm hàng hóa.
- Theo dõi hàng hóa theo thời gian thực: Mọi thông tin về số lượng, vị trí, tình trạng của từng sản phẩm đều được cập nhật ngay lập tức. Hệ thống WMS sử dụng mã vạch, RFID hoặc QR code để theo dõi hàng hóa, cho phép nhân viên kho và quản lý kiểm tra trạng thái sản phẩm dễ dàng, tránh tình trạng thất thoát hoặc hết hàng đột ngột.
- Xử lý đơn hàng tự động và chính xác: Nhờ các thuật toán của WMS, hệ thống sẽ tự động lựa chọn sản phẩm phù hợp, sắp xếp đơn hàng theo thứ tự ưu tiên và đảm bảo mọi quy trình đều khớp với yêu cầu kinh doanh.
- Quản lý kiểm kê và dự báo hàng tồn kho: Chức năng quản lý kiểm kê và dự đoán hàng tồn kho của WMS giúp doanh nghiệp theo dõi kịp thời và tính toán số lượng hàng tồn theo thời gian thực, từ đó dự báo nhu cầu và chuẩn bị nguồn hàng hợp lý.
- Tích hợp với hệ thống vận chuyển, đồng bộ quy trình giao hàng: WMS dễ dàng tích hợp với các hệ thống vận chuyển và cập nhật trạng thái đơn hàng một cách tự động. Điều này tạo ra một quy trình vận hành khép kín, giúp doanh nghiệp giảm thiểu độ trễ trong khâu giao hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
4. Hệ thống quản lý kho hàng WMS có mấy loại?
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) hiện đại được chia thành nhiều loại hình, đáp ứng đa dạng nhu cầu và quy mô của các doanh nghiệp. Các WMS được phân loại theo 4 mô hình triển khai chính sau đây:
4.1. WMS on-premises
Đây là hệ thống WMS truyền thống được cài đặt trực tiếp trên các máy chủ và thiết bị của doanh nghiệp. Với loại WMS này, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát và bảo mật dữ liệu ngay tại cơ sở của mình.
On-premises WMS thường phù hợp cho những doanh nghiệp lớn, có ngân sách đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin và có nhu cầu quản lý kho phức tạp. Một điểm hấp dẫn của loại WMS này là tính tùy biến cao, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và phát triển thêm các tính năng để phù hợp với quy trình và yêu cầu riêng của mình.
4.2. WMS cloud-based
Hệ thống WMS được cài đặt trên nền tảng đám mây cho phép doanh nghiệp truy cập và quản lý dữ liệu kho hàng qua internet mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng. Loại hình WMS này nổi bật nhờ khả năng linh hoạt, dễ dàng mở rộng và cập nhật nhanh chóng, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với các thay đổi trong quản lý và vận hành.
Đặc biệt, nhờ lưu trữ dữ liệu trực tiếp trên đám mây, WMS cloud-based giúp giảm bớt chi phí vận hành và dễ dàng triển khai. Đây là loại hình phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc những doanh nghiệp mới bước chân vào lĩnh vực logistics.
4.3. WMS hybrid
WMS hybrid là giải pháp kết hợp giữa on-premises và cloud-based. Với loại hình này, phần mềm WMS được lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cơ sở hạ tầng và nhân sự IT trong khi vẫn được đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả.
Doanh nghiệp vẫn có quyền kiểm soát và tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu, đồng thời có thể an tâm với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ. WMS hybrid là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp cần một giải pháp ổn định và đáng tin cậy, nhưng chưa muốn hoàn toàn chuyển đổi sang hệ thống đám mây.
4.4. WMS dạng tích hợp với ERP
Đối với những doanh nghiệp cần một giải pháp đồng bộ hoá các hoạt động, WMS tích hợp ERP là sự lựa chọn lý tưởng. Hệ thống này không chỉ quản lý kho hàng mà còn tích hợp liền mạch với các chức năng khác của ERP như tài chính, bán hàng, nhân sự và chuỗi cung ứng.
Việc sử dụng WMS tích hợp với ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa luồng dữ liệu giữa các phòng ban, đồng bộ hóa quy trình và tăng cường khả năng ra quyết định chiến lược. Đây là giải pháp lý tưởng cho các tập đoàn lớn, nơi quy trình quản lý phức tạp và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.
Các loại hình triển khai mô hình WMS phổ biến nhất hiện nay
5. Sự khác biệt giữa hệ thống ERP và WMS là gì?
Hệ thống ERP và WMS đều là những công cụ quản lý quan trọng trong doanh nghiệp, nhưng chúng phục vụ các mục tiêu và phạm vi khác nhau:
5.1. ERP (Enterprise Resource Planning) – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
ERP là một hệ thống quản lý tích hợp nhiều chức năng của doanh nghiệp như tài chính, kế toán, sản xuất, bán hàng, và nhân sự trên cùng một nền tảng duy nhất.
- Mục tiêu: Mục tiêu chính của ERP là tối ưu hóa các quy trình nội bộ và cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp.
- Chức năng: ERP tích hợp các quy trình từ nhiều bộ phận, phòng ban cho phép quản lý tài chính, lập hóa đơn, dự báo nhu cầu, quản lý sản xuất, và quản lý chuỗi cung ứng.
5.2. WMS (Warehouse Management System) – Hệ thống quản lý kho hàng
WMS là một hệ thống phần mềm chuyên dụng để quản lý các hoạt động trong kho hàng, từ nhận hàng, lưu trữ, quản lý vị trí, đến xuất kho và vận chuyển.
- Mục tiêu: Mục tiêu chính của WMS là nâng cao hiệu quả và chính xác trong quản lý kho hàng, giúp tiết kiệm không gian, tăng tốc độ xử lý đơn hàng, và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành kho.
- Chức năng: Các chức năng chính của WMS bao gồm quản lý vị trí lưu trữ thông minh, theo dõi hàng hóa thời gian thực, kiểm kê tự động, tối ưu hóa xử lý đơn hàng và tích hợp với các hệ thống vận chuyển.
6. Chọn phần mềm quản lý kho WMS cần lưu ý gì?
Khi chọn phần mềm WMS, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng những lưu ý sau để đảm bảo giải pháp này thực sự hỗ trợ hiệu quả hoạt động kho hàng:
- Khả năng tùy biến và linh hoạt: Phần mềm cần phù hợp với quy mô, loại hình và các yêu cầu riêng biệt của từng kho hàng.
- Tích hợp dễ dàng với hệ thống hiện có: WMS cần tích hợp mượt mà với các phần mềm khác như ERP, CRM hoặc hệ thống vận chuyển của doanh nghiệp.
- Độ tin cậy và hỗ trợ kỹ thuật: Chọn một nhà cung cấp uy tín với dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định.
- Khả năng mở rộng: Doanh nghiệp nên chọn WMS có thể dễ dàng mở rộng khi quy mô kho hàng và nhu cầu kinh doanh tăng lên.
- Chi phí và khả năng hoàn vốn: Đánh giá kỹ lưỡng chi phí đầu tư và thời gian hoàn vốn của WMS giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích kinh tế rõ ràng.
7. Những câu hỏi thường gặp
7.1. WMS có giúp quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng không?
WMS cung cấp tính năng quản lý hàng hóa toàn diện với các thông tin chi tiết như lô hàng, số lượng, hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và đề ra các chiến lược phù hợp cho từng loại hàng hoá.
7.2. WMS có dễ sử dụng không?
Nhiều hệ thống WMS hiện nay được thiết kế với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và thao tác hiệu quả.
Hệ thống quản lý kho hàng WMS không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là một giải pháp chiến lược giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đối với những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho hiện đại và hiệu quả, sở hữu WMS chính là lựa chọn tối ưu giúp họ duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo an toàn vận chuyển trong bối cảnh kinh doanh liên tục thay đổi. Theo dõi website Viettel Post để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích bạn nhé!
