Trong vận chuyển quốc tế, thông quan nhanh chóng là yếu tố then chốt để hàng hóa đến tay người nhận đúng hạn. Tuy nhiên, thủ tục hải quan thường phức tạp và cần kinh nghiệm xử lý chuyên nghiệp. Hiểu rõ khó khăn này, Viettel Post cung cấp dịch vụ thông quan hàng chuyển phát nhanh, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian vận chuyển, tối ưu chi phí và đảm bảo quy trình thông suốt. Cùng Viettel Post khám phá chi tiết về dịch vụ ngay dưới đây!
Bạn có biết đơn hàng đã được thông quan là gì?
1. Khái niệm đơn hàng đã được thông quan
Trong vận chuyển quốc tế, “thông quan” là thuật ngữ chỉ quá trình hàng hoá được hải quan kiểm tra, phê duyệt và xác nhận đủ điều kiện nhập hoặc xuất khẩu. Khi trạng thái “đơn hàng đã được thông quan” xuất hiện, điều này có nghĩa là hàng hoá của bạn đã hoàn tất các thủ tục pháp lý và sẵn sàng tiếp tục hành trình chuyển phát đến tay người nhận.
Ví dụ đơn giản: Bạn đặt mua thiết bị điện tử từ Mỹ về Việt Nam qua Viettel Post. Hàng về đến sân bay quốc tế, hải quan sẽ kiểm tra hóa đơn, chứng từ và đảm bảo hàng hóa không thuộc danh mục hạn chế. Nếu mọi thủ tục đều hợp lệ, trạng thái trên ứng dụng Viettel Post sẽ cập nhật là “đã thông quan”. Lúc này, bạn chỉ cần chờ hàng được đưa về kho và giao đến tận nhà.
2. Quy trình thông quan hàng hóa
Thông quan hàng hóa là bước quan trọng trong vận chuyển quốc tế, đảm bảo hàng hóa được lưu thông hợp pháp giữa các quốc gia. Đây là quy trình bắt buộc, đòi hỏi sự chính xác cao và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình thông quan:
Quy trình thông quan hàng hóa chi tiết theo quy định hiện hành
2.1. Chuẩn bị và khai báo hải quan
Khai báo hải quan là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình. Người gửi hoặc đơn vị vận chuyển cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết để tránh sai sót gây chậm trễ:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, giá trị hàng hóa và mô tả chi tiết.
- Tờ khai hải quan: Là văn bản kê khai hàng hóa, xác định loại hàng, trị giá và mục đích nhập/xuất khẩu.
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ vận chuyển do đơn vị giao nhận cung cấp.
- Chứng từ xuất xứ (C/O – Certificate of Origin): Xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hóa để áp dụng ưu đãi thuế quan (nếu có).
- Giấy phép chuyên ngành: Các mặt hàng đặc biệt như mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc, thiết bị y tế… cần giấy phép lưu hành hoặc chứng nhận an toàn sản phẩm.
Lưu ý: Sai sót trong khâu khai báo hải quan có thể dẫn đến việc hàng bị giữ lại, kiểm tra bổ sung hoặc phát sinh chi phí không đáng có.
2.2. Kiểm tra, đánh giá hàng hoá
Cơ quan hải quan sẽ tiến hành đối chiếu thông tin khai báo với thực tế hàng hóa để xác minh tính chính xác và hợp pháp. Tùy theo loại hàng hóa và mức độ rủi ro, quá trình này có thể bao gồm:
- Kiểm tra hồ sơ (thông quan luồng xanh): Hải quan chỉ xem xét chứng từ, không kiểm tra hàng thực tế.
- Kiểm tra thực tế hàng hóa (thông quan luồng vàng, đỏ): Kiểm tra ngẫu nhiên hoặc toàn bộ hàng hóa. Đối với các mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm… có thể yêu cầu thêm chứng từ an toàn sản phẩm (MSDS), giấy kiểm định chất lượng hoặc giấy phép nhập khẩu do Bộ ngành liên quan cấp.
Ví dụ: Lô hàng mỹ phẩm từ Hàn Quốc cần có giấy chứng nhận MSDS và giấy lưu hành của Bộ Y tế để đảm bảo tuân thủ quy định nhập khẩu Việt Nam.
2.3. Nộp thuế và lệ phí hải quan
Hàng hóa thuộc diện chịu thuế sẽ phải hoàn thành các nghĩa vụ tài chính trước khi thông quan. Các loại thuế và phí bao gồm:
- Thuế nhập khẩu: Tính theo tỷ lệ phần trăm dựa trên trị giá hải quan của hàng hóa.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Thường dao động từ 5-10% tùy loại hàng hóa.
- Lệ phí hải quan: Chi phí cho việc xử lý và kiểm tra hàng hóa.
Lưu ý quan trọng: Cần tính toán kỹ các loại thuế, phí để tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Bạn có thể tham khảo và sử dụng dịch vụ vận chuyển tại Viettel Post để được tư vấn và hỗ trợ nộp thuế nhanh chóng.
2.4. Phê duyệt và hoàn tất thông quan
Sau khi kiểm tra hàng hóa và nộp đầy đủ thuế, lệ phí, cơ quan hải quan sẽ phê duyệt thông quan. Trạng thái “đơn hàng đã được thông quan” sẽ được cập nhật trên hệ thống.
- Hàng hóa lúc này được phép rời cảng, sân bay và tiếp tục hành trình đến điểm nhận cuối cùng.
- Đơn vị vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm đưa hàng về kho trung chuyển và tiến hành giao cho người nhận.
3. Thời gian nhận hàng sau khi thông quan
Thông thường, thời gian nhận sau khi đơn hàng đã được thông quan dao động từ 2 đến 7 ngày làm việc. Cụ thể:
- Khu vực nội thành tại các thành phố lớn:
-
-
- Đối với Hà Nội hoặc TP. HCM, thời gian nhận hàng thường nhanh hơn vì đơn hàng được giao trực tiếp từ kho tổng đến tay khách hàng.
- Khách hàng có thể nhận hàng trong vòng 24-48 giờ sau khi thông quan.
-
- Khu vực ngoại thành và các tỉnh:
-
- Các đơn hàng ở khu vực miền Bắc, miền Trung, hoặc miền Nam thường mất nhiều thời gian hơn vì hàng hóa phải di chuyển qua các kho trung chuyển.
- Thời gian nhận hàng có thể kéo dài từ 3-5 ngày, tùy thuộc vào khoảng cách và phương thức vận chuyển.
- Khu vực vùng sâu, vùng xa: Đối với những địa chỉ thuộc khu vực vùng sâu, vùng xa, thời gian giao hàng có thể dao động từ 5-7 ngày sau khi thông quan.
Dù đơn hàng đã được thông quan, thời gian nhận hàng vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như:
- Khoảng cách vận chuyển: Hàng hóa được vận chuyển càng xa thì thời gian giao nhận càng lâu.
- Phương thức vận chuyển: Phương thức vận chuyển nhanh (hàng không) thường có thời gian giao nhận ngắn hơn so với đường bộ hoặc đường biển.
- Địa điểm giao nhận hàng: Những địa điểm gần các trung tâm phân phối hoặc kho tổng thường nhận hàng nhanh hơn so với khu vực vùng sâu, vùng xa.
- Thời tiết xấu: Mưa bão, lũ lụt có thể gây gián đoạn vận chuyển.
- Ngày lễ, Tết: Khối lượng đơn hàng tăng cao, gây chậm trễ trong khâu giao nhận.
- Dịch bệnh: Các quy định kiểm soát dịch bệnh có thể làm kéo dài thời gian vận chuyển.
Lưu ý: Nội dung trên chỉ mang tính chất tham khảo, thời gian giao nhận thực có thể khác biệt tùy theo tình hình thực tế. Để có thông tin chi tiết và chính xác nhất, khách hàng nên kiểm tra trạng thái vận đơn qua hệ thống của đơn vị vận chuyển, chẳng hạn như ứng dụng hoặc website của Viettel Post.
4. Hồ sơ hải quan và thời hạn lưu giữ
Hồ sơ hải quan là tài liệu quan trọng, bắt buộc trong các hoạt động xuất/ nhập khẩu, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của hàng hóa khi lưu thông ra khỏi biên giới quốc gia.
Theo quy định tại Điều 24 Luật Hải quan 2014 số 54/2014/QH13, hồ sơ hải quan và thời gian lưu giữ đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bao gồm các tài liệu cơ bản sau:
4.1. Hồ sơ hải quan gồm những gì?
- Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan;
- Chứng từ có liên quan: Tùy từng trường hợp, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, các chứng từ liên quan đến hàng hóa theo quy định của pháp luật có liên quan.
- Chứng từ thuộc hồ sơ hải quan là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở cơ quan hải quan. Trường hợp áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua hệ thống thông tin tích hợp.
- Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mẫu tờ khai hải quan, việc sử dụng tờ khai hải quan và chứng từ thay thế tờ khai hải quan, các trường hợp phải nộp, xuất trình chứng từ có liên quan quy định tại khoản 1 Điều này.
4.2. Thời hạn nộp hồ sơ hải quan
Thời hạn nộp tờ khai hải quan được quy định như sau:
- Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;
- Đối với hàng hóa nhập khẩu, nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu;
- Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 69 của Luật này.
- Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký.
- Thời hạn nộp chứng từ có liên quan thuộc hồ sơ hải quan được quy định như sau:
- Trường hợp khai hải quan điện tử, khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa, người khai hải quan nộp các chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan, trừ những chứng từ đã có trong hệ thống thông tin một cửa quốc gia;
- Trường hợp khai tờ khai hải quan giấy, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình chứng từ có liên quan khi đăng ký tờ khai hải quan.
Hồ sơ hải quan, hiểu đúng để thông quan thuận lợi
5. Hàng hóa được miễn kiểm tra chất lượng
Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu là một trong những bước quan trọng nhằm đảm bảo an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc gia. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại hàng hóa đều phải trải qua quy trình kiểm tra này. Một số trường hợp được miễn kiểm tra chất lượng khi thông quan, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Theo quy định tại Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007, các trường hợp hàng hóa nhóm 2 được miễn kiểm tra chất lượng khi nhập khẩu bao gồm:
- Hàng hóa phục vụ mục đích trưng bày, triển lãm: Những sản phẩm nhập khẩu chỉ để phục vụ các sự kiện triển lãm, hội chợ hoặc trưng bày và không sử dụng cho mục đích thương mại hoặc tiêu dùng trong nước.
- Hàng hóa nhập khẩu theo chế độ tạm nhập – tái xuất: Các sản phẩm, hàng hóa không lưu hành trên thị trường nội địa mà chỉ tạm nhập để tái xuất hoặc gia công.
- Hàng hóa phục vụ nghiên cứu khoa học hoặc thử nghiệm: Các mẫu sản phẩm nhập khẩu nhằm mục đích nghiên cứu, phát triển công nghệ hoặc thử nghiệm không bị áp dụng các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng.
- Hàng hóa, vật tư nhập khẩu để sản xuất xuất khẩu: Những nguyên liệu, vật tư được nhập khẩu nhằm sản xuất hàng hóa để xuất khẩu (không tiêu thụ nội địa).
- Hàng hóa nhập khẩu sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp: Các thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất, vận hành trong nội bộ doanh nghiệp, không lưu thông trên thị trường.
- Hàng hóa đã qua kiểm tra chất lượng tại lần nhập khẩu trước: Một số hàng hóa đã được kiểm tra chất lượng trong lần nhập khẩu trước và chưa có thay đổi về tiêu chuẩn, kỹ thuật cũng sẽ được miễn kiểm tra trong lần nhập khẩu sau.
Để được miễn kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục như sau:
- Nộp hồ sơ đề nghị miễn kiểm tra: Hồ sơ thường bao gồm: công văn đề nghị miễn kiểm tra, giấy tờ chứng minh mục đích nhập khẩu (hợp đồng, tài liệu nghiên cứu, giấy mời triển lãm…).
- Xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành: Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý chuyên ngành để được xem xét và cấp văn bản chấp thuận miễn kiểm tra.
- Thực hiện thông quan: Sau khi được miễn kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục hải quan bình thường để thông quan hàng hóa.
Một số lưu ý quan trọng với mặt hàng được miễn kiểm tra chất lượng khi thông quan:
- Chứng minh mục đích sử dụng: Doanh nghiệp cần đảm bảo chứng minh rõ ràng mục đích sử dụng của hàng hóa thuộc các trường hợp được miễn kiểm tra, tránh rủi ro bị từ chối miễn trừ.
- Tuân thủ các quy định khác: Dù được miễn kiểm tra chất lượng, hàng hóa vẫn phải tuân thủ các quy định khác liên quan đến quản lý nhập khẩu như thuế, chứng từ vận chuyển…
- Kiểm tra quy định chuyên ngành: Doanh nghiệp cần tham khảo kỹ các quy định từ cơ quan quản lý chuyên ngành để đảm bảo hàng hóa của mình thuộc diện được miễn kiểm tra.
Việc miễn kiểm tra chất lượng khi thông quan là một chính sách hỗ trợ doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí trong hoạt động nhập khẩu. Tuy nhiên, để đảm bảo thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần hiểu rõ các trường hợp áp dụng và tuân thủ đầy đủ thủ tục pháp lý liên quan.
6. Rủi ro có thể xảy ra sau khi thông quan
Dù hàng hóa đã hoàn tất thủ tục thông quan, quá trình vận chuyển và phân phối sau đó vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và chất lượng hàng hóa. Dưới đây là những rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp cần biết để chủ động ứng phó:
- Hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát: Trong quá trình vận chuyển từ cảng đến kho hoặc địa chỉ giao nhận, hàng hóa có thể bị hư hỏng do tác động vật lý, điều kiện thời tiết không thuận lợi, hoặc thất lạc.
- Trì hoãn giao nhận: Các yếu tố như kẹt xe, thời tiết xấu, hoặc sự cố tại kho bãi có thể khiến quá trình giao nhận bị chậm trễ, đặc biệt trong mùa cao điểm hoặc khi xảy ra thiên tai.
- Sai sót trong hồ sơ hải quan: Mặc dù hàng hóa đã được thông quan, các sai sót trong hồ sơ (như khai báo thiếu thông tin, không đúng mã HS code) có thể dẫn đến việc cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung hoặc xử phạt sau thông quan.
- Kiểm tra sau thông quan: Cơ quan hải quan có quyền kiểm tra hồ sơ và hàng hóa sau thông quan để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Nếu phát hiện vi phạm, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, truy thu thuế hoặc áp dụng các biện pháp xử lý khác.
- Chi phí lưu kho hoặc lưu container: Nếu hàng hóa không được vận chuyển đúng tiến độ sau khi thông quan, chi phí lưu kho, lưu bãi tại cảng hoặc kho trung chuyển có thể tăng lên đáng kể.
- Phụ phí vận tải: Biến động giá nhiên liệu, phí cầu đường, hoặc các khoản phí phát sinh khác có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển.
- Hàng hóa bị ảnh hưởng bởi điều kiện lưu trữ: Một số loại hàng hóa như thực phẩm, dược phẩm, hoặc thiết bị điện tử nhạy cảm với nhiệt độ, độ ẩm có thể bị hỏng nếu không được bảo quản đúng cách.
- Hàng hóa không đúng như cam kết: Trong trường hợp hàng hóa không đạt tiêu chuẩn chất lượng do lỗi sản xuất hoặc vận chuyển, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với khiếu nại từ khách hàng.
- Tranh chấp về hợp đồng: Sau khi hàng hóa thông quan, các vấn đề như chênh lệch số lượng, sai lệch về chủng loại hoặc giá trị hàng hóa có thể gây tranh chấp giữa các bên.
- Khách hàng từ chối nhận hàng: Điều này thường xảy ra nếu hàng hóa không đúng mô tả hoặc không đáp ứng kỳ vọng về chất lượng.
- Thiên tai, dịch bệnh: Các yếu tố bất khả kháng như bão lụt, động đất, dịch bệnh hoặc xung đột khu vực có thể làm gián đoạn quá trình vận chuyển hoặc tiêu thụ hàng hóa.
- Quy định mới từ cơ quan chức năng: Các thay đổi về chính sách nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, hoặc thuế có thể ảnh hưởng đến hàng hóa sau khi thông quan.
Những lưu ý để quy trình thông quan diễn ra thuận lợi
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu: Tránh sai sót hoặc thiếu chứng từ dẫn đến hàng bị giữ lại.
- Tìm hiểu chính sách nhập khẩu của từng quốc gia: Một số mặt hàng có thể bị hạn chế hoặc yêu cầu thêm giấy phép đặc biệt.
- Hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín: Đơn vị chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn khai báo hải quan và xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng.
7. Dịch vụ thông quan hàng chuyển phát nhanh tại Viettel Post
Dịch vụ thông quan hàng hóa là một trong những mắt xích quan trọng trong chuỗi logistics, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh. Hiểu được nhu cầu đó, Viettel Post đã xây dựng và triển khai dịch vụ thông quan hàng hoá minh bạch, nhanh chóng và chuyên nghiệp, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí.
Dịch vụ thông quan của Viettel Post hỗ trợ khách hàng thực hiện toàn bộ quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định pháp luật. Đối với hàng hóa chuyển phát nhanh, Viettel Post cam kết đảm bảo hàng hóa được xử lý thông quan nhanh chóng, chính xác, phù hợp với các yêu cầu hải quan. Dịch vụ bao gồm:
- Thực hiện khai báo hải quan: Đại diện khách hàng thực hiện khai báo thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác.
- Kiểm tra và giám sát hàng hóa: Hỗ trợ kiểm tra hàng hóa tại cửa khẩu, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định.
- Nộp thuế và các khoản phí liên quan: Hỗ trợ khách hàng dự toán và nộp các loại thuế, phí phát sinh trong quá trình thông quan.
Dịch vụ thông quan hàng chuyển phát nhanh tại Viettel Post là giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
- Tốc độ xử lý nhanh chóng: Viettel Post sở hữu đội ngũ chuyên viên am hiểu về quy trình thông quan, giúp hàng hóa được xử lý một cách nhanh nhất, phù hợp với yêu cầu của dịch vụ chuyển phát nhanh.
- Mạng lưới rộng khắp: Với hệ thống chi nhánh, đại lý rộng khắp trên cả nước và kết nối nhiều cửa khẩu quốc tế, Viettel Post cam kết tỷ lệ đơn hàng đã được thông quan luôn ở mức cao.
- Chi phí hợp lý: Viettel Post cung cấp bảng giá dịch vụ thông quan minh bạch, tối ưu cho từng loại hàng hóa và nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí vận chuyển và thông quan.
- Hỗ trợ tư vấn chuyên nghiệp: Đội ngũ chuyên gia của Viettel Post sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến quy định hải quan, thuế suất, và các vấn đề pháp lý.
Dịch vụ thông quan hàng chuyển phát nhanh Viettel Post
Dịch vụ thông quan hàng chuyển phát nhanh tại Viettel Post là giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp đảm bảo đơn hàng đã được thông quan nhanh chóng và an toàn. Với quy trình chuyên nghiệp, đội ngũ giàu kinh nghiệm và mạng lưới rộng khắp, Viettel Post không chỉ rút ngắn thời gian thông quan mà còn tối ưu chi phí, mang lại sự yên tâm và hiệu quả cho khách hàng. Liên hệ ngay Viettel Post để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ thông quan nhanh chóng, chuyên nghiệp nhất!
