Mã vạch (barcode) ngày nay là công cụ quan trọng trong quản lý hàng hóa, đặc biệt ở các ngành như bán lẻ, sản xuất và logistics. Với khả năng quét tự động, mã vạch giúp kiểm kê dễ dàng, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc. Hãy cùng Viettel Post tìm hiểu cách tạo mã vạch sản phẩm nhanh chóng để đồng bộ thông tin và kiểm soát chuỗi cung ứng hiệu quả hơn ngay trong bài viết dưới đây!
Cẩm nang sử dụng mã vạch sản phẩm cùng Viettel Post
1. Tìm hiểu mã vạch (barcode) là gì?
Mã vạch, hay còn gọi là “barcode,” là một chuỗi ký tự được mã hóa dưới dạng các vạch đen và khoảng trắng xen kẽ. Khi quét bằng máy đọc mã vạch, những thông tin ẩn trong mã sẽ được giải mã và hiển thị ngay lập tức. Hiện nay, mã vạch đã trở thành phương tiện nhận diện sản phẩm phổ biến, được ứng dụng rộng rãi từ bán lẻ, kho vận đến quản lý hàng tồn kho.
Mã vạch được chia thành hai loại chính:
- Mã vạch 1D (một chiều): Dãy vạch đen trắng thông thường, chứa thông tin cơ bản như mã sản phẩm.
- Mã vạch 2D (hai chiều): Hình vuông hoặc hình chữ nhật chứa nhiều thông tin hơn như số lô sản xuất, hạn sử dụng, hay thậm chí là URL website.
Mã vạch là phương tiện giúp nhận diện sản phẩm trong logistics
2. Lý do các chủ shop nên tạo mã vạch cho sản phẩm
Việc áp dụng mã vạch vào sản phẩm mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho chủ shop, doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử và logistics ngày càng phát triển. Dưới đây là những lý do bạn nên cân nhắc:
- Quản lý hàng hóa dễ dàng và chính xác: Mã vạch là công cụ kiểm kê và quản lý hàng tồn kho nhanh chóng và hiệu quả nhất. Nhờ tính chính xác cao, các chủ shop và đơn vị vận chuyển có thể xử lý đơn hàng nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và gia tăng trải nghiệm cho người dùng.
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp, nâng cao uy tín: Sản phẩm được in mã vạch không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp hơn mà còn gia tăng độ tin cậy về chất lượng. Điều này cũng giúp chủ shop, doanh nghiệp dễ dàng đưa hàng hóa triển khai trên các kênh bán lẻ lớn, mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Minh bạch về nguồn gốc sản phẩm: Mã vạch cho phép mọi người tra cứu thông tin sản phẩm nhanh chóng, từ xuất xứ đến các chi tiết liên quan, đảm bảo sự minh bạch và gia tăng niềm tin của khách hàng.
- Tối ưu hoá quá trình chuyển phát: Trong khâu giao nhận, mã vạch hỗ trợ theo dõi đơn hàng từ lúc đóng gói đến khi giao thành công. Điều này mang lại sự chính xác và minh bạch, giúp cả chủ shop và khách hàng an tâm hơn.
Lợi ích khi sử dụng mã vạch sản phẩm
3. Cách tạo mã vạch sản phẩm nhanh chóng dễ dàng cho các shop
Mã vạch đã trở thành công cụ không thể thiếu trong việc quản lý sản phẩm của các shop bán lẻ và doanh nghiệp. Dưới đây là những cách tạo mã vạch đơn giản sản phẩm mà các chủ shop có thể áp dụng ngay tại cửa hàng của mình.
Hướng dẫn tạo mã vạch sản phẩm nhanh chóng, dễ dàng
3.1. Cách tạo mã vạch online
Tạo mã vạch trực tuyến là cách nhanh chóng, tiện lợi và hoàn toàn miễn phí. Dưới đây là các bước để tạo mã vạch online:
- Bước 1: Truy cập website barcode.tec-it.com
- Bước 2: Chọn loại mã mà bạn muốn sử dụng (ví dụ mã Code 128, Code MSI, Code 39,…) ở góc “Liner Codes” bên trái màn hình.
- Bước 3: Sau khi đã chọn được loại mã vạch phù hợp, bạn tiến hành nhập thông tin sản phẩm vào mục Dữ liệu.
- Bước 4: Chọn lệnh “Làm mới” và mã vạch của bạn sẽ xuất hiện bên phải màn hình. Sau đó, nhấn “Download” là hoàn thành.
3.2. Cách tạo mã vạch sản phẩm bằng Excel
Excel là công cụ phổ biến và dễ sử dụng để tạo mã vạch, chỉ cần cài đặt thêm font mã vạch. Các bước như sau:
- Bước 1: Bạn tạo Font chữ mã vạch cho máy tính bằng cách tải từ link https://wwwdafont.com/code39.font.
- Bước 2: Truy cập vào Excel, chọn định dạng Unicode rồi nhập nội dung muốn tạo mã vạch vào từng ô. Lưu ý, bạn phải thêm ký hiệu * vào đầu và cuối dãy ký tự để Excel tự động chuyển mã.
- Bước 3: Điều chỉnh số ở tất cả các ô thành dạng Code 39 và tùy chỉnh kích cỡ phù hợp. Khi mọi dữ liệu đã chuyển thành dãy Barcode, bạn chỉ cần copy và sử dụng.
3.3. Cách tạo mã vạch cho sản phẩm bằng Word
Tạo mã vạch bằng Word cũng dễ dàng khi có font chữ mã vạch. Dưới đây là các bước thực hiện:
- Bước 1: Tương tự như Excel, bạn cần tải font chữ mã vạch tại link https://wwwdafont.com/code39.font.
- Bước 2: Truy cập vào Word và nhập nội dung muốn chuyển thành mã vạch vào trang trắng.
- Bước 3: Bôi đen một hàng dữ liệu và chuyển sang font chữ Free 3 of 9, sau đó tùy chỉnh kích cỡ phù hợp.
- Bước 4: Sau khi thay đổi font chữ, dữ liệu sẽ thay đổi thành dạng mã barcode. Lúc này bạn có thể sao chép và sử dụng.
3.4. Sử dụng phần mềm tạo mã vạch cho sản phẩm
Phần mềm tạo mã vạch là công cụ chuyên dụng, giúp tạo mã vạch nhanh chóng và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của sản phẩm. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm mã vạch uy tín như Bartender, NiceLabel, hoặc Zebra Designer. Các phần mềm này không chỉ hỗ trợ tạo mã vạch mà còn tích hợp tính năng quản lý và in ấn, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn.
- Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm tạo mã vạch phù hợp với yêu cầu của shop.
- Bước 2: Khởi động phần mềm, chọn loại mã vạch cần tạo (EAN, UPC, QR Code, Code 128,…).
- Bước 3: Nhập thông tin sản phẩm (như mã sản phẩm, giá, lô sản xuất) vào trường dữ liệu của phần mềm.
- Bước 4: Tùy chỉnh thiết kế mã vạch theo ý muốn, bao gồm kích thước, màu sắc, độ phân giải để phù hợp với bao bì sản phẩm.
- Bước 5: Lưu lại hoặc xuất file để in mã vạch trực tiếp từ phần mềm. Ngoài ra, bạn có thể lưu mã vạch dưới dạng hình ảnh để sử dụng trong các hệ thống khác như Excel, Word hoặc các phần mềm quản lý kho.
3.5. Dùng máy in mã vạch
Máy in mã vạch là lựa chọn tối ưu cho những doanh nghiệp có nhu cầu in ấn mã vạch với số lượng lớn và yêu cầu độ chính xác cao. Hiện nay, có nhiều loại máy in mã vạch từ cơ bản đến chuyên nghiệp, như máy in của Zebra, Brother, Honeywell,… giúp chủ shop dễ dàng in mã vạch trực tiếp từ máy tính hoặc hệ thống quản lý kho hàng.
- Bước 1: Kết nối máy in mã vạch với máy tính hoặc hệ thống quản lý.
- Bước 2: Cài đặt driver và phần mềm hỗ trợ in mã vạch (thường đi kèm với máy in).
- Bước 3: Sử dụng phần mềm để thiết kế hoặc chọn mã vạch cần in. Bạn có thể tạo mã vạch bằng các phần mềm đã cài đặt hoặc nhập mã vạch đã tạo sẵn từ các công cụ trực tuyến.
- Bước 4: Điều chỉnh các thông số in ấn, như khổ giấy, kích thước nhãn và số lượng nhãn cần in.
- Bước 5: Nhấn lệnh in và thu thập các nhãn mã vạch để dán trực tiếp lên sản phẩm.
4. Những câu hỏi thường gặp
4.1. Shop cần lưu ý gì khi tạo mã vạch?
Khi tạo mã vạch, có một số lưu ý mà bạn cần biết để quá trình tạo và sử dụng diễn ra thuận lợi:
- Không nên tạo mã vạch quá dài, tối ưu nhất là khoảng 6 – 8 ký tự.
- Xây dựng hệ thống quy tắc tạo mã vạch cụ thể, để kiểm soát và phân loại hàng hóa về sau dễ dàng hơn.
- Không nên để các chữ cái tạo dấu (như s – dấu sắc, f – dấu huyền, x – dấu ngã, r – dấu hỏi,…) gần các chữ cái khác vì có thể gây hiểu lầm khi quét mã vạch với những ký tự như “af”, máy sẽ hiểu thành “à” nên hiểu thị sai sản phẩm.
4.2. Có nên sử dụng mã vạch riêng cho từng mặt hàng không?
Mỗi sản phẩm, kể cả khi chỉ khác nhau về màu sắc, kích thước, hay bất kỳ biến thể nào khác, đều cần có mã vạch riêng. Điều này giúp shop kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác hơn, tránh nhầm lẫn khi bán hàng hoặc vận chuyển. Sử dụng mã vạch riêng lẻ cho từng mặt hàng giúp dễ dàng theo dõi, kiểm kê và xử lý đơn hàng, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho.
4.3. Có nên tái sử dụng mã vạch sản phẩm không?
Mỗi mã vạch nên được sử dụng duy nhất cho một sản phẩm. Việc tái sử dụng mã vạch có thể gây ra nhiều vấn đề, chẳng hạn như việc dữ liệu bị lẫn lộn hoặc hệ thống quản lý kho hiểu nhầm sản phẩm này là sản phẩm khác. Điều này ảnh hưởng nhiều đến quá trình bán hàng, kiểm kê và đặc biệt là làm giảm độ chính xác trong việc theo dõi hàng hóa, dễ dẫn đến thất thoát hoặc sai lệch thông tin.
4.4. Mã vạch có giống với SKU không?
Mã vạch là một mã ký tự chuẩn hóa quốc tế được sử dụng để quét và nhận diện sản phẩm trên toàn cầu, được in trên bao bì để các hệ thống bán lẻ và vận chuyển sử dụng.
Trong khi đó, SKU (Stock Keeping Unit) là mã quản lý kho hàng nội bộ do shop hoặc doanh nghiệp tự tạo ra. SKU không phải mã chuẩn hóa và không thể quét được như mã vạch, nhưng giúp shop theo dõi chính xác từng sản phẩm trong kho theo danh mục và cấu trúc quản lý của riêng họ.
Có thể thấy, Mã vạch sản phẩm là công cụ giúp chủ shop quản lý hàng hóa dễ dàng hơn và tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Dù chọn cách nào để tạo mã vạch, bạn đều sẽ cải thiện hiệu quả kinh doanh và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Hãy cân nhắc tích hợp mã vạch vào sản phẩm của mình để quản lý tốt hơn và tạo sự khác biệt trong kinh doanh nhé!
