Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc quản lý chi phí vận chuyển luôn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và tránh những khoản phí phát sinh không đáng có. Một trong những chi phí thường gặp nhưng ít được chú ý là phí DEM (Detention) và phí DET (Demurrage), có thể gây ảnh hưởng lớn đến ngân sách nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Vậy DEM DET là gì? Cách tính phí ra sao? Cùng Viettel Post khám phá thông tin chi tiết ngay trong bài viết dưới đây!
Giải đáp chi tiết về phí DEM và phí DET trong xuất nhập khẩu hàng hóa
1. Định nghĩa phí DEM, DET và Storage
Trong ngành xuất nhập khẩu, việc vận chuyển hàng hóa bằng container là phương thức phổ biến, và trong quá trình này, các chi phí liên quan đến việc sử dụng container có thể phát sinh.
Ba loại phí chủ yếu mà các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ là phí DEM (Detention), phí DET (Demurrage), và phí Storage. Mỗi loại phí này có sự khác biệt rõ rệt, việc nắm vững chúng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tránh những rủi ro tài chính không đáng có.
1.1. DEM là gì?
Phí DEM (Detention) là khoản phí mà người sử dụng container phải trả cho hãng tàu khi giữ container quá thời gian quy định, sau khi đã nhận container tại cảng hoặc kho.
Nói một cách đơn giản, phí DEM được áp dụng khi container đã được giao cho người nhập khẩu hoặc người thuê nhưng không được trả lại cho hãng tàu đúng hạn. Phí này được tính theo từng ngày và mức phí có thể thay đổi tùy theo từng hãng tàu và khu vực.
Phí DEM thường được áp dụng trong các trường hợp như:
- Doanh nghiệp không thể giải phóng container kịp thời vì lý do không có đủ phương tiện vận chuyển hoặc lưu kho không đủ.
- Hàng hóa chưa được giải phóng kịp thời do thủ tục hải quan hoặc giấy tờ cần thiết chưa hoàn tất.
- Thời gian trả container bị kéo dài hơn so với quy định.
1.2. DET là gì?
Phí DET (Demurrage) là khoản phí mà người sử dụng container phải trả khi giữ container quá thời gian quy định tại cảng hoặc kho.
Phí này khác với phí DEM ở điểm, phí DET áp dụng khi container đã được xếp vào cảng hoặc kho và không được lấy ra trong thời gian quy định. Thông thường, DET sẽ tính từ thời điểm container được xếp vào cảng cho đến khi được người nhận hàng hoặc người nhập khẩu lấy ra khỏi cảng.
Phí DET có thể xuất phát từ các nguyên nhân sau:
- Chậm trễ trong việc nhận hàng hoặc không thể vận chuyển hàng ra khỏi cảng do thiếu phương tiện vận chuyển.
- Hàng hóa chưa hoàn thành thủ tục hải quan hoặc không có đủ giấy tờ cần thiết để giao nhận.
1.3. Storage là gì?
Phí Storage hay còn gọi là phí lưu kho, là khoản phí mà doanh nghiệp phải trả cho việc lưu trữ hàng hóa tại kho bãi, đặc biệt là khi hàng hóa chưa nhận hoặc chưa được giải phóng kịp thời.
Phí này thường áp dụng khi hàng hóa được đưa vào kho của cảng hoặc kho riêng của công ty vận chuyển và không được lấy ra trong thời gian quy định. Phí lưu kho có thể được tính theo giờ, ngày, hoặc theo mức thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho. Mức phí này cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Thời gian lưu kho: Càng lưu trữ lâu, phí càng cao.
- Loại hàng hóa: Hàng hóa dễ hỏng, hàng hóa cần bảo quản đặc biệt sẽ có mức phí lưu kho cao hơn.
- Diện tích sử dụng kho: Hàng hóa cồng kềnh hoặc yêu cầu không gian lưu trữ lớn sẽ có mức phí cao hơn so với hàng hóa nhỏ gọn.
2. Cách tính phí DEM và DET
Việc tính toán chính xác phí DEM và DET sẽ giúp các doanh nghiệp có thể chủ động quản lý chi phí vận chuyển và tránh những phát sinh không mong muốn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tính phí DEM và DET.
2.1. Tính phí DEM
Phí DEM được tính dựa trên số ngày mà container được giữ ngoài cảng hoặc kho sau khi hàng hóa đã được giao cho người nhập khẩu hoặc người thuê. Khi container đã được giao, nhưng người nhận không trả container lại cho hãng tàu trong thời gian quy định, thì sẽ phát sinh phí DEM.
Công thức tính phí DEM:
- Phí DEM = Số ngày giữ container quá hạn x Mức phí DEM/ ngày
Mức phí DEM sẽ thay đổi tùy vào từng hãng tàu, loại container và khu vực giao nhận. Phí này có thể dao động từ vài đô la Mỹ đến hàng trăm đô la Mỹ/ ngày, tùy vào tình huống cụ thể.
Ví dụ tính phí DEM:
- Giả sử bạn nhận được container từ hãng tàu vào ngày 1 tháng 10 và thời gian quy định để trả container là ngày 5 tháng 10. Nếu đến ngày 10 tháng 10, bạn vẫn chưa trả container, thì sẽ tính phí DEM cho 5 ngày quá hạn.
- Mức phí DEM do hãng tàu quy định là 50 USD/ngày.
- Phí DEM = 5 ngày x 50 USD/ ngày = 250 USD.
Lưu ý: phí DEM sẽ tiếp tục tính nếu container chưa được trả lại sau thời gian quy định, và mức phí này sẽ thường xuyên được tính theo ngày.
2.2. Tính phí DET
Phí DET được tính khi container không được lấy ra khỏi cảng hoặc kho trong thời gian quy định. Phí này sẽ tính từ khi container được xếp vào kho cảng cho đến khi người nhận hàng hoặc người nhập khẩu lấy hàng ra khỏi cảng hoặc kho.
Công thức tính phí DET:
- Phí DET = Số ngày container ở lại cảng/ kho quá hạn x Mức phí DET/ ngày
Tương tự như phí DEM, mức phí DET sẽ thay đổi tùy theo hãng tàu, khu vực cảng, và loại container. Phí này thường tính theo từng ngày, và càng để container lâu thì phí càng tăng.
Ví dụ tính phí DET:
- Giả sử bạn có một container được xếp tại cảng vào ngày 1 tháng 10 và thời gian quy định để lấy container là ngày 5 tháng 10. Nếu đến ngày 10 tháng 10, bạn vẫn chưa nhận hàng và container vẫn ở lại cảng, thì sẽ tính phí DET cho 5 ngày quá hạn.
- Mức phí DET do hãng tàu quy định là 70 USD/ ngày.
- Phí DET = 5 ngày x 70 USD/ ngày = 350 USD.
Phí DET thường có thể gia tăng theo từng ngày và tăng dần theo số ngày quá hạn. Mức phí sẽ cao hơn nếu thời gian container ở lại cảng lâu dài.
3. Mục đích áp dụng phí DEM và DET
Mặc dù phí DEM và phí DET có sự khác biệt về phạm vi và cách thức tính toán, nhưng mục đích áp dụng của cả hai loại phí này đều là nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành, tăng hiệu quả hoạt động và tạo ra động lực để người sử dụng dịch vụ tuân thủ các điều khoản về thời gian.
Mục đích nên áp dụng hiệu quả phí DEM và phí DET trong xuất nhập khẩu hàng hóa
3.1. Khuyến khích trả container đúng hạn
Mục đích chính của việc áp dụng phí là khuyến khích người sử dụng container trả lại container đúng thời gian quy định. Các hãng tàu và đơn vị vận chuyển cần đảm bảo rằng container của họ không bị giữ lại quá lâu. Vì vậy, việc này có thể ảnh hưởng đến việc lưu trữ và tiếp tục vận chuyển hàng hóa cho các khách hàng khác.
- Giảm thiểu tình trạng thiếu container: Nếu container không được trả lại đúng hạn, sẽ có tình trạng thiếu container để sử dụng cho các chuyến vận chuyển khác.
- Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng container: Việc trả container đúng hạn sẽ giúp các hãng tàu và đơn vị vận chuyển có thể tận dụng container cho các chuyến đi tiếp theo
3.2. Giải phóng container tại kho/ cảng
Phí DET được áp dụng chủ yếu để khuyến khích các doanh nghiệp và khách hàng giải phóng container kịp thời khỏi cảng hoặc kho, giúp giải phóng không gian lưu trữ và tối ưu hóa quy trình vận hành của các cảng, kho bãi.
- Tăng cường khả năng lưu kho: Các cảng và kho bãi có diện tích lưu trữ hạn chế, vì vậy việc giữ container quá lâu sẽ chiếm dụng không gian và có thể dẫn đến tình trạng tắc nghẽn, giảm khả năng tiếp nhận hàng hóa mới. Phí DET giúp giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra động lực để các bên liên quan giải phóng container nhanh chóng.
- Tối ưu hóa thời gian lưu kho: Phí DET được áp dụng để giảm thiểu tình trạng container không được giải phóng trong thời gian quy định, từ đó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của cảng, kho bãi và giảm thiểu chi phí phát sinh cho cả doanh nghiệp và hãng tàu.
3.3. Giảm sự trì hoãn và sự cố
Phí DEM và DET giúp giảm thiểu tình trạng trì hoãn trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Việc áp dụng phí cho thời gian giữ container quá lâu khuyến khích các bên tham gia chuỗi cung ứng không để tình trạng chậm trễ kéo dài, giúp hàng hóa được giao đúng hẹn và tăng cường sự tin cậy từ phía khách hàng.
- Tránh tình trạng ách tắc và lưu trữ: Việc trả container hoặc giải phóng container kịp thời giúp giảm thiểu tình trạng quá tải tại cảng hoặc kho, tạo điều kiện cho các container khác có thể được xếp và vận chuyển đúng tiến độ.
- Giảm thiểu các sự cố trong vận chuyển: Phí DEM và DET là những công cụ để ngăn ngừa sự trì hoãn, tạo ra sự ổn định trong chuỗi cung ứng, giúp các đối tác và khách hàng có thể dự đoán được thời gian giao hàng và nhận hàng một cách chính xác.
3.4. Tối ưu chi phí vận hành
Các khoản phí này không chỉ có lợi cho các hãng tàu và nhà vận chuyển mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình vận hành và giảm thiểu chi phí cho các đơn vị này. Cả phí DEM và DET đều giúp các đơn vị vận chuyển kiểm soát được thời gian sử dụng container và kho bãi, từ đó tối ưu hóa các nguồn lực và chi phí vận hành.
- Quản lý hiệu quả nguồn lực: Phí DEM và DET thúc đẩy việc sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, giúp các đơn vị vận chuyển có thể lập kế hoạch khai thác container, kho bãi và các phương tiện vận tải một cách hợp lý, tránh lãng phí tài nguyên.
- Giảm chi phí tổng thể: Khi các doanh nghiệp và khách hàng tuân thủ quy định về thời gian, các chi phí phát sinh từ việc giữ container quá lâu sẽ giảm, từ đó giúp giảm chi phí tổng thể trong chuỗi cung ứng.
4. Các biện pháp giảm thiểu phí DEM và DET
Phí DEM và DET) có thể gây ra chi phí đáng kể cho doanh nghiệp nếu không được quản lý tốt. Để giảm thiểu hoặc tránh phát sinh các khoản phí này, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể áp dụng một số biện pháp sau:
4.1. Lập kế hoạch vận chuyển chi tiết
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc phát sinh phí DEM và DET là sự thiếu sót trong việc lập kế hoạch vận chuyển, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc trả container hoặc giải phóng container tại cảng. Để giảm thiểu chi phí này, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch vận chuyển chi tiết và chính xác ngay từ đầu.
4.2. Theo dõi lộ trình và giao tiếp cùng đối tác vận chuyển
Giao tiếp thường xuyên và rõ ràng với các đối tác vận chuyển (hãng tàu, nhà cung cấp dịch vụ logistics, cảng, kho bãi…) là một trong những cách giúp giảm thiểu phí DEM và DET. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến thời gian giao nhận, thời gian trả container và các yêu cầu khác được cập nhật kịp thời.
- Thông báo trước về thời gian trả container: Thông báo rõ ràng về thời gian sẽ trả container cho các đối tác vận chuyển hoặc cảng giúp họ chuẩn bị sẵn sàng và tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu container.
- Cập nhật tình hình vận chuyển thường xuyên: giúp các đối tác xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch kịp thời, từ đó giảm thiểu các khoản phí phát sinh.
4.3. Lựa chọn đối tác uy tín
Áp dụng công nghệ và các phần mềm quản lý logistics hiện đại là một trong những cách hiệu quả để giảm thiểu phí DEM và DET. Các phần mềm quản lý vận chuyển có thể giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa, lịch trình giao nhận và thời gian sử dụng container một cách dễ dàng.
- Phần mềm quản lý vận chuyển (TMS): Các phần mềm quản lý vận chuyển giúp theo dõi tất cả các thông tin liên quan đến việc giao nhận hàng hóa, thời gian sử dụng container và các khoản phí phát sinh, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác để tránh phát sinh phí DEM và DET.
- Công cụ theo dõi tình trạng container: Sử dụng các công cụ hoặc ứng dụng theo dõi tình trạng container giúp doanh nghiệp biết được chính xác vị trí và thời gian container đang được sử dụng, từ đó có thể chủ động trả container kịp thời.
Khám phá biện pháp giảm thiểu phí DEM và phí DET khi xuất nhập khẩu hàng hóa
5. Trường hợp không phát sinh phí DEM và DET
Trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp có thể tránh hoàn toàn phí DEM và DET:
- Trả container trong thời gian miễn phí: Khi doanh nghiệp hoặc đối tác vận chuyển trả container trong thời gian miễn phí (free time) quy định của hãng tàu hoặc cảng, sẽ không phát sinh phí DEM và DET.
- Hoàn thành thủ tục hải quan trước hạn: Trong trường hợp hàng hóa đã được giải phóng và hoàn tất thủ tục hải quan đúng thời gian, việc lưu trữ container tại cảng hoặc kho bãi sẽ không bị tính phí DET. Hãng tàu hoặc cảng sẽ không tính phí DEM khi hàng hóa đã được thông quan và sẵn sàng để giao.
- Sự cố ngoài tầm kiểm soát: Khi có những sự cố ngoài khả năng kiểm soát của cả doanh nghiệp và hãng tàu như thời tiết xấu, rủi ro về phương tiện vận chuyển, thiếu nhân lực hỗ trợ tại cảng hoặc tuyến đường vận tải,… các khoản phí DEM và DET sẽ được miễn trừ. Những tình huống này cần có bằng chứng cụ thể về tình trạng.
- Không thực hiện cam kết về thời gian giao nhận hàng do bên vận chuyển: Nếu bên vận chuyển, bao gồm cả hãng tàu hoặc công ty logistics, không thực hiện đúng cam kết về thời gian giao nhận hàng hóa hoặc gây ra sự chậm trễ ngoài ý muốn, doanh nghiệp không phải chịu phí DEM và DET.
- Thỏa thuận trước về việc giữ hoặc thay đổi thời gian giao nhận: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thỏa thuận trước với hãng tàu về việc kéo dài thời gian miễn phí DEM và DET hoặc thay đổi thời gian giao nhận. Khi đạt được sự đồng thuận từ phía hãng tàu, thời gian miễn phí có thể được kéo dài mà không phát sinh chi phí bổ sung.
- Mất mát do bên vận chuyển gây ra trong quá trình vận chuyển: Trong trường hợp container hoặc hàng hóa bị mất mát, hư hỏng do lỗi của hãng tàu hoặc công ty logistics, doanh nghiệp sẽ không phải chịu phí DEM và DET.
6. Những câu hỏi thường gặp
6.1. Viettel Post có hỗ trợ quản lý phí DEM và DET không?
Viettel Post hỗ trợ khách hàng trong việc theo dõi tiến độ vận chuyển, từ đó giúp giảm nguy cơ phát sinh phí DEM và DET.
6.2. Nếu xảy ra sự cố bất khả kháng, phí DEM và DET có được miễn không?
Trong trường hợp thiên tai hoặc sự cố ngoài tầm kiểm soát, các hãng tàu có thể xem xét miễn hoặc giảm phí DEM và DET, tùy thuộc vào chính sách cụ thể.
Phí DEM và DET là hai khoản chi phí quan trọng mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lưu ý để tối ưu hóa chi phí vận chuyển và giảm thiểu rủi ro. Việc hiểu rõ cách tính toán, mục đích áp dụng và các biện pháp giảm thiểu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phí không cần thiết, đồng thời tối ưu hóa quy trình logistics. Liên hệ ngay hôm nay để bắt đầu hành trình logistics thuận lợi và hiệu quả với Viettel Post!
