Một chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp nhịp nhàng từ khâu lập kế hoạch, thu mua, vận chuyển đến phân phối. Trong đó, Procurement – quy trình thu mua chiến lược – đóng vai trò như “trái tim” đảm bảo mọi nguồn lực được cung cấp đầy đủ và đúng thời điểm. Hoạt động này không chỉ là mua sắm mà còn là cả một chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Vậy Procurement là gì? Cùng Viettel Post tìm hiểu chi tiết ngay bên dưới đây!
Giải mã chi tiết về khái niệm cốt lõi của Procurement trong logistics
1. Định nghĩa Procurement trong logistics là gì?
Procurement trong logistics là quá trình thu mua và quản lý các nguồn cung cấp cần thiết để hỗ trợ các hoạt động trong chuỗi cung ứng, từ nguyên vật liệu, hàng hoá cho đến dịch vụ vận chuyển, kho bãi và các dịch vụ liên quan khác.
Hoạt động này không chỉ dừng lại ở việc mua sắm hàng hóa đơn giản mà còn là chuỗi các hoạt động chiến lược nhằm lựa chọn và duy trì các mối quan hệ với nhà cung cấp, đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết luôn sẵn có, đúng thời gian và đảm bảo chất lượng. Việc quản lý hiệu quả procurement giúp doanh nghiệp duy trì sự liên tục của quá trình cung ứng, đảm bảo chất lượng dịch vụ và gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
2. Những hoạt động của Procurement trong Logistics
Procurement trong logistics không chỉ đơn giản là việc mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ mà còn bao gồm nhiều hoạt động chiến lược và thực tiễn nhằm tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Dưới đây là các hoạt động chính của Procurement trong logistics:
- Lựa chọn nhà cung cấp: Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình Procurement. Quá trình này không chỉ đơn giản là tìm kiếm nhà cung cấp có giá cả hợp lý mà còn bao gồm việc đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của họ về chất lượng, thời gian giao hàng, và khả năng cung cấp dịch vụ lâu dài.
- Đàm phán hợp đồng và điều khoản thương mại: Mục tiêu của bước này là xây dựng các thỏa thuận rõ ràng, bảo vệ lợi ích của cả hai bên và đảm bảo việc cung ứng diễn ra suôn sẻ.
- Quản lý quy trình vận chuyển và lưu kho: Procurement trong logistics không chỉ liên quan đến việc thu mua sản phẩm mà còn bao gồm các dịch vụ hậu cần như vận chuyển, kho bãi và quản lý tồn kho. Quản lý hiệu quả các dịch vụ này giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí.
- Tối ưu chi phí: Việc đàm phán với nhà cung cấp, lựa chọn phương án vận chuyển hợp lý, và quản lý các dịch vụ kho bãi hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí trong khi vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
- Đánh giá và quản lý rủi ro: Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình Procurement logistics. Các yếu tố như biến động thị trường, thay đổi trong chi phí vận chuyển, sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động logistics.
- Ứng dụng công nghệ: Việc ứng dụng công nghệ vào quy trình Procurement giúp tự động hóa, cải thiện độ chính xác và giảm thiểu sai sót. Các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, công cụ theo dõi đơn hàng trực tuyến, hệ thống quản lý kho (WMS) và các giải pháp phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả quá trình procurement và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống logistics.
Khám phá những hoạt động chiến lược và thực tiễn của Procurement trong logistics
3. Sự khác biệt giữa Purchasing và Procurement
Mặc dù “purchasing” và “procurement” thường xuyên được sử dụng thay thế cho nhau trong nhiều tình huống, đặc biệt trong lĩnh vực logistics, nhưng chúng thực sự là hai khái niệm khác nhau với các phạm vi và mục tiêu khác biệt. Cùng tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa Purchasing và Procurement:
3.1. Khái niệm
- Purchasing (Mua sắm): là quá trình mua các hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể, thường chỉ tập trung vào hành động giao dịch và thanh toán. Đây thường được coi là một phần của Procurement và tập trung vào các bước ngắn hạn như đặt hàng, nhận hàng và thanh toán cho các nhà cung cấp. Purchasing là hành động đơn lẻ, mang tính thực thi hơn là chiến lược.
- Procurement (Thu mua): là một quá trình rộng hơn và chiến lược hơn, bao gồm tất cả các hoạt động từ việc xác định nhu cầu cho đến việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Không chỉ đơn giản là mua sắm hàng hóa mà Procurement còn bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, quản lý rủi ro và đảm bảo các nguồn cung cấp đáp ứng yêu cầu chất lượng, chi phí và thời gian.
3.2. Phạm vi và mục tiêu
- Purchasing: Thường liên quan đến các hoạt động giao dịch đơn giản như xác định số lượng, đặt hàng, nhận hàng và thanh toán. Mục tiêu chính của Purchasing là đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết được mua và giao đúng thời gian, đúng giá cả.
- Procurement: Bao gồm cả Purchasing nhưng rộng hơn nhiều, mục tiêu dài hạn và chiến lược hơn. Procurement nhắm đến việc xây dựng một chuỗi cung ứng ổn định và bền vững.
3.3. Quá trình và hoạt động
- Purchasing: Các hoạt động của Purchasing thường được thực hiện trong một chu kỳ ngắn, chủ yếu xoay quanh việc mua sắm các mặt hàng cụ thể khi có nhu cầu.
- Procurement: Quy trình Procurement bao gồm nhiều bước phức tạp và chiến lược hơn, không chỉ giới hạn ở việc mua sắm.
3.4. Mối quan hệ với chiến lược doanh nghiệp
- Purchasing: Là một phần của các hoạt động hậu cần, Purchasing chủ yếu hỗ trợ các mục tiêu ngắn hạn như cung cấp kịp thời các nguồn lực cần thiết để đáp ứng các yêu cầu sản xuất, bán hàng hoặc dịch vụ.
- Procurement: Có ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Việc quản lý tốt Procurement không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần xây dựng các quan hệ đối tác chiến lược, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
4. Thách thức trong hoạt động Procurement
Mặc dù Procurement đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định và hiệu quả của chuỗi cung ứng, nhưng không tránh khỏi việc doanh nghiệp gặp những yếu tố khó khăn có thể ảnh hưởng đến sự thành công của hoạt động này. Những thách thức có thể xảy ra như:
4.1. Biến động giá cả thị trường
Những yếu tố như thay đổi trong giá nhiên liệu, sự thay đổi chính sách thuế hoặc tỷ giá hối đoái có thể làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến ngân sách của doanh nghiệp. Các nhà cung cấp cũng có thể điều chỉnh giá bán tùy theo tình hình thị trường, gây khó khăn trong việc dự báo chi phí dài hạn.
4.2. Đảm bảo chất lượng tiêu chuẩn
Việc đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp là một thách thức không nhỏ. Các doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp có khả năng cung cấp sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng, duy trì chất lượng ổn định trong suốt quá trình cung cấp. Những sai sót trong việc kiểm tra chất lượng có thể dẫn đến sự cố nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng.
4.3. Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
Trong hoạt động Procurement, việc duy trì và quản lý mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng nhưng cũng không dễ dàng. Các nhà cung cấp có thể thay đổi điều kiện cung cấp, thay đổi chiến lược hoặc bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như sự thay đổi cơ chế quản lý, nền kinh tế toàn cầu. Sự phụ thuộc vào một số ít nhà cung cấp cũng có thể tạo ra rủi ro cho chuỗi cung ứng.
4.4. Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng
Rủi ro trong chuỗi cung ứng có thể xuất phát từ nhiều yếu tố như thiên tai, gián đoạn nguồn cung, vấn đề pháp lý hoặc sự thay đổi trong yêu cầu thị trường. Các sự kiện này có thể khiến hoạt động Procurement gặp khó khăn nghiêm trọng, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và dịch vụ của doanh nghiệp.
4.5. Tuân thủ chính sách pháp lý
Các quy định và chính sách pháp lý liên quan đến Procurement, như luật thương mại, thuế quan và các tiêu chuẩn quốc tế, có thể thay đổi và tạo ra thách thức cho doanh nghiệp trong việc duy trì tuân thủ.
Đặc biệt trong môi trường logistics, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng họ tuân thủ các quy định về vận chuyển hàng hóa, hải quan, bảo vệ môi trường, và các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.
4.6. Quản lý thông tin dữ liệu
Trong hoạt động procurement, việc quản lý và xử lý khối lượng thông tin khổng lồ về nhà cung cấp, hợp đồng, giá cả, chất lượng và các yêu cầu khác là một thách thức lớn. Các sai sót trong việc quản lý thông tin có thể dẫn đến các quyết định sai lầm hoặc thiếu sót trong chuỗi cung ứng.
Với Viettel Post, việc ứng dụng công nghệ hiện đại và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác cung cấp dịch vụ logistics đã giúp cải thiện khả năng quản lý chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy đến tay khách hàng. Bằng cách này, Viettel Post không chỉ đáp ứng được nhu cầu của thị trường mà còn tạo ra một hành trình logistics dễ dàng và nhanh chóng cho mọi khách hàng.
Viettel Post cung cấp dịch vụ vận chuyển, logistics uy tín, chuyên nghiệp, chất lượng
5. Những câu hỏi thường gặp
5.1. Tại sao hoạt động Procurement quan trọng đối với doanh nghiệp?
Procurement giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ứng bền vững, tối ưu hóa chi phí, quản lý chất lượng hàng hóa, và giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng. Nó cũng giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và hỗ trợ hoạt động kinh doanh liên tục.
5.2. Các công cụ phần mềm nào hỗ trợ hoạt động Procurement?
Các công cụ phần mềm hỗ trợ hoạt động procurement bao gồm hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM), hệ thống quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM), phần mềm quản lý hợp đồng, và hệ thống quản lý mua sắm.
Procurement trong logistics là một yếu tố không thể thiếu giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục và hiệu quả. Việc hiểu rõ về quy trình này, áp dụng các chiến lược thông minh và tận dụng công nghệ sẽ giúp các doanh nghiệp vượt qua các thách thức và đạt được thành công bền vững trong lĩnh vực logistics. Lựa chọn Viettel Post, trải nghiệm dịch vụ logistics vượt trội và giải pháp tối ưu cho chuỗi cung ứng ngay hôm nay!
