Trong kinh doanh, việc quản lý hàng hoá hiệu quả không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hoá lợi nhuận. Một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được điều này chính là mã SKU. Vậy SKU là gì và làm thế nào để tạo ra mã SKU hiệu quả cho doanh nghiệp? Mọi thắc mắc của bạn sẽ được Viettel Post giải đáp chi tiết ngay bên dưới bài viết này!
1. SKU là gì?
SKU (viết tắt của từ Stock Keeping Unit) là mã định danh duy nhất được sử dụng để phân biệt và theo dõi từng sản phẩm trong kho hàng, giúp quản lý hàng hóa một cách có tổ chức và hiệu quả.
SKU không phải là một mã số ngẫu nhiên mà được tạo dựa trên các đặc điểm cụ thể của sản phẩm như danh mục, kiểu dáng, kích thước, màu sắc, hoặc bất kỳ yếu tố nào mà doanh nghiệp muốn sử dụng để nhận diện sản phẩm trong hệ thống quản lý của mình.
Giải đáp chi tiết về mã SKU trong quản lý hàng hoá doanh nghiệp
1.1. Đặc điểm của SKU
SKU được thiết kế tùy chỉnh theo từng doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với quy trình quản lý và mục tiêu vận hành của tổ chức. Một SKU có thể bao gồm:
- Ký tự hoặc số: Có thể là sự kết hợp của cả hai để dễ dàng nhận diện.
- Cấu trúc tùy chỉnh: Dựa trên logic quản lý của doanh nghiệp (ví dụ: “CT-RED-01” có thể biểu thị một chiếc áo thun màu đỏ, mã 01).
- Không trùng lặp: Mỗi mã SKU chỉ áp dụng cho một sản phẩm hoặc một biến thể cụ thể.
1.2. Mục đích chính của SKU
SKU được sử dụng chủ yếu trong các hệ thống quản lý kho hàng, bán lẻ và chuỗi cung ứng để:
- Theo dõi sản phẩm: Xác định nhanh chóng một sản phẩm cụ thể trong kho, kể cả khi doanh nghiệp có hàng ngàn mặt hàng.
- Hỗ trợ bán hàng: Nhân viên bán hàng có thể dựa trên mã SKU để kiểm tra trạng thái tồn kho hoặc tư vấn sản phẩm phù hợp cho khách hàng.
- Phân loại và quản lý: Giúp doanh nghiệp dễ dàng nhóm sản phẩm theo đặc tính, so sánh hiệu suất bán hàng hoặc tối ưu hóa danh mục sản phẩm.
2. Vì sao SKU quan trọng trong hoạt động kinh doanh?
SKU không chỉ là một mã nhận diện mà còn đóng vai trò chiến lược trong việc vận hành hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của SKU đối với doanh nghiệp:
2.1. Tối ưu hoá quản lý kho hàng
Đây là một trong những ứng dụng quan trọng nhất của SKU giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và tổ chức kho hàng:
- Xác định vị trí sản phẩm nhanh chóng: Mỗi sản phẩm được gán một mã SKU riêng, giúp định vị chính xác hàng hóa trong kho. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có danh mục hàng hóa phong phú.
- Giảm sai sót trong kiểm kê: SKU giúp quy trình kiểm kê kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn, giảm nguy cơ nhầm lẫn hoặc thiếu sót.
- Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Với SKU, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho theo từng sản phẩm, từ đó dự đoán và tối ưu hóa kế hoạch nhập hàng, tránh tình trạng tồn đọng hoặc thiếu hụt hàng hóa.
2.2. Cải thiện quy trình bán hàng
- Hỗ trợ nhân viên bán hàng: SKU giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin sản phẩm tư vấn cho khách hàng, đảm bảo phục vụ nhanh chóng và chính xác.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Khi tích hợp vào các hệ thống quản lý bán hàng (POS), SKU cho phép xử lý đơn hàng nhanh chóng, từ việc tra cứu sản phẩm đến in hóa đơn.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: Nhờ khả năng quản lý và định danh sản phẩm hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thời gian chờ đợi, giao hàng đúng sản phẩm, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
2.3. Phân tích dữ liệu và ra quyết định kinh doanh
SKU không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi sản phẩm mà còn cung cấp dữ liệu quý giá để phân tích và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh:
- Theo dõi doanh số bán hàng: Doanh nghiệp có thể xác định sản phẩm nào bán chạy nhất hoặc sản phẩm nào ít được ưa chuộng, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
- Dự đoán xu hướng tiêu dùng: Dựa trên dữ liệu SKU, doanh nghiệp dự đoán nhu cầu của thị trường, chuẩn bị nguồn cung phù hợp.
- Hỗ trợ Marketing và khuyến mãi: SKU giúp nhận diện chính xác các sản phẩm cần ưu tiên trong các chiến dịch giảm giá hoặc quảng bá.
2.4. Hỗ trợ logistics và vận chuyển
Trong lĩnh vực logistics, SKU đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả vận hành:
- Giao hàng chính xác: Mã SKU giúp định danh từng sản phẩm cụ thể, đảm bảo hàng hóa được đóng gói và vận chuyển đúng yêu cầu của khách hàng.
- Rút ngắn thời gian xử lý: Với sự hỗ trợ của SKU, đơn vị vận chuyển có thể xử lý và phân phối hàng hóa nhanh hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
- Theo dõi toàn bộ hành trình hàng hóa: SKU kết hợp với các hệ thống công nghệ hiện đại giúp khách hàng và doanh nghiệp theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
2.5. Tăng tính chuyên nghiệp và cạnh tranh cho doanh nghiệp
- Tổ chức khoa học: Sử dụng SKU là minh chứng cho sự tổ chức và quản lý chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng.
- Cạnh tranh hiệu quả hơn: Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp sử dụng SKU không chỉ tối ưu hóa nội bộ mà còn gia tăng lợi thế cạnh tranh nhờ khả năng vận hành hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
Lợi ích của mã SKU trong quản lý hàng hoá và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
3. Cấu trúc và cách tạo mã SKU hiệu quả
Việc tạo mã SKU không chỉ đơn giản là gán một chuỗi ký tự hay số ngẫu nhiên cho sản phẩm mà còn cần được thiết kế theo cấu trúc logic, phù hợp với hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tạo mã SKU tối ưu.
3.1. Các thành phần của một mã SKU
Một mã SKU thường được chia thành các phần nhỏ, đại diện cho những đặc điểm quan trọng của sản phẩm. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, các thành phần này có thể bao gồm:
- Danh mục sản phẩm: Xác định sản phẩm thuộc nhóm nào, ví dụ: áo thun, giày, thiết bị điện tử.
- Màu sắc hoặc kiểu dáng: Mã hóa màu sắc của sản phẩm để phân biệt các phiên bản khác nhau của sản phẩm (ví dụ: BLK cho đen, RED cho đỏ).
- Kích thước hoặc dung lượng: Áp dụng cho sản phẩm có nhiều kích thước hoặc dung lượng khác nhau như quần áo, ổ cứng, hoặc chai nước. Ví dụ: M cho size trung bình (Medium), 64GB cho dung lượng ổ cứng.
- Mã sản phẩm nội bộ hoặc số thứ tự: Là số nhận dạng duy nhất của từng sản phẩm hoặc lô hàng. Ví dụ: 001, A12.
- Nguồn gốc sản xuất: Nếu doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp hoặc xưởng sản xuất, SKU có thể tích hợp mã nhà sản xuất để dễ dàng quản lý.
Ví dụ, mã SKU hoàn chỉnh: TS-RED-M-001: Áo thun màu đỏ, size M, mã nội bộ 001.
3.2. Nguyên tắc đặt tên mã SKU
Để tạo một mã SKU hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Tính nhất quán trong cấu trúc: Tất cả các mã SKU phải tuân theo một mẫu thống nhất, ví dụ: Danh mục-Màu sắc-Kích thước-Số thứ tự.
- Dễ hiểu và ngắn gọn: Mã SKU không nên quá dài hoặc phức tạp, dễ gây nhầm lẫn khi nhập liệu hoặc tra cứu. Thay vì “Áo Thun Màu Đỏ Size M Số 1”, hãy sử dụng “TS-RED-M-001”.
- Sử dụng ký tự dễ đọc và phổ biến: Để tránh nhầm lẫn trong hệ thống quản lý, không nên sử dụng các ký tự đặc biệt như *, &, %, vì không phải hệ thống nào cũng hỗ trợ các ký tự này. Thay vào đó, hãy sử dụng ký tự chữ cái (A-Z) và số (0-9) dễ nhận diện.
- Không tái sử dụng mã SKU: Mỗi mã SKU phải là duy nhất, kể cả khi sản phẩm đã ngừng kinh doanh.
- Cân nhắc thị trường quốc tế: Nếu doanh nghiệp hoạt động trên nhiều thị trường, hãy đảm bảo mã SKU không gây nhầm lẫn ngôn ngữ hoặc văn hóa.
3.3. SKU ký tự hay số tốt hơn?
Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô kinh doanh, doanh nghiệp có thể chọn giữa SKU bằng ký tự, số, hoặc kết hợp cả hai:
- SKU ký tự: Cung cấp nhiều thông tin hơn nhưng có thể khó nhớ nếu quá dài, thích hợp cho những doanh nghiệp cần mô tả sản phẩm chi tiết. Ví dụ TSREDM (Áo thun màu đỏ size M).
- SKU số: Dễ nhập liệu và tiết kiệm ký tự, phù hợp với cho doanh nghiệp có ít danh mục sản phẩm. Ví dụ 1001 (áo thun size M).
- SKU kết hợp ký tự và số: Đây là cách thường được sử dụng nhất, vì nó kết hợp giữa tính dễ hiểu của ký tự và tính ngắn gọn, linh hoạt của số, cung cấp đầy đủ thông tin và dễ dàng tổ chức theo nhóm sản phẩm. Ví dụ: TS-RED-M-001.
Như vậy, có thể thấy SKU bằng số phù hợp với quy trình tự động hoá nhưng ít thông tin chi tiết, còn SKU bằng ký tự hoặc kết hợp giúp nhận diện sản phẩm tốt hơn, phù hợp cho bán lẻ và thương mại điện tử.
4. Ứng dụng của SKU trong quản lý kho hàng
SKU là công cụ không thể thiếu trong việc quản lý kho hàng hiệu quả. Nhờ vào khả năng xác định và phân loại các sản phẩm một cách chi tiết, SKU giúp doanh nghiệp không chỉ tổ chức kho bãi tốt hơn mà còn tối ưu hóa các quy trình vận hành, từ nhập hàng, lưu trữ đến xuất kho. Dưới đây là những ứng dụng quan trọng của SKU trong việc quản lý kho hàng:
4.1. Tổ chức kho hàng khoa học và hiệu quả
Một trong những ứng dụng chính của SKU trong quản lý kho hàng là giúp phân loại và sắp xếp sản phẩm một cách khoa học. Điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
- Phân loại theo nhóm: Mỗi mã SKU có thể đại diện cho một nhóm sản phẩm với đặc điểm giống nhau (chủng loại, kích thước, màu sắc, thương hiệu, v.v.). Việc phân loại này giúp giảm sự lộn xộn trong kho và dễ dàng tìm kiếm sản phẩm khi cần.
- Định vị sản phẩm dễ dàng: Khi mỗi sản phẩm được gán mã SKU rõ ràng, các nhân viên kho có thể nhanh chóng xác định được vị trí của sản phẩm trong kho mà không cần phải lục tìm.
4.2. Giảm thiểu lỗi khi kiểm kho
Quy trình kiểm kho luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, đặc biệt là trong các kho lớn, với hàng nghìn sản phẩm khác nhau. Việc sử dụng mã SKU giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình kiểm kê và báo cáo hàng tồn kho.
- Kiểm kho nhanh và chính xác: Mã SKU cho phép các nhân viên kiểm tra số lượng hàng tồn kho một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ đó giúp phát hiện sai sót và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa sản phẩm.
- Tự động hóa quy trình kiểm kho: Các hệ thống quản lý kho hiện đại (WMS – Warehouse Management System) có thể tích hợp với mã SKU để tự động hóa quy trình kiểm kho, giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người và nâng cao độ chính xác.
4.3. Quản lý dòng chảy hàng hoá
SKU giúp doanh nghiệp theo dõi dòng chảy của hàng hóa từ khi nhập kho cho đến khi xuất kho. Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình xuất nhập hàng và quản lý tồn kho.
- Theo dõi tình trạng sản phẩm: Mã SKU giúp theo dõi tình trạng của từng sản phẩm (ví dụ: đang trong kho, đã bán, đã xuất kho, hoặc hết hàng). Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho và tình hình bán hàng.
- Dự báo nhu cầu và kế hoạch nhập hàng: Dựa trên dữ liệu SKU, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng tiêu dùng và dự báo nhu cầu trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều sản phẩm.
4.4. Tối ưu không gian lưu trữ
Sử dụng SKU giúp tối ưu hóa không gian kho bãi bằng cách phân loại và bố trí sản phẩm hợp lý. Điều này giúp tăng khả năng lưu trữ và giảm chi phí quản lý kho.
- Sắp xếp theo loại sản phẩm: Các sản phẩm cùng loại hoặc có kích thước tương đương có thể được đặt gần nhau, giúp tiết kiệm diện tích kho và dễ dàng vận chuyển.
- Sắp xếp theo tần suất xuất hàng: Các sản phẩm bán chạy có thể được đặt ở các vị trí dễ tiếp cận hơn, trong khi các sản phẩm ít bán có thể được lưu trữ ở khu vực xa hơn. Điều này giúp giảm thiểu thời gian di chuyển và tìm kiếm sản phẩm khi xuất hàng.
4.5. Minh bạch, dễ báo cáo
Một ứng dụng quan trọng khác của SKU trong quản lý kho là khả năng tạo ra các báo cáo chi tiết và minh bạch về tình trạng kho và sản phẩm.
- Báo cáo tồn kho chi tiết: Với mỗi sản phẩm được gán mã SKU, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo báo cáo tồn kho theo từng mặt hàng, giúp theo dõi tình hình kho bãi trong thời gian thực.
- Dễ dàng đối chiếu và kiểm tra: SKU giúp dễ dàng đối chiếu giữa các báo cáo xuất nhập kho, giúp phát hiện sai sót hoặc gian lận nếu có.
Ứng dụng của mã SKU trong quản lý kho hàng
5. Sự khác biệt giữa SKU và UPC
SKU (Stock Keeping Unit) và UPC (Universal Product Code) đều là mã nhận dạng sản phẩm, nhưng chúng phục vụ những mục đích khác nhau và có những đặc điểm riêng biệt trong việc sử dụng. Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai mã này, chúng ta sẽ phân tích chi tiết từng yếu tố.
5.1. Khái niệm cơ bản
- SKU: là mã nhận dạng sản phẩm được sử dụng để quản lý hàng hóa trong kho. Đây là mã duy nhất mà doanh nghiệp tạo ra cho từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm nhằm kiểm soát hàng tồn kho, phân loại và theo dõi sản phẩm.
- UPC: là mã vạch chuẩn quốc tế được sử dụng để nhận dạng sản phẩm bán lẻ trên toàn cầu. Đây là hệ thống mã vạch 1D được công nhận quốc tế, giúp các nhà bán lẻ, nhà phân phối, và khách hàng nhận diện sản phẩm một cách nhanh chóng trong hệ thống bán hàng.
5.2. Mục đích sử dụng
-
- SKU: Mục đích chính là hỗ trợ quản lý kho hàng nội bộ của doanh nghiệp. Mã giúp doanh nghiệp tổ chức và theo dõi từng mặt hàng một cách chi tiết.
- UPC: Mã UPC chủ yếu được sử dụng trong bán lẻ và hệ thống thanh toán để nhận diện sản phẩm khi giao dịch. Nó giúp các hệ thống máy quét tại các điểm bán hàng (POS) nhận diện nhanh chóng các sản phẩm khi thanh toán, phục vụ cho việc quản lý hàng hóa ở cấp độ toàn cầu.
5.3. Cấu trúc và cách thức hoạt động
- SKU: Mã SKU linh hoạt trong cấu trúc, mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng cấu trúc riêng sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và nhu cầu kiểm soát sản phẩm của mình. Mã không được chuẩn hoá toàn cầu và có thể thay đổi tùy theo cách doanh nghiệp tổ chức mã sản phẩm.
- UPC: Mã UPC luôn có 12 chữ số, chia làm các thành phần: Mã quốc gia (6 chữ số đầu tiên), mã nhà sản xuất (5 chữ số tiếp theo), mã sản phẩm (1 chữ số cuối cùng). Mã UPC là một hệ thống chuẩn hóa quốc tế được sử dụng trên toàn cầu, giúp việc giao dịch giữa các quốc gia và các hệ thống bán lẻ trở nên dễ dàng và chính xác.
5.4. Khả năng tùy chỉnh
- SKU: Có tính linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tuỳ chỉnh mã theo nhu cầu.
- UPC: Không thể tùy chỉnh. Đây là mã nhận dạng sản phẩm chuẩn toàn cầu và chỉ cung cấp một thông tin duy nhất về sản phẩm, không đi sâu vào các chi tiết như SKU.
5.5. Ứng dụng và phạm vi sử dụng
- SKU: Sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong các hoạt động quản lý kho, vận chuyển, và kiểm soát tồn kho.
- UPC: Sử dụng trong môi trường bán lẻ và thương mại điện tử để nhận dạng sản phẩm khi thanh toán và giao dịch. Các hệ thống thanh toán tự động tại các cửa hàng, siêu thị, và các điểm bán lẻ sử dụng mã UPC để quét và xử lý các giao dịch bán hàng một cách nhanh chóng.
Trong thực tế, SKU và UPC không thay thế nhau mà thường được sử dụng cùng nhau để tối ưu hóa quy trình quản lý sản phẩm. UPC là mã tiêu chuẩn dùng để nhận diện sản phẩm khi bán hàng và giao dịch, trong khi SKU giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm chi tiết hơn trong kho.
6. Những câu hỏi thường gặp
6.1. Sai lầm thường gặp khi tạo SKU là gì?
Một số sai lầm phổ biến bao gồm: đặt SKU không theo quy tắc nhất quán, sử dụng mã quá dài, hoặc không đảm bảo tính duy nhất của SKU
6.2. SKU có áp dụng được trong bán hàng đa kênh không?
SKU rất hữu ích để đồng bộ sản phẩm trên các kênh bán hàng khác nhau như website, sàn thương mại điện tử, và cửa hàng.
Việc xây dựng mã SKU hiệu quả là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất hoạt động. Với kinh nghiệm trong ngành logistics, Viettel Post không ngừng cải tiến công nghệ, tích hợp hệ thống SKU hiện đại để mang đến cho khách hàng dịch vụ nhanh hơn, chính xác hơn và dễ dàng hơn. Hãy để Viettel Post đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trên hành trình tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng!
