Gửi hàng hoá qua công ty vận chuyển là nhu cầu không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại, từ tài liệu quan trọng đến hàng hoá, thực phẩm thiết yếu, đặc biệt là khi mua sắm online đang ngày càng được ưa chuộng. Tuy nhiên, không ít người còn bối rối khi phân biệt giữa bưu phẩm, bưu kiện và bưu gửi. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, điều kiện gửi và các vấn đề liên quan khi sử dụng dịch vụ tại Viettel Post nhé!
Phân biệt sự khác nhau giữa bưu phẩm, bưu kiện và bưu gửi
1. Bưu phẩm là gì?
Bưu phẩm là thuật ngữ dùng để chỉ các loại tài liệu, giấy tờ hoặc vật phẩm nhẹ được gửi thông qua dịch vụ bưu chính. Đây là một hình thức vận chuyển phổ biến, phù hợp với những doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có nhu cầu gửi những nội dung quan trọng mà không đòi hỏi kích thước, trọng lượng lớn.
1.1. Đặc điểm nổi bật của bưu phẩm
- Kích thước nhỏ, trọng lượng nhẹ: Thường dưới 2kg, phù hợp cho các loại tài liệu, thư từ, hoặc ấn phẩm nhỏ gọn. Vì thế các bưu phẩm được thiết kế dễ dàng đóng gói và vận chuyển, đảm bảo an toàn, vẹn nguyên khi nhận hàng.
- Ứng dụng: Gửi các loại thư tín, hợp đồng, giấy tờ pháp lý, hóa đơn, hoặc các ấn phẩm quảng cáo.
- Lợi ích: Được ưu tiên về thời gian giao nhận, bảo đảm tính bảo mật cao, chi phí hợp lý, dễ dàng theo dõi đơn hàng mọi lúc mọi nơi với mã vận đơn.
1.2. Những trường hợp nào nên sử dụng bưu phẩm?
- Doanh nghiệp gửi giấy tờ pháp lý: Hợp đồng, báo cáo tài chính, hóa đơn.
- Cá nhân gửi tài liệu quan trọng: Chứng từ cá nhân, giấy tờ học tập, thư tín.
- Tổ chức gửi ấn phẩm quảng cáo: Catalogue, tờ rơi, thư mời tham dự sự kiện.
Sử dụng bưu phẩm mang lại sự tiện lợi, bảo mật, và chi phí hợp lý, đặc biệt khi bạn cần gửi các tài liệu nhỏ gọn hoặc thông tin quan trọng. Viettel Post luôn đảm bảo cung cấp dịch vụ vận chuyển bưu phẩm nhanh chóng và an toàn, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
2. Bưu kiện là gì?
Bưu kiện là thuật ngữ dùng để chỉ những gói hàng, kiện hàng có chứa vật phẩm, hàng hoá với trọng lượng và kích thước lớn hơn so với bưu phẩm, cần được vận chuyển từ nơi này đến nơi khác.
Đây là giải pháp lý tưởng cho các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức muốn vận chuyển hàng hóa số lượng lớn, cồng kềnh nhanh chóng, an toàn và đảm bảo chất lượng.
2.1. Đặc điểm nổi bật của bưu kiện
-
- Trọng lượng lớn: Trọng lượng bưu kiện thường dao động từ vài kilogam đến hàng chục kilogam, tùy thuộc vào dịch vụ và phương tiện vận chuyển.
- Kích thước đa dạng: Kích thước bưu kiện có thể lớn hơn nhiều so với bưu phẩm, nhưng vẫn phải đáp ứng các quy định đóng gói và vận chuyển của đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Ứng dụng: Sử dụng gửi các mặt hàng như quần áo, giày dép, đồ gia dụng, thiết thiết bị điện tử, thực phẩm khô, hoặc quà tặng. Thậm chí có thể là hàng hóa đặc biệt như vật phẩm dễ vỡ, cần bảo quản lạnh, hoặc hàng hóa có giá trị cao (yêu cầu dịch vụ bảo hiểm).
- Yêu cầu đóng gói: Hàng hóa phải được đóng gói chắc chắn bằng hộp carton, bọc chống sốc, hoặc túi chuyên dụng để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Trên mỗi gói hàng, bạn cần ghi đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, cùng với mã vận đơn.
2.2. Những trường hợp nào nên sử dụng bưu kiện?
- Doanh nghiệp: Gửi sản phẩm cho khách hàng trong và ngoài nước nhằm phân phối đến các đại lý, đối tác kinh doanh.
- Cá nhân: Gửi quà tặng, đồ dùng cá nhân hoặc hàng hoá lớn không thể mang theo khi di chuyển.
- Kinh doanh thương mại điện tử: Phù hợp để gửi các sản phẩm đã bán trên các nền tảng trực tuyến như Shopee, Lazada, Tiki.
3. Bưu gửi là gì?
Bưu gửi là thuật ngữ tổng quát trong lĩnh vực bưu chính, dùng để chỉ tất cả các loại thư từ, tài liệu, hàng hoá hoặc bất kỳ vật phẩm nào được gửi qua công ty vận chuyển.
3.1. Đặc điểm nổi bật của bưu gửi
- Đa dạng: Bưu gửi không giới hạn loại hình vật phẩm từ thư từ, giấy tờ quan trọng, sách báo cho đến các mặt hàng thương mại, quà tặng, hàng hoá đặc biệt như thực phẩm, vật phẩm có giá trị cao. Phạm vi áp dụng từ nội địa đến quốc tế, các dịch vụ linh hoạt về thời gian và phương thức vận chuyển.
- Mục đích sử dụng: Gửi tài liệu, hợp đồng, hàng hoá mua bán trên các nền tảng thương mại điện tử, vận chuyển quà tặng hoặc vật phẩm cá nhân.
- Hệ thống quản lý: Mỗi bưu gửi đều được gắn mã vận đơn, người gửi chủ động theo dõi và quản lý hành trình vận chuyển một cách chi tiết mọi lúc mọi nơi.
- Quy trình chặt chẽ: Tất cả bưu gửi đều được kiểm tra kỹ lưỡng về nội dung, đóng gói và trọng lượng trước khi đưa vào hệ thống vận chuyển.
3.2. Phân loại bưu gửi
- Theo loại hàng hoá: Bưu phẩm (thư từ, giấy tờ, tài liệu nhỏ gọn), bưu kiện (các gói hàng, sản phẩm có kích thước và trọng lượng lớn), hàng hoá đặc biệt (mặt hàng đông lạnh, hàng dễ vỡ, hàng có giá trị cao).
- Theo dịch vụ vận chuyển: Bưu gửi tiết kiệm (dành cho những loại hàng không yêu cầu gấp về thời gian, tiết kiệm chi phí), bưu gửi chuyển phát nhanh, bưu gửi hoả tốc, hẹn giờ, bưu gửi chuyển phát quốc tế.
- Phương tiện vận chuyển: Vận chuyển đường bộ, đường hàng không, đường biển,… tuỳ thuộc vào loại hàng hoá và điểm đến.
Bưu gửi là phương tiện để các cá nhân, doanh nghiệp gửi hàng hóa và thông tin một cách an toàn và nhanh chóng. Điều này, giúp thúc đẩy hoạt động thương mại, giao dịch kinh doanh, cũng như các hoạt động giao tiếp giữa các cá nhân.
4. Điều kiện để gửi một bưu phẩm, bưu kiện là gì?
Để đảm bảo quá trình vận chuyển bưu phẩm và bưu kiện diễn ra an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật, khách hàng cần tuân thủ một số điều kiện cơ bản. Những điều kiện này được áp dụng nhằm bảo vệ quyền lợi của cả người gửi và người nhận, đồng thời đảm bảo quy trình vận chuyển trơn tru.
Đảm bảo điều kiện gửi bưu phẩm, bưu kiện giúp bảo vệ quyền lợi giao nhận hàng
4.1. Điều kiện về hàng hoá và nội dung bưu gửi
- Không vi phạm pháp luật: Hàng hoá, tài liệu trong bưu phẩm, bưu kiện không chứa nội dung cấm theo quy định pháp luật Việt Nam và quốc tế. Những mặt hàng cấm vận chuyển gồm: chất nổ, chất dễ cháy, ma túy, vũ khí, động vật sống (trừ trường hợp đặc biệt được phép).
- Phù hợp với dịch vụ bưu chính: Vật phẩm cần có kích thước và trọng lượng phù hợp với tiêu chuẩn của công ty vận chuyển. Những mặt hàng đặc biệt (dễ vỡ, đông lạnh, thực phẩm) cần được đóng gói đúng quy chuẩn và tuân thủ yêu cầu riêng của từng loại hàng.
- Khai báo trung thực: Người gửi cần khai báo đúng chuẩn các thông tin, nội dung, giá trị và đặc điểm của bưu phẩm, bưu kiện.
4.2. Điều kiện đóng gói bưu phẩm, bưu kiện
- Đảm bảo an toàn: Hàng hoá cần đóng gói chắc chắn, tránh hư hỏng, móp méo, bạn nên sử dụng vật liệu bảo vệ như hộp carton, túi chống sốc, màng bọc bong bóng để bảo vệ hàng hóa bên trong.
- Phù hợp tính chất của hàng hoá: Hàng dễ vỡ như thuỷ tinh, gốm sứ cần được bọc kín và có ký hiệu cảnh báo. Thực phẩm, hàng đông lạnh nên sử dụng vật liệu bảo quản phù hợp, không gây rò rỉ ảnh hưởng đến các bưu phẩm khác.
- Tuân thủ về trọng lượng và kích thước: Tại Viettel Post, Quy đổi trọng lượng theo đúng quy định: Chuyển phát nhanh và chuyển phát tiết kiệm: Dài x Rộng x Cao/5000. Không tính trọng lượng cồng kềnh đối với hàng hoá có tổng kích thước 3 chiều <1000 cm.
4.3. Thông tin gửi và nhận
- Cung cấp địa chỉ rõ ràng: Địa chỉ người nhận cần đầy đủ thông tin số nhà, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Đối với bưu gửi quốc tế, cần khai báo thêm mã bưu chính (ZIP code) và quốc gia nhận hàng.
- Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại liên hệ của người gửi và người nhận để đơn vị vận chuyển dễ dàng xác nhận khi cần thiết. Email có thể được sử dụng để cập nhật trạng thái bưu gửi.
- Ghi chú đặc biệt nếu có: Nếu bưu gửi cần giao vào thời gian cụ thể hoặc yêu cầu đặc biệt, người gửi nên ghi chú rõ ràng.
4.4. Thanh toán phí gửi
- Thanh toán trước cước vận chuyển: Người gửi cần thanh toán toàn bộ phí vận chuyển trước khi bưu phẩm/ bưu kiện được chấp nhận. Phí sẽ phụ thuộc vào loại hàng hoá, khoảng cách giao nhận và loại hình vận chuyển.
- Dịch vụ cộng thêm: Nếu chọn dịch vụ bảo hiểm người gửi cần thanh toán thêm các khoản phí liên quan.
- Chính sách hoàn cước: Trong một số trường hợp (ví dụ: bưu gửi bị từ chối hoặc hoàn trả), khách hàng có thể yêu cầu hoàn phí, tùy thuộc vào điều khoản của dịch vụ bưu chính.
4.5. Điều kiện đặc biệt cho bưu gửi quốc tế
- Tuân thủ quy định hải quan: Hàng hóa gửi đi quốc tế cần có hoá đơn, chứng từ khai báo hải quan đầy đủ. Người gửi có thể phải đóng thuế xuất khẩu, chịu các khoản phí bổ sung theo quy định.
- Đảm bảo tính hợp pháp: Hàng hóa phải phù hợp với quy định của cả nước gửi và nước nhận.
- Thời gian giao hàng: Bưu gửi quốc tế có thể mất nhiều thời gian hơn do quá trình kiểm tra tại hải quan. Người gửi nên chọn dịch vụ có uy tín để đảm bảo hàng hóa không bị chậm trễ hoặc thất lạc.
>> Tham khảo thêm: Điều kiện để gửi một bưu phẩm, bưu kiện tại Viettel Post
5. Làm sao để tính phí gửi bưu phẩm, bưu kiện?
Phí gửi bưu phẩm, bưu kiện được tính dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, phụ thuộc vào loại hình dịch vụ, trọng lượng, kích thước và các yêu cầu đặc biệt trong quá trình vận chuyển:
- Trọng lượng thực tế: Đây là cân nặng thực tế của bưu phẩm, bưu kiện sau khi đóng gói. Đơn vị vận chuyển thường áp dụng mức phí dựa trên mỗi kg.
- Trọng lượng quy đổi: Đối với các bưu kiện có kích thước lớn nhưng nhẹ (ví dụ: hộp rỗng hoặc sản phẩm bằng xốp), phí gửi có thể được tính dựa trên trọng lượng quy đổi. Công thức tính trọng lượng quy đổi tại Viettel Post: Dài x Rộng x Cao/ 5000 (cm).
- Khoảng cách vận chuyển: Phí vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện sẽ tăng dần theo khoảng cách. Gửi bưu phẩm trong cùng một thành phố thường có chi phí thấp hơn so với gửi liên tỉnh, liên miền hoặc quốc tế. Đối với bưu phẩm, bưu kiện quốc tế, phí vận chuyển phụ thuộc vào quốc gia nhận hàng, phương tiện và khâu xử lý hải quan.
- Loại hình dịch vụ: Cước phí vận chuyển cũng sẽ phụ thuộc nhiều vào loại hình dịch vụ. Nếu yêu cầu giao hàng hỏa tốc, cước phí sẽ cao hơn so với dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc tiết kiệm.
- Phí phụ thu và các dịch vụ kèm theo: Nếu người gửi có nhu cầu sử dụng các dịch vụ kèm theo như thu hộ COD, Bảo hiểm hàng hóa hoặc đóng gói chuyên dụng thì phí gửi bưu phẩm, bưu kiện cũng sẽ tăng thêm.
Cách tính phí gửi bưu phẩm/ bưu kiện theo từng bước trên app ViettelPost
- Bước 1: Tải app ViettelPost từ App Store/ Google Play. Đăng ký và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Bước 2: Tiếp theo bạn bấm chọn vào mục “Tra tính cước phí” để ước tính chi phí bưu phẩm/ bưu kiện cần gửi.
- Bước 3: Ở bước này, bạn tích chọn “Trong nước” hoặc “quốc tế” tuỳ theo nhu cầu gửi hàng. Bạn nhập đầy đủ thông tin theo mẫu có sẵn trên giao diện app. Sau đón bấm chọn “Tra cứu cước”
- Bước 4: Hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị chi tiết cước phí vận chuyển.
>> Tham khảo thêm: Cập nhật mới nhất Bảng giá Viettel Post 2024
Cách tính phí gửi bưu kiện, bưu phẩm chính xác, tiện lợi tại Viettel Post
6. Những câu hỏi thường gặp:
6.1. Cách tra cứu đơn hàng bưu phẩm đã gửi ở Viettel Post
Để tra cứu đơn hàng bưu phẩm tại Viettel Post, bạn truy cập website/ app Viettel Post, sử dụng mã vận đơn được cung cấp khi gửi hàng để theo dõi tình trạng đơn hàng của bạn.
6.2. Nếu bưu phẩm của tôi gửi ở Viettel Post bị thất lạc thì sao?
Nếu bưu phẩm của bạn bị thất lạc, liên hệ ngay với dịch vụ chăm sóc khách hàng của Viettel Post để báo cáo sự cố. Cung cấp thông tin chi tiết về bưu phẩm và mã vận đơn để hỗ trợ trong việc tìm kiếm và giải quyết vấn đề.
6.3. Vì sao bưu phẩm/ bưu kiện của tôi không phát được?
Một số nguyên nhân phổ biến khiến bưu phẩm/ bưu kiện của bạn không vận chuyển đến đúng nơi gồm:
- Sai hoặc thiếu địa chỉ người nhận.
- Người nhận không có mặt tại thời điểm phát hàng.
- Hàng hóa không đáp ứng điều kiện vận chuyển.
Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa bưu phẩm, bưu kiện và bưu gửi không chỉ giúp bạn lựa chọn dịch vụ phù hợp mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí. Với mạng lưới rộng khắp và dịch vụ đa dạng, Viettel Post luôn nỗ lực cải tiến để mang lại trải nghiệm vận chuyển thuận tiện và đáng tin cậy nhất. Hãy bắt đầu hành trình gửi hàng dễ dàng hơn với Viettel Post ngay hôm nay!
