Trong kinh doanh online, việc quản lý sản phẩm và đơn hàng một cách hiệu quả trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều chủ shop, doanh nghiệp. Một trong những công cụ hữu ích nhất giúp đơn giản hoá quy trình này chính là mã vạch. Dù bạn là một chủ cửa hàng nhỏ hay doanh nghiệp lớn, hiểu biết về mã vạch sẽ giúp tổ chức của bạn vận hành thông minh, gia tăng trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Cùng Viettel Post khám phá chi tiết ngay dưới đây!
Mã vạch hỗ trợ quản lý hàng hóa tiện lợi và nhanh chóng hơn
1. Mã vạch 1D
Mã vạch 1D là loại mã đơn giản nhất, thường thấy trên các sản phẩm tiêu dùng hằng ngày. Cấu trúc của mã vạch 1D là những vạch dọc đen trắng với các con số ở phía dưới. Đây là mã vạch mã hoá thông tin theo một chiều từ trái sang phải, ứng dụng trong quản lý hàng hoá bán lẻ, vận chuyển và logistics.
1.1. Khái niệm
Mã vạch 1D, còn gọi là mã Barcode hay mã vạch tuyến tính, là loại mã vạch truyền thống với các vạch dọc đen trắng song song nhau. Mã vạch 1D chứa thông tin dưới dạng chuỗi ký tự và số (thường giới hạn trong 20 – 25 ký tự), được sắp xếp thành các khoảng cách khác nhau để máy quét có thể giải mã.
Thông tin mã hóa trong mã vạch 1D thường là các dữ liệu đơn giản như mã sản phẩm, giá cả, số lượng, hoặc các thông tin ngắn gọn khác.
- Ưu điểm: Mã vạch 1D là dễ in, dễ sử dụng, có chi phí thấp và phù hợp với nhiều ngành nghề.
- Nhược điểm: Dung lượng lưu trữ hạn chế và có kích thước lớn nếu phải chứa nhiều dữ liệu.
1.2. Các loại mã vạch 1D thông dụng
Mỗi loại mã vạch 1D đều có những đặc điểm và ứng dụng riêng, tùy theo ngành nghề hoặc mục đích sử dụng. Dưới đây là các loại mã vạch thông dụng theo dạng 1D giúp chủ shop nâng cao hiệu quả kinh doanh:
- Mã UPC (Universal Product Code): Sử dụng chủ yếu trong ngành bán lẻ tại Mỹ và Canada. UPC thường có 12 chữ số, bao gồm mã nhà sản xuất (5 số đầu), mã sản phẩm (5 số tiếp theo) và số kiểm tra. Mã xuất hiện trên hầu hết các loại thực phẩm, đồ uống và mặt hàng tiêu dùng hàng ngày.
- Mã EAN (European Article Number): Tương tự như UPC, mã EAN cũng được sử dụng chủ yếu tại châu Âu và nhiều quốc gia khác trên thế giới. EAN-13 chứa 13 số và EAN-8 chứa 8 số, gồm mã quốc gia, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và số kiểm tra.
- Mã Code 39: Dung lượng của mã không giới hạn và có thể mã hoá được cả các ký tự chữ hoa, dãy số tự nhiên và một số ký tự khác. Mã ứng dụng trong: Bộ Quốc phòng, ngành Y tế, cơ quan hành chính, xuất bản sách,… Loại mã này có thể chứa thông tin chi tiết hơn (như số, chữ cái in hoa lẫn in thường và ký tự đặc biệt) so với UPC và EAN.
- Mã Code 128: Được xem là bảng nâng cấp của mã code 39, code 128 có khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn và linh hoạt hơn, cho phép mã hóa toàn bộ ký tự trong bảng ASCII. Mã được sử dụng nhiều trong ngành vận chuyển và logistics, giúp quản lý thông tin đơn hàng hiệu quả.
- ITF (Interleaved 2 of 5): Đây là mã hóa ký tự số và sử dụng bộ ASCII đầy đủ. Mã có thể thay đổi độ dài Barcode và khả năng nén cao, nhờ vậy khả năng lưu trữ dung lượng thông tin nhiều hơn.
Các loại mã vạch 1D thông dụng hiện nay
2. Mã vạch 2D
Khác với mã 1D chỉ sử dụng các vạch dọc để mã hóa thông tin, mã vạch 2D được xem là bước tiến vượt trội với khả năng lưu trữ dữ liệu trong không gian hai chiều. Thay vì chỉ đọc thông tin từ 1 chiều, mã vạch 2D có thể chứa dữ liệu theo cả chiều ngang và chiều dọc, giúp tăng khả năng lưu trữ và giải mã thông tin.
2.1. Khái niệm
Mã vạch 2D, hay còn gọi là mã vạch 2 chiều, là mã vạch đại diện cho các dữ liệu được mã hoá trong một ma trận gồm những ô vuông lớn xen kẽ. Với ưu điểm lưu trữ được nhiều thông tin hơn so với mã vạch 1D, mã 2D có thể sắp xếp đa dạng theo chiều ngang hoặc dọc.
Có thể chứa ít nhất 2000 ký tự, mã vạch 2D thường được ứng dụng để liên kết với các website hoặc theo dõi sản phẩm, nhận dạng sản phẩm, thanh toán trực tuyến,…
2.2. Các loại mã vạch 2D thông dụng
Các loại mã vạch 2D đều có ưu điểm và ứng dụng riêng, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và đặc điểm dữ liệu cần lưu trữ. Dưới đây là các loại mã vạch thông dụng dạng 2D thường gặp:
- QR Code (Quick Response Code): Là mã vạch 2D phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động tiếp thị quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, chương trình khuyến mãi, hay dùng để quét mã thanh toán, chuyển tiền. Với khả năng lưu trữ khoảng 7089 ký tự số và 4296 ký tự chữ số, QR Code có kích thước đa dạng, đọc dữ liệu nhanh, hỗ trợ mã hoá 4 chế độ khác nhau của dữ liệu (số, chữ, byte, kanji), ít bị lỗi khi dùng và miễn phí sử dụng.
- Data Matrix: Mã ma trận thường được sử dụng trong các trường hợp yêu cầu độ chính xác cao và kích thước nhỏ. Loại mã này khá phổ biến trong ngành công nghiệp và y tế, nơi cần mã hóa thông tin chi tiết trên các sản phẩm nhỏ hoặc thiết bị. Data Matrix có khả năng chứa dữ liệu lên đến 2.000 ký tự và quét chính xác ngay cả khi bị lỗi một phần.
- PDF417: Đây là dạng mã vạch 2D được sử dụng phổ biến tại nước ngoài và hoàn toàn miễn phí, dùng để lưu trữ dữ liệu phức tạp như chứng minh thư, vé máy bay, hóa đơn. PDF417 có thể chứa nhiều loại dữ liệu, bao gồm chữ cái, số và ký tự đặc biệt.
- Aztec Code: Mã vạch 2D thường được dùng trong ngành giao thông và vận tải. Loại mã này có khả năng lưu trữ thông tin ngay cả khi kích thước mã nhỏ và quét tốt dưới điều kiện ánh sáng kém. Aztec Code còn có khả năng chứa dữ liệu lên đến 3.000 ký tự số hoặc 1.900 ký tự chữ nên thường được áp dụng trên các vé điện tử hoặc tài liệu khác.
Các loại mã vạch 2D được ứng dụng nhiều hiện nay
3. Mã vạch 1D và 2D khác nhau như thế nào? Loại nào phù hợp để sử dụng cho sản phẩm của tôi?
Các loại mã vạch thông dụng như 1D và 2D có nhiều điểm khác biệt rõ ràng về cấu trúc và chức năng. Việc lựa chọn loại mã vạch nào phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Dưới đây là bảng so sánh giữa hai loại mã vạch này và gợi ý loại mã phù hợp với sản phẩm, dịch vụ của bạn:
| Tiêu chí | Mã vạch 1D | Mã vạch 2D |
| Số lượng ký tự | Khoảng 25 ký tự | Khoảng 2000 ký tự |
| Hình dạng | Hình ngang và chữ nhật | Hình vuông, chữ nhật và hình tròn |
| Cấu trúc | Được thiết kế dưới dạng các vạch dọc đen trắng song song. | Được thiết kế dưới dạng lưới ô vuông hoặc nhiều hình dạng khác trong không gian hai chiều. |
| Khả năng quét và đọc | Cần được quét theo chiều dọc và yêu cầu mã vạch phải có kích thước đủ lớn để đọc được.
Đọc nhanh và dễ thực hiện trong môi trường ổn định. |
Có khả năng quét từ nhiều góc độ khác nhau và đọc chính xác ngay cả khi bị hư hỏng một phần hoặc bị biến dạng.
Có thể quét nhanh chóng bằng các thiết bị hiện đại và thậm chí qua điện thoại thông minh. |
| Nhu cầu sử dụng | Yêu cầu đơn giản, như mã sản phẩm, giá cả và số lượng. | Yêu cầu phức tạp hơn, như chứa liên kết web, dữ liệu chi tiết về sản phẩm và thông tin liên hệ. |
| Ngành/ lĩnh vực phù hợp | Bán lẻ ( siêu thị, cửa hàng tiện lợi, cửa hàng thời trang).
Quản lý kho, chuyển phát nhanh. Sản xuất và y tế. |
Quảng cáo và marketing (tờ rơi, poster, website,…).
Vé điện tử và sự kiện. Thanh toán và thương mại điện tử (Momo, ZaloPay, WeChat Pay, Alipay,…). Y tế và dược phẩm. Quản lý tài sản và linh kiện. Hành chính công. Bảo mật và xác thực thông tin (hộ chiếu, chứng minh thư, giấy phép lái xe,…). |
4. Barcode có vai trò như thế nào trong việc quản lý và theo dõi đơn hàng trong quá trình giao hàng?
Việc quản lý và theo dõi đơn hàng chính xác, nhanh chóng là yếu tố giúp chủ cửa hàng duy trì hiệu quả và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Theo đó, Barcode (mã vạch 1D) là công cụ không thể thiếu trong quy trình này. Tuy đơn giản, nhưng barcode lại đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu quá trình giao nhận và quản lý đơn hàng.
- Hỗ trợ quản lý đơn hàng dễ dàng: Khi nhân viên quét barcode, toàn bộ thông tin về đơn hàng sẽ được truy xuất ngay lập tức. Nhờ đó, việc theo dõi và cập nhật thông tin trở nên chính xác và kịp thời, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành: Mã sản phẩm, số lượng, tình trạng đơn hàng, địa chỉ giao hàng.
- Theo dõi đơn hàng mọi lúc mọi nơi: Khi sản phẩm rời khỏi kho, barcode sẽ tiếp tục phát huy tác dụng trong suốt quá trình vận chuyển. Mỗi lần đơn hàng di chuyển qua một điểm giao nhận, nhân viên sẽ quét mã vạch để cập nhật vị trí hiện tại. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý lộ trình giao hàng, mà còn giúp khách hàng theo dõi đơn hàng của họ trong thời gian thực.
- Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian: Sử dụng barcode giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu tối đa những lỗi có thể xảy ra, từ đó tăng tính chính xác và hiệu quả công việc. Ngoài ra, quét barcode chỉ mất vài giây, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quy trình quản lý đơn hàng.
Barcode là công cụ không thể thiếu trong quản lý và theo dõi đơn hàng
5. Những câu hỏi thường gặp:
5.1. Mã vạch nào thích hợp cho các sản phẩm có kích thước nhỏ?
Mã vạch Data Matrix và QR Code thường là sự lựa chọn tốt cho các sản phẩm nhỏ, vì chúng có khả năng lưu trữ nhiều thông tin trong một diện tích hạn chế.
5.2. Mã vạch có thể bị hỏng hoặc bị lỗi không? Nếu có, làm thế nào để khắc phục?
Mã vạch vẫn có thể bị lỗi do in ấn hoặc hư hỏng vật lý. Để khắc phục, bạn hãy đảm bảo mã vạch được in chất lượng cao, đặt trong môi trường sạch sẽ. Đừng quên thay thế mã vạch bị hỏng kịp thời và kiểm tra các thiết bị quét để đảm bảo chúng hoạt động chính xác.
5.3 Làm thế nào để chọn loại mã vạch phù hợp cho doanh nghiệp?
Việc chọn loại mã vạch phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Chẳng hạn như loại dữ liệu cần mã hóa, kích thước sản phẩm và môi trường sử dụng.
Hiểu rõ các loại mã vạch thông dụng giúp chủ shop, doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, quản lý và theo dõi hàng hóa trong nhiều lĩnh vực. Dù là mã 1D hay 2D đều có thể là giải pháp phù hợp với nhu cầu quản lý cụ thể. Nếu đang cần một dịch vụ giao hàng nhanh chóng, chính xác với công nghệ mã vạch hiện đại, Viettel Post sẽ là lựa chọn đáng tin cậy cho bạn!
