Hàng tồn kho thường được biết đến là những kệ hàng chất đầy sản phẩm chưa tiêu thụ được, tuy nhiên cách hiểu này chưa hoàn toàn đúng. Thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho chủ shop. Vậy hàng tồn kho là gì? Cùng Viettel Post khám phá ngay!
1. Hàng tồn kho là gì?
Khi nhắc đến hàng tồn kho, nhiều người thường lầm tưởng đây là những mặt hàng tồn đọng, không thể bán theo kế hoạch hoặc “ế”. Nhưng định nghĩa này là chưa chính xác. Vậy thực chất hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho (Inventory) là toàn bộ các sản phẩm, nguyên vật liệu, hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp lưu trữ (dự trữ) sẵn để dùng trong quá trình sản xuất hoặc để bán trong thời gian tới. Đây là một phần quan trọng cần có trong quản lý kinh doanh, giúp duy trì hoạt động sản xuất liên tục và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp chủ doanh nghiệp tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận, đồng thời giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc lưu trữ quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa.
Hàng tồn kho là một phần quan trọng cần có trong quản lý kinh doanh
2. Phân loại hàng tồn kho
Việc phân loại hàng tồn chi tiết giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý, đảm bảo hiệu quả trong lưu kho và xuất kho, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường. Vậy hàng tồn kho bao gồm những gì?
2.1. Phân loại theo đặc điểm
Theo đặc điểm, hàng tồn kho có thể được chia thành các nhóm sau:
- Hàng tồn kho nguyên vật liệu: Là những nguyên liệu thô, phụ kiện mà doanh nghiệp mua về để sản xuất thành phẩm.
- Hàng tồn kho thành phẩm: Đây là sản phẩm đã qua quá trình sản xuất và đang chờ được bán ra thị trường.
- Hàng tồn kho bán thành phẩm: Sản phẩm chưa hoàn chỉnh, vẫn đang trong quá trình sản xuất và cần tiếp tục các bước tiếp theo để tạo ra thành phẩm.
- Hàng tồn kho công cụ, dụng cụ: Bao gồm những vật dụng hỗ trợ cho quá trình sản xuất như máy móc, thiết bị hoặc phụ tùng dự phòng phục vụ công tác bảo trì, bảo hành nhưng chưa phải là sản phẩm bán ra.
2.2. Phân loại theo chủng loại
Ngoài phân loại theo đặc điểm, hàng tồn kho cũng có thể được chia theo chủng loại, giúp chủ shop dễ dàng quản lý theo ngành hàng:
- Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG): Các sản phẩm như thực phẩm, nước uống, mỹ phẩm, thường có vòng đời ngắn và luân chuyển liên tục.
- Hàng có thời hạn sử dụng: Những sản phẩm có thời hạn sử dụng nhất định, chẳng hạn như thực phẩm tươi, thuốc, hoặc sản phẩm chăm sóc sức khỏe.
- Hàng không có thời hạn sử dụng: Sản phẩm như đồ gia dụng, quần áo thường không bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian.
- Hàng công nghệ: Bao gồm các thiết bị điện tử, sản phẩm công nghệ cao, cần được quản lý chặt chẽ vì dễ mất giá theo thời gian.
3. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp chủ shop giảm chi phí mà còn tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành logistic, Viettel Post khuyến khích các chủ shop áp dụng những phương pháp dưới đây để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn thuận lợi và hiệu quả.
Ứng dụng phương pháp quản lý thông minh trong việc quản lý hàng tồn
3.1. Sử dụng phần mềm quản lý kho
Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, việc quản lý hàng tồn kho thủ công chẳng khác nào “mua vé khứ hồi” về thời kỳ của giấy tờ, sổ sách lỉnh kỉnh. Hãy tưởng tượng việc bạn có thể kiểm tra số lượng hàng hóa nhanh chóng và đơn giản chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Đó chính là sức mạnh của các phần mềm quản lý kho hiện đại.
Sử dụng phần mềm quản lý không chỉ giúp chủ doanh nghiệp biết chính xác lượng hàng đang có, mà còn đưa ra các dự báo và phân tích xu hướng tiêu thụ trong tương lai gần. Điều này giúp giảm thiểu tồn kho dư thừa và tránh tình trạng thiếu hụt hàng vào những thời điểm quan trọng.
3.2. Ứng dụng mã vạch
Mã vạch từ lâu đã trở thành “vũ khí bí mật” trong việc quản lý hàng tồn kho. Tận dụng mã vạch giúp bạn biết chính xác từng sản phẩm, từng lô hàng chỉ với một lần quét. Tất cả thông tin từ ngày nhập, giá bán, số lượng tồn kho… đều hiện ra trước mắt bạn trong giây lát.
Cách quản lý này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian kiểm hàng, mà còn giảm thiểu tối đa sai sót, nhầm lẫn của nhân viên. Đặc biệt, nếu bạn đang kinh doanh online và phải xử lý nhiều đơn hàng mỗi ngày, dùng mã vạch sẽ giúp tốc độ xử lý tăng lên, giúp khách hàng không cần phải chờ đợi quá lâu để nhận hàng.
3.3. Áp dụng mô hình Lean Manufacturing
Lean Manufacturing, nghe có vẻ như thuật ngữ chuyên sâu, nhưng thực tế đây chỉ là một phương pháp giúp các chủ doanh nghiệp “đơn giản hóa” quy trình quản lý kho. Bằng cách loại bỏ những bước không cần thiết trong quy trình sản xuất và lưu kho, chủ shop sẽ giảm được kha khá các chi phí bảo quản, đồng thời tối ưu hóa không gian kho bãi.
3.4. Tính vòng quay tồn kho
Để biết kho hàng của bạn có đang vận hành tốt không, hãy chú ý đến chỉ số vòng quay tồn kho (Inventory Turnover). Đây là thước đo cho biết hàng hóa đang tiêu thụ nhanh hay chậm, giúp chủ doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh hợp lý.
Nếu vòng quay tồn kho quá chậm, đồng nghĩa với việc bạn đang gánh nhiều chi phí lưu kho không cần thiết và có nguy cơ hàng tồn lâu ngày, dễ hỏng hóc hoặc giảm giá trị. Ngược lại, vòng quay nhanh chứng tỏ bạn đã điều phối hàng hóa hợp lý, vừa kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng, vừa tối ưu hóa lợi nhuận.
3.5. Thiết lập vị trí hàng tồn kho
Một bí quyết tưởng chừng như nhỏ nhặt nhưng lại cực kỳ hữu ích trong quản lý kho hàng chính là thiết lập vị trí khoa học. Không ai muốn mất hàng giờ đồng hồ chỉ để tìm một món hàng vì chúng bị xếp lộn xộn đúng không nào?
Để khắc phục điều đó, hãy làm quen với cách sắp xếp hàng trong kho theo các khu vực hợp lý. Ví dụ hàng bán chạy thì để ở nơi dễ thấy, dễ lấy; hàng cồng kềnh thì để ở khu vực lớn hơn, có thể dễ dàng vận chuyển; hàng có thời hạn sử dụng ngắn thì đặt ở vị trí nổi bật nhất. Cách sắp xếp này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình xử lý đơn hàng, đồng thời hạn chế được việc nhầm lẫn hoặc mất mát sản phẩm.
3.6. Sử dụng dịch vụ chuyển phát hỏa tốc
Tâm lý thường thấy của hầu hết của khách hàng là không muốn chờ đợi, nhận hàng càng nhanh càng tốt. Nắm bắt được điều đó, chủ shop nên lựa chọn những dịch vụ chuyển phát có tốc độ hỏa tốc, giao ngay trong ngày với các đơn hàng nội thành nhằm tăng trải nghiệm mua hàng, đồng thời giúp giảm lượng hàng tồn trong kho.
Dịch vụ chuyển phát hỏa tốc của Viettel Post
Đây là dịch vụ chuyển phát hàng hóa, chứng từ, vật phẩm có thứ tự ưu tiên cao nhất tại Viettel Post. Khi sử dụng dịch vụ, khách hàng sẽ được ưu tiên hơn về mặt thời gian so với những loại hình chuyển phát khác. Thời gian nhận hàng của dịch vụ chuyển phát hỏa tốc Viettel Post cụ thể như sau:
- Với đơn hàng nội tỉnh: Từ 6h -24h.
- Với đơn hàng nội miền: Từ 1 đến 1.5 ngày.
- Với đơn hàng liên miền: Từ 1 đến 2 ngày.
Đặc biệt, dịch vụ chuyển phát hỏa tốc của Viettel Post cam kết:
- Thời gian toàn trình tối đa tại nội thành là 3.5 ngày.
- Thời gian toàn trình tối đa tại ngoại thành, huyện/xã là 5.5 ngày.
Gửi hỏa tốc – Giao thần tốc cùng Viettel Post mà không sợ tồn kho
Ứng dụng dịch vụ chuyển phát hỏa tốc vào quản lý kho như thế nào?
Khi sử dụng dịch vụ chuyển phát hỏa tốc, nhà cung cấp có thể bổ sung hàng hay nguyên vật liệu nhanh chóng, từ đó chủ doanh nghiệp không tốn quá nhiều chi phí nhập kho, hao hụt và vận hành kho bãi. Không dừng lại ở tốc độ, Viettel Post còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, đặc biệt đối với những mặt hàng có giá trị cao.
Dịch vụ này không chỉ giúp cải thiện việc quản lý kho mà còn tối ưu hóa toàn bộ quá trình kinh doanh, từ khâu vận chuyển đến khâu chăm sóc khách hàng. Chủ shop có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng và tốc độ giao hàng, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.
4. Những câu hỏi thường gặp:
4.1 Vì sao chủ doanh nghiệp cần quan tâm đến việc quản lý hàng tồn kho?
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa, tối ưu hóa chi phí lưu trữ và đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường kịp thời, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh.
4.2 Quản lý hàng tồn kho trong bán lẻ trực tuyến có khác biệt gì so với bán lẻ truyền thống?
Trong ngành bán lẻ trực tuyến, hàng tồn kho cần được quản lý chặt chẽ hơn để đáp ứng đơn hàng tức thời và khả năng vận chuyển nhanh chóng. Ngược lại, bán lẻ truyền thống thường dựa vào lưu kho trực tiếp có sẵn tại cửa hàng.
4.3 Các chỉ số quan trọng nào cần theo dõi khi quản lý hàng tồn kho?
Các chỉ số cần theo dõi bao gồm: tỷ lệ luân chuyển hàng tồn, thời gian tồn kho trung bình, tỷ lệ lấp đầy đơn hàng và chi phí lưu kho. Những chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý hàng hóa và đưa ra quyết định cải thiện phù hợp.
Hiểu rõ hàng tồn kho là gì và biết cách phân loại, quản lý hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ. Đặc biệt, với sự hỗ trợ của Viettel Post, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về quá trình quản lý và vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng. Hãy để Viettel Post đồng hành cùng bạn trong việc đơn giản hóa quản lý kho và tăng tốc hiệu quả kinh doanh.
