Khi nhu cầu lưu trữ và vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng cao, việc chọn lựa một kho bãi phù hợp trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm vững những yếu tố quan trọng khi thuê kho bãi, điều này có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém. Trong bài viết này, Viettel Post sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mà bạn cần biết để lựa chọn kho bãi phù hợp, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và bền vững hơn!
1. 11 lưu ý quan trọng khi thuê kho bãi, nhà xưởng
Thuê kho bãi không đơn thuần là tìm một địa điểm để lưu trữ hàng hóa. Đây là quyết định có tác động lớn đến quy trình kinh doanh và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là 11 kinh nghiệm thuê kho bãi mà bạn cần lưu ý.
Nắm vững những lưu ý khi thuê kho bãi giúp doanh nghiệp có được lựa chọn phù hợp
1.1. Vị trí và tình trạng kho xưởng
Vị trí kho xưởng không chỉ ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận khách hàng mà còn tác động trực tiếp đến sự linh hoạt trong quản lý hàng hoá. Vì vậy, khi lựa chọn vị trí kho xưởng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố:
Vị trí phù hợp với loại hình kinh doanh
Mỗi loại hình kinh doanh đều có đặc thù riêng, do đó yêu cầu về vị trí kho bãi cũng khác nhau:
- Doanh nghiệp thương mại điện tử: Nên chọn kho gần trung tâm thành phố hoặc khu dân cư đông đúc để giao hàng nhanh chóng.
- Doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Nên ưu tiên kho gần cảng biển, sân bay để tối ưu thời gian thông quan và chi phí vận chuyển quốc tế.
- Doanh nghiệp sản xuất: Cần kho gần nhà máy hoặc khu công nghiệp để dễ dàng lưu trữ nguyên liệu và thành phẩm, giảm chi phí vận chuyển nội bộ.
- Doanh nghiệp phân phối bán lẻ: Ưu tiên kho gần các tuyến đường chính, dễ dàng phân phối hàng hóa đến các đại lý, cửa hàng bán lẻ.
Mức độ thuận tiện trong giao thông
Kho bãi cần đặt tại vị trí có hạ tầng giao thông thuận lợi để đảm bảo lưu thông hàng hóa nhanh chóng:
- Gần đường lớn, giao thông thông thoáng: Tránh kẹt xe, dễ dàng di chuyển đến các khu vực lân cận.
- Gần đường cao tốc hoặc quốc lộ: Phù hợp với doanh nghiệp phân phối hàng hóa liên tỉnh hoặc toàn quốc.
- Đường nội bộ rộng rãi, đủ sức chứa xe tải lớn hoặc container: Đảm bảo quá trình nhập xuất hàng hóa diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng ùn tắc.
- Khoảng cách đến các đơn vị vận chuyển: Nếu có kho gần các trung tâm logistics lớn hoặc bưu cục của Viettel Post sẽ giúp tối ưu thời gian giao nhận hàng hóa.
Bạn nên tránh chọn những vị trí nằm trong hẻm nhỏ, đường cấm xe tải hoặc khu vực thường xuyên ngập úng, kẹt xe. Điều này không chỉ gây khó khăn cho việc vận chuyển mà còn làm tăng chi phí giao hàng.
An ninh khu vực
Ngoài ra, môi trường xung quanh và an ninh khu vực cũng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Doanh nghiệp nên chọn các khu vực có hệ thống an ninh chặt chẽ, tránh các vùng ngập lụt hoặc gần nhà máy hóa chất, dễ xảy ra cháy nổ.
Đồng thời, cơ sở vật chất và tình trạng kho xưởng cần đảm bảo chắc chắn, khô ráo, hệ thống thông gió và chiếu sáng đầy đủ, tránh ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Kho cũng nên được trang bị kệ chứa hàng, xe nâng hàng phù hợp để tối ưu không gian lưu trữ và đảm bảo an toàn khi vận hành.
1.2. Diện tích và hình thức thuê
Diện tích và hình thức thuê ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, mức độ kiểm soát hàng hóa và hiệu suất lưu trữ. Doanh nghiệp cần chọn mô hình phù hợp để tối ưu không gian và tài chính.
Hiện nay, Viettel Post cung cấp ba hình thức thuê kho phổ biến:
- Kho chung: Giải pháp tiết kiệm, linh hoạt, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc kinh doanh theo mùa vụ.
- Kho xưởng riêng: Đáp ứng nhu cầu lưu trữ quy mô lớn, giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý và vận hành.
- Kho mini: Không gian kho nhỏ, độc lập, có tính bảo mật cao, kèm theo các dịch vụ hỗ trợ như bốc xếp, quản lý hàng hóa.
1.3. Giá thuê
Giá thuê kho không chỉ đơn thuần là khoản chi cố định mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp. Chi phí thuê kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, diện tích, thời gian thuê và tiêu chuẩn kho bãi.
Các kho gần trung tâm thành phố hay gần cảng, sân bay thường có giá cao hơn do thuận tiện trong việc phân phối hàng hóa. Ngoài ra, kho đạt chuẩn bảo quản đặc biệt như kho lạnh hay kho có kiểm soát nhiệt độ cũng có mức giá cao hơn so với kho thường.
Để đáp ứng tối đa yêu cầu của nhiều doanh nghiệp, Viettel Post cung cấp các gói dịch vụ cho thuê kho bãi với nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Để có thông tin chi tiết về giá cả và dịch vụ phù hợp với nhu cầu, quý khách hàng vui lòng liên hệ đến hotline 19008095 để được hỗ trợ nhanh chóng.
1.4. Các dịch vụ đi kèm
Một hệ thống kho bãi còn cần đi kèm với các dịch vụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và tiết kiệm chi phí nhân lực. Các dịch vụ thường được cung cấp bao gồm:
- Quản lý hàng hóa: Hỗ trợ kiểm kê, theo dõi tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát lượng hàng lưu trữ.
- Bốc xếp, đóng gói: Giúp tối ưu quy trình xử lý hàng hóa, giảm thiểu thời gian xuất nhập.
- Kiểm soát nhiệt độ, bảo quản đặc biệt: Đáp ứng nhu cầu bảo quản thực phẩm, dược phẩm hoặc các mặt hàng yêu cầu điều kiện bảo quản nghiêm ngặt.
- Hệ thống an ninh: Camera giám sát, bảo vệ kho 24/7 để đảm bảo hàng hóa an toàn.
1.5. Các chi phí phát sinh có thể có là gì?
Bên cạnh chi phí thuê chính, doanh nghiệp cần lưu ý đến các khoản phí phát sinh để tránh bị vượt ngân sách ngoài dự kiến. Các khoản chi phí này có thể bao gồm:
- Phí điện, nước, bảo trì kho: Đặc biệt quan trọng với các kho có hệ thống bảo quản đặc biệt như kho lạnh hoặc kho kiểm soát nhiệt độ.
- Phí quản lý: Một số kho có thể thu phí duy trì hệ thống quản lý hàng hóa hoặc phí dịch vụ bảo vệ.
- Chi phí vận chuyển nội bộ: Nếu doanh nghiệp cần dịch vụ vận chuyển giữa các khu vực trong kho, có thể phát sinh thêm chi phí này.
- Phí bốc xếp hàng hóa: Trường hợp không có nhân sự riêng, doanh nghiệp có thể cần thuê dịch vụ bốc xếp từ bên kho.
Trước khi ký hợp đồng thuê, doanh nghiệp nên làm rõ tất cả các khoản chi phí phát sinh để có kế hoạch tài chính hợp lý.
1.6. Quy trình xuất và nhập hàng như thế nào?
Một kho bãi tối ưu không chỉ đảm bảo không gian lưu trữ mà còn cần có quy trình xuất nhập hàng tối ưu để hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Khi thuê kho, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các yếu tố sau:
- Thời gian tiếp nhận hàng hóa: Một số kho chỉ cho phép nhập xuất vào khung giờ cố định, ảnh hưởng đến kế hoạch vận chuyển.
- Phương thức kiểm soát hàng hóa: Kho có áp dụng hệ thống mã vạch, RFID hay kiểm kê thủ công? Điều này quyết định tốc độ xử lý đơn hàng và độ chính xác trong quản lý tồn kho.
- Hỗ trợ vận chuyển: Kho có cung cấp dịch vụ vận chuyển nội bộ hoặc tích hợp với đơn vị logistics không? Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình giao nhận.
Kho Viettel Post với công nghệ hiện đại là lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp
1.7. Hệ thống quản lý hàng hóa
Cách thức quản lý hàng hóa quyết định trực tiếp đến độ chính xác trong kiểm kê và điều phối hàng tồn kho. Khi thuê kho, doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị cung cấp hệ thống Warehouse Management System (WMS) để:
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tránh thất thoát hoặc dư thừa hàng hóa.
- Giảm sai sót trong kiểm kê, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều mã hàng (SKU).
- Tích hợp với hệ thống bán hàng, hỗ trợ cập nhật đơn hàng và tối ưu chuỗi cung ứng.
1.8. Đến trực tiếp kho để đánh giá
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên đến trực tiếp kho để kiểm tra nhằm đảm bảo cơ sở hạ tầng đáp ứng đúng yêu cầu. Một số yếu tố quan trọng cần đánh giá bao gồm:
- Hệ thống an ninh: Kho có trang bị camera giám sát, bảo vệ 24/7 không?
- Cơ sở vật chất: Kiểm tra nền kho, mái che, hệ thống chống thấm để tránh rủi ro hư hỏng hàng hóa.
- Đường nội bộ: Lối ra vào kho có đủ rộng cho xe tải lớn hoặc container tiếp cận dễ dàng không?
1.9. Thời gian cho thuê kho bãi tối thiểu và tối đa là bao lâu?
Thời gian thuê kho có thể ảnh hưởng đến mức giá thuê và tính linh hoạt trong vận hành. Doanh nghiệp cần xác định rõ:
- Thuê ngắn hạn (theo tháng): Phù hợp cho các doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hóa theo mùa vụ, hàng khuyến mãi hoặc trong giai đoạn chuyển đổi địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, giá thuê có thể cao hơn do không có cam kết lâu dài.
- Thuê dài hạn (1-3 năm): Giúp doanh nghiệp ổn định chi phí thuê, tránh rủi ro tăng giá. Tuy nhiên, cần đảm bảo kho đáp ứng tốt nhu cầu dài hạn trước khi cam kết.
Thời gian cho thuê kho bãi rất đa dạng và phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của từng doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi ký kết hợp đồng, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về nhu cầu lưu trữ, khả năng tài chính và các yếu tố thị trường để đưa ra quyết định phù hợp.
1.10. Tiền đặt cọc thuê kho
Hầu hết các kho yêu cầu đặt cọc từ 1-3 tháng tiền thuê để đảm bảo cam kết hợp đồng. Khi thỏa thuận tiền đặt cọc, doanh nghiệp cần làm rõ:
- Điều kiện hoàn cọc: Kho có yêu cầu báo trước bao lâu khi chấm dứt hợp đồng?
- Trường hợp mất cọc: Có những điều kiện nào khiến doanh nghiệp bị mất tiền cọc, ví dụ như chấm dứt hợp đồng trước thời hạn?
1.11. Những điều khoản cần có trong hợp đồng
Hợp đồng thuê kho là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi khi sử dụng kho bãi. Các điều khoản cần lưu ý bao gồm:
- Thông tin đầy đủ về bên cho thuê (chủ kho) và bên thuê (doanh nghiệp) gồm: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện pháp luật và thông tin liên hệ
- Mô tả chi tiết về kho bãi: địa chỉ cụ thể, diện tích kho, cấu trúc, tình trạng kho, giá thuê kho.
- Thời hạn thuê, phương thức thanh toán và gia hạn hợp đồng.
- Cam kết về cơ sở vật chất và bảo quản hàng hóa để đảm bảo chất lượng lưu trữ.
- Quyền và nghĩa vụ của hai bên, bao gồm các khoản phí phát sinh và trách nhiệm bảo trì.
- Điều khoản chấm dứt hợp đồng, tránh phát sinh tranh chấp khi kết thúc hợp đồng trước thời hạn.
2. Trung tâm Logistics miền Nam hiện đại bậc nhất
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh cao, nhu cầu thuê kho bãi không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm không gian lưu trữ mà còn đòi hỏi một hệ thống vận hành hiện đại, giúp hàng hóa được luân chuyển nhanh chóng.
Hiểu nhu cầu đó, Viettel Post đã tiên phong nâng cao năng lực khai thác thông qua việc đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ và hệ thống vận hành thông minh. Minh chứng rõ nét nhất chính là việc đưa vào hoạt động Trung tâm Logistics miền Nam – một trong những trung tâm khai thác bưu phẩm hiện đại bậc nhất Việt Nam hiện nay.
Trung tâm logistics miền Nam của Viettel Post: Tối ưu – Tin cậy – Hiệu quả
2.1. Công nghệ băng chuyền chia chọn tự động – Nâng tầm vận hành kho bãi
Tại Trung tâm Logistics miền Nam, Viettel Post đã áp dụng hệ thống băng chuyền chia chọn tự động sử dụng công nghệ hiện đại hàng đầu, giúp tăng cường hiệu suất khai thác hàng hóa một cách đáng kể:
- Chia chọn bưu kiện lên tới 50kg: Đây là hệ thống đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam hiện nay có khả năng xử lý bưu kiện có trọng lượng lớn như vậy, đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa đa dạng của các doanh nghiệp.
- Công nghệ nhận dạng mã vạch, phân tích hình ảnh: Hệ thống tự động phân loại hàng hóa với tốc độ cao và độ chính xác tuyệt đối, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình khai thác.
- Công suất khai thác lên đến 42.000 bưu phẩm/ giờ: Năng suất này cao gấp nhiều lần so với phương thức phân loại thủ công, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng một cách đáng kể.
- Tự động chia chọn đến từng quận/huyện: Hệ thống thông minh này giúp việc giao hàng nhanh chóng và chính xác hơn, đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng về thời gian giao nhận.
- 360 cổng chia hàng nhỏ và 41 cổng chia hàng nặng: Với khả năng phân loại đa dạng, hệ thống đáp ứng mọi nhu cầu xử lý từ hàng hóa nhỏ lẻ đến các kiện hàng lớn.
Việc áp dụng băng chuyền chia chọn tự động đã giúp Viettel Post tối ưu hóa 91% nhân lực, đồng thời rút ngắn thời gian kết nối bưu phẩm lên tới 6 giờ. Điều này không chỉ mang lại hiệu quả cao trong khai thác mà còn giúp các doanh nghiệp tận dụng dịch vụ logistics một cách hiệu quả hơn, đẩy nhanh tốc độ lưu thông hàng hóa mà không lo ngại tình trạng chậm trễ.
2.2. Ứng dụng tự động hóa, hướng đến vận hành thông minh
Không chỉ dừng lại ở việc cải tiến hệ thống băng chuyền, Viettel Post còn tiên phong đưa công nghệ tự động hóa vào mọi khâu vận hành tại Trung tâm Logistics miền Nam:
- Robot tự động nâng hạ hàng hóa: Mỗi robot có khả năng thay thế từ 5 – 10 công nhân, hệ thống này không chỉ giảm bớt sức lao động thủ công mà còn nâng cao độ chính xác trong việc xếp dỡ hàng hóa.
- Hệ thống AI kiểm soát an ninh: Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong việc nhận diện khuôn mặt, kiểm tra thân nhiệt và kiểm soát luồng ra vào kho bãi theo nguyên tắc “1 vào – 1 ra”, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa.
- Giám sát xe ra vào bằng công nghệ số: Giúp kiểm soát lượng phương tiện vận chuyển hàng hóa một cách chặt chẽ, giảm thiểu tình trạng ùn tắc và đảm bảo tiến độ giao nhận.
- Máy sóng ngắn hỗ trợ điều hành: Nâng cao khả năng liên lạc, phối hợp giữa các bộ phận trong kho, giúp quy trình vận hành luôn thông suốt.
- Công nghệ số dẫn đường cho xe vận chuyển: Tối ưu hóa luồng hàng, giúp điều phối nhanh chóng và chính xác hơn, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình vận chuyển.
Sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tự động hóa và trí tuệ nhân tạo đã giúp Trung tâm Logistics miền Nam của Viettel Post không chỉ tối ưu hiệu quả khai thác mà còn đảm bảo tỷ lệ sai sót gần như bằng 0. Đây chính là chìa khóa giúp các doanh nghiệp tận dụng chuỗi cung ứng một cách hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Để đạt được hiệu quả kinh doanh tối ưu, việc nắm vững các kinh nghiệm thuê kho là điều cần thiết. Với hệ thống kho bãi hiện đại và dịch vụ đa dạng, Viettel Post không chỉ đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà còn hỗ trợ nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp logistics hiệu quả, nhanh chóng và an toàn, đừng ngần ngại liên hệ với Viettel Post ngay hôm nay để tối ưu hóa vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn!
