Đối với những ai đang hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay vận chuyển hàng hóa quốc tế, việc hiểu và áp dụng đúng các điều khoản Incoterms là chìa khóa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những rủi ro không đáng có. Vậy Incoterms thực sự là gì? Tại sao Incoterms lại có vai trò quan trọng như vậy? Khám phá ngay cùng Viettel Post trong bài viết bên dưới nhé!
Tìm hiểu chi tiết về khái niệm Incoterms
1. Giới thiệu chung về Incoterms
Khi thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế, việc nắm rõ các quy tắc và điều khoản giao dịch là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và suôn sẻ trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa.
1.1. Incoterms là gì?
Incoterms (International Commercial Terms) là một bộ quy tắc quốc tế do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, nhằm xác định rõ ràng trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch thương mại quốc tế về việc giao nhận hàng hóa. Bộ quy tắc này giúp phân định các chi phí, rủi ro, và các thủ tục cần thiết mà người bán và người mua phải thực hiện trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi cung cấp đến nơi nhận.
Incoterms không phải là một hiệp định hay luật pháp quốc tế, mà là một công cụ tiêu chuẩn hóa các điều kiện giao hàng trong hợp đồng mua bán quốc tế. Mục tiêu của Incoterms là tạo ra sự minh bạch và đồng thuận giữa các bên tham gia giao dịch, giảm thiểu tranh chấp và hiểu lầm liên quan đến trách nhiệm vận chuyển.
Các điều khoản Incoterms không chỉ áp dụng trong các hợp đồng giữa các doanh nghiệp mà còn có thể được sử dụng trong giao dịch giữa cá nhân và tổ chức, đặc biệt trong trường hợp xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Bộ quy tắc Incoterms được Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) lần đầu tiên ban hành vào năm 1936, nhằm mục đích tạo ra sự đồng nhất trong các giao dịch thương mại quốc tế. Trước khi có Incoterms, các điều kiện giao hàng và trách nhiệm giữa người bán và người mua thường được quy định theo các hệ thống và luật pháp của từng quốc gia, gây ra sự không đồng nhất và dễ dẫn đến tranh chấp.
Kể từ khi ra đời, Incoterms đã trải qua nhiều lần sửa đổi và cập nhật để phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế toàn cầu và các phương thức vận chuyển hiện đại. Các phiên bản mới của Incoterms được phát hành vào các năm 1953, 1967, 1976, 1980, 1990, 2000, 2010 và gần đây nhất là Incoterms 2020. Mỗi lần cập nhật này đều nhằm mục đích làm rõ các quy định về trách nhiệm, chi phí và rủi ro của các bên, đồng thời cập nhật để phù hợp với các phương thức vận chuyển và công nghệ mới.
Phiên bản Incoterms 2020 đã được ICC công nhận và chính thức có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2020, với những thay đổi quan trọng như việc điều chỉnh các điều kiện giao nhận theo phương thức vận chuyển mới, cùng với việc làm rõ các quy định về bảo hiểm và trách nhiệm đối với các phương tiện vận chuyển.
1.3. Cơ quan ban hành và điều chỉnh
Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) là cơ quan duy nhất có thẩm quyền ban hành và điều chỉnh các tiêu chuẩn liên quan đến Incoterms. ICC không chỉ phát hành Incoterms mà còn điều hành nhiều hoạt động khác liên quan đến các tiêu chuẩn thương mại quốc tế, bao gồm các quy tắc về thanh toán, hợp đồng, bảo hiểm và nhiều lĩnh vực khác.
ICC làm việc với các chuyên gia trong ngành và đại diện từ các quốc gia, doanh nghiệp và tổ chức quốc tế để phát triển và điều chỉnh các tiêu chuẩn thương mại, đảm bảo rằng những quy định này phản ánh đúng các xu hướng và nhu cầu mới trong thương mại quốc tế.
2. Phân tích các điều khoản Incoterms phổ biến
Incoterms bao gồm nhiều điều khoản được chia thành các nhóm, giúp phân biệt rõ ràng trách nhiệm và quyền lợi của người bán và người mua. Trong phần này, Viettel Post sẽ phân tích chi tiết các điều khoản Incoterms phổ biến nhất, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động và ứng dụng trong giao dịch quốc tế.
2.1. Các nhóm Incoterms
Incoterms được chia thành 4 nhóm chính, tùy thuộc vào mức độ trách nhiệm của người bán và người mua đối với việc giao hàng và các chi phí liên quan:
- Nhóm E (Ex Works – EXW): Điều khoản này quy định người bán chỉ có trách nhiệm giao hàng tại cơ sở của mình. Người mua sẽ chịu toàn bộ chi phí vận chuyển và rủi ro từ điểm giao đến nơi nhận hàng.
- Nhóm F (Free – FCA, FAS, FOB): Các điều khoản này quy định người bán có nghĩa vụ giao hàng tại một điểm đã thỏa thuận, nhưng người mua sẽ chịu chi phí vận chuyển từ điểm đó trở đi.
- Nhóm C (Cost – CFR, CIF, CPT, CIP): Trong nhóm này, người bán chịu trách nhiệm chi trả chi phí vận chuyển hàng hóa đến một điểm nhất định, nhưng rủi ro chuyển sang người mua khi hàng được giao cho hãng vận chuyển.
- Nhóm D (Delivered – DAP, DDP): Điều khoản này quy định người bán chịu mọi chi phí và rủi ro cho đến khi hàng hóa được giao đến nơi quy định. Người mua chỉ cần nhận hàng tại điểm giao.
2.2. Phân tích chi tiết từng điều khoản
2.2.1. EXW (Ex Works)
EXW là điều khoản mà người bán ít phải chịu trách nhiệm nhất. Theo điều khoản này, người bán chỉ có nghĩa vụ giao hàng tại cơ sở của mình hoặc một địa điểm đã thỏa thuận (ví dụ: nhà máy, kho bãi). Sau khi giao hàng, người mua sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ chi phí và rủi ro liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, bao gồm cả thủ tục hải quan và bảo hiểm.
- Ưu điểm: Người bán không phải lo lắng về vận chuyển và các chi phí liên quan.
- Nhược điểm: Người mua phải chịu toàn bộ rủi ro và chi phí từ điểm giao hàng đến nơi nhận.
2.2.2. FCA (Free Carrier)
Với FCA, người bán có trách nhiệm giao hàng cho người vận chuyển mà người mua chỉ định tại một địa điểm đã thỏa thuận. Điều này có thể xảy ra tại cơ sở của người bán hoặc tại một điểm khác (như cảng, sân bay). Người bán sẽ chịu trách nhiệm cho đến khi hàng được giao cho người vận chuyển, còn người mua chịu các chi phí và rủi ro sau đó.
- Ưu điểm: Người bán chỉ chịu trách nhiệm giao hàng đến người vận chuyển, giảm thiểu chi phí.
- Nhược điểm: Người mua cần chuẩn bị người vận chuyển và thủ tục hải quan.
2.2.3. FAS (Free Alongside Ship)
FAS yêu cầu người bán giao hàng tại một cảng biển, nằm ngay bên cạnh tàu mà người mua chỉ định. Người bán chịu trách nhiệm chi phí vận chuyển đến cảng và việc giao hàng tới tàu, nhưng không phải chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển và bảo hiểm từ khi hàng hóa được chuyển lên tàu.
- Ưu điểm: Người bán chỉ chịu trách nhiệm cho đến khi hàng hóa được đưa lên tàu.
- Nhược điểm: Người mua phải chịu rủi ro và chi phí từ khi hàng được chuyển lên tàu.
2.2.4. FOB (Free On Board)
Điều khoản FOB yêu cầu người bán giao hàng lên tàu tại cảng xuất khẩu đã thỏa thuận. Người bán chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển và bảo hiểm cho đến khi hàng hóa được chuyển lên tàu, sau đó mọi chi phí và rủi ro chuyển sang người mua.
- Ưu điểm: Người bán chịu trách nhiệm cho đến khi hàng lên tàu, giúp người mua chủ động hơn trong việc vận chuyển.
- Nhược điểm: Người mua phải chi trả chi phí vận chuyển từ cảng đến nơi nhận hàng.
2.2.5 CFR (Cost and Freight)
CFR quy định người bán chịu trách nhiệm chi phí vận chuyển hàng hóa đến cảng đích, nhưng không bao gồm bảo hiểm cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Rủi ro vẫn chuyển sang người mua khi hàng được giao cho người vận chuyển.
- Ưu điểm: Người bán chịu chi phí vận chuyển đến cảng đích, giúp người mua tiết kiệm chi phí ban đầu.
- Nhược điểm: Người mua phải tự lo bảo hiểm cho hàng hóa và chịu rủi ro từ khi hàng hóa được giao cho người vận chuyển.
2.2.6. CIF (Cost, Insurance and Freight)
CIF tương tự như CFR, nhưng người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển đến cảng đích. Điều này giúp bảo vệ người mua khỏi rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa trong khi vận chuyển.
- Ưu điểm: Người bán chịu chi phí vận chuyển và bảo hiểm, giảm thiểu rủi ro cho người mua.
- Nhược điểm: Người mua vẫn phải chịu rủi ro khi hàng được giao cho người vận chuyển.
2.2.7. CPT (Carriage Paid To)
Với CPT, người bán chịu trách nhiệm chi phí vận chuyển hàng hóa đến một điểm đích đã thỏa thuận. Người mua sẽ chịu rủi ro từ thời điểm hàng hóa được giao cho người vận chuyển.
- Ưu điểm: Người bán chịu chi phí vận chuyển đến điểm đích, giúp người mua yên tâm hơn về chi phí.
- Nhược điểm: Người mua phải tự lo bảo hiểm và chịu rủi ro từ khi hàng được giao cho người vận chuyển.
2.2.8. CIP (Carriage and Insurance Paid To)
CIP là một dạng của CPT, nhưng người bán còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển, giúp bảo vệ người mua khỏi các rủi ro tiềm ẩn.
- Ưu điểm: Người bán chịu trách nhiệm chi phí vận chuyển và bảo hiểm, giảm thiểu tối đa rủi ro cho người mua.
- Nhược điểm: Người mua vẫn phải chịu một số rủi ro khi hàng được giao cho người vận chuyển.
2.2.9. DAP (Delivered at Place)
DAP yêu cầu người bán giao hàng tại một địa điểm đã thỏa thuận, nơi mà người mua có thể nhận hàng. Người bán chịu trách nhiệm chi phí vận chuyển và tất cả các rủi ro cho đến khi hàng đến điểm giao.
- Ưu điểm: Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro cho đến khi hàng đến điểm giao, giúp người mua nhận hàng mà không phải lo lắng về vận chuyển.
- Nhược điểm: Người mua phải chịu trách nhiệm về thủ tục hải quan và thuế tại địa điểm nhận hàng.
2.2.10. DDP (Delivered Duty Paid)
DDP là điều khoản có lợi nhất cho người mua, vì người bán chịu toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế và các rủi ro cho đến khi hàng hóa đến địa điểm nhận hàng và đã hoàn tất thủ tục hải quan.
- Ưu điểm: Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro cho đến khi hàng được giao đến địa điểm nhận hàng.
- Nhược điểm: Người bán phải chịu trách nhiệm cho toàn bộ chi phí, đặc biệt là các thủ tục hải quan và thuế.
Điểm danh các điều khoản Incoterms phổ biến hiện nay khi vận tải quốc tế
3. Mục đích và tầm quan trọng của Incoterms
Incoterms không chỉ là một hệ thống quy định đơn thuần trong giao dịch quốc tế mà còn đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xác định quyền lợi và nghĩa vụ của người mua và người bán.
Được công nhận toàn cầu, Incoterms giúp các doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng tham gia vào các hợp đồng mua bán quốc tế mà không phải lo ngại về sự khác biệt trong luật pháp và thông lệ thương mại giữa các quốc gia. Dưới đây là mục đích và tầm quan trọng của Incoterms trong thương mại quốc tế.
3.1. Xác định trách nhiệm giữa các bên
Mục đích đầu tiên và quan trọng nhất của Incoterms là giúp xác định rõ ràng trách nhiệm giữa người bán và người mua trong suốt quá trình giao dịch quốc tế. Các điều khoản Incoterms chỉ rõ ai sẽ chịu trách nhiệm về chi phí, ai phải lo thủ tục hải quan, ai sẽ chịu chi phí bảo hiểm, và ai sẽ chịu rủi ro trong quá trình vận chuyển.
3.2. Đơn giản hoá quy trình giao dịch quốc tế
Các điều khoản Incoterms làm cho quy trình giao dịch quốc tế trở nên đơn giản và dễ hiểu hơn. Thay vì phải đàm phán từng chi tiết về chi phí vận chuyển, bảo hiểm, hay thủ tục nhập khẩu, các bên chỉ cần tham khảo các điều khoản Incoterms để biết rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình.
3.3. Tạo sự minh bạch trong giao dịch
Incoterms mang lại sự minh bạch cho cả người bán và người mua, vì tất cả các chi phí và trách nhiệm đều được xác định rõ ràng từ đầu. Điều này giúp giảm thiểu sự phức tạp trong việc đàm phán và thực thi hợp đồng, cũng như làm tăng sự tin cậy giữa các bên tham gia giao dịch.
4. Các yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn Incoterms
Việc lựa chọn Incoterms không chỉ đơn thuần là chọn một điều khoản phù hợp, mà còn là quyết định chiến lược có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, rủi ro, và sự thành bại của giao dịch. Dưới đây là các yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn Incoterms:
- Loại hàng hóa và đặc điểm vận chuyển: Mỗi loại hàng hóa đều có những yêu cầu khác nhau về vận chuyển và bảo quản. Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm của loại hàng hoá để thoả thuận lựa chọn Incoterms sẽ giúp cả người mua và người bán tối ưu chi phí và quyền lợi khi vận chuyển.
- Phương thức vận tải: Các phương thức vận tải như đường biển, đường hàng không hay đường bộ sẽ có các điều khoản Incoterms khác nhau. Các điều khoản như FOB, CFR, và CIF thường được sử dụng cho vận chuyển bằng đường biển, trong khi CPT và CIP linh hoạt cho mọi loại hình vận tải.
- Khả năng quản lý rủi ro: Một trong những mục tiêu chính của Incoterms là xác định rõ thời điểm chuyển giao rủi ro từ người bán sang người mua. Doanh nghiệp cần đánh giá khả năng kiểm soát rủi ro của mình, như việc quản lý quá trình vận chuyển hoặc thủ tục hải quan, để chọn điều khoản phù hợp.
- Chi phí và quyền kiểm soát: Một số Incoterms yêu cầu người bán hoặc người mua chịu trách nhiệm cho toàn bộ chi phí từ vận chuyển đến bảo hiểm và thông quan. Doanh nghiệp cần cân nhắc tài chính của mình khi lựa chọn điều khoản nào sẽ mang lại lợi ích tốt nhất.
- Hiểu biết về thủ tục hải quan: Một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là thủ tục hải quan. Điều khoản như DAP (Giao tại nơi đến) hoặc DDP (Giao hàng đã nộp thuế) yêu cầu người bán phải đảm bảo các thủ tục nhập khẩu tại nước đích, điều này có thể phức tạp nếu doanh nghiệp không quen thuộc với quy định của nước sở tại.
- Mối quan hệ và năng lực của đối tác: Cần xem xét đối tác của bạn có đủ kinh nghiệm và năng lực để quản lý các trách nhiệm theo điều khoản Incoterms bạn chọn không để hạn chế thấp nhất những vấn đề phát sinh.
Những yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn Incoterms
5. Hậu quả của việc lựa chọn sai Incoterms
Việc lựa chọn sai điều khoản Incoterms không chỉ gây ra một số bất tiện nhỏ, mà còn có thể kéo theo hàng loạt hậu quả nghiêm trọng:
- Gia tăng chi phí không mong muốn: Nếu điều khoản được chọn không rõ ràng về người chịu trách nhiệm và chi trả các chi phí vận chuyển, bảo hiểm, hoặc thuế, dễ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với những khoản chi phí phát sinh bất ngờ.
- Rủi ro pháp lý: Tranh chấp pháp lý thường phát sinh khi rủi ro và trách nhiệm giữa các bên không được quy định rõ ràng. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp chọn sai điều khoản mà không biết rõ khi nào rủi ro chuyển giao từ người bán sang người mua, một thiệt hại trong quá trình vận chuyển có thể dẫn đến kiện tụng kéo dài.
- Thiệt hại hàng hóa không được bảo hiểm: Một số điều khoản như CFR không bao gồm bảo hiểm. Nếu người mua không chú ý và không tự mua bảo hiểm, hàng hóa có thể bị thiệt hại hoặc mất mát mà không được bồi thường.
- Tác động đến quan hệ đối tác: Sai sót trong việc chọn điều khoản Incoterms có thể gây hiểu lầm hoặc tranh chấp giữa các bên liên quan. Những bất đồng về trách nhiệm hoặc chi phí không chỉ khiến giao dịch cụ thể bị ảnh hưởng mà còn làm suy giảm uy tín, khiến mối quan hệ đối tác kinh doanh trở nên căng thẳng.
6. Những câu hỏi thường gặp
6.1. Có thể thay đổi điều khoản Incoterms trong hợp đồng không?
Có thể thay đổi điều khoản Incoterms nhưng cả hai bên cần thỏa thuận rõ ràng về điều khoản đã chọn và điều chỉnh các trách nhiệm trong hợp đồng.
6.2. Có thể kết hợp nhiều điều khoản Incoterms trong một giao dịch không?
Một giao dịch chỉ có thể áp dụng một điều khoản Incoterms duy nhất để tránh nhầm lẫn và mâu thuẫn về trách nhiệm.
Hiểu và áp dụng đúng các điều khoản Incoterms không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và rủi ro trong vận chuyển quốc tế mà còn đảm bảo rằng các giao dịch thương mại diễn ra một cách minh bạch và hiệu quả. Incoterms là công cụ cần thiết để các doanh nghiệp có thể giao dịch quốc tế một cách chuyên nghiệp và an toàn. Liên hệ Viettel Post ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và đảm bảo hành trình hàng hóa quốc tế của bạn diễn ra suôn sẻ, an toàn!
