Hướng dẫn cách tính quy đổi trọng lượng cho các loại hàng hoá tại Viettel Post

Bạn từng thắc mắc vì sao hàng chỉ nặng 3kg nhưng khi ra bưu cục lại bị tính cước như 6kg? Không phải nhầm lẫn đâu – đó là khi trọng lượng quy đổi được áp dụng! Với những món hàng “nhẹ hều nhưng chiếm diện tích lớn”, chi phí vận chuyển không tính theo số ký trên cân mà dựa vào kích thước kiện hàng. Nếu bạn là chủ shop online hay đơn giản chỉ là cá nhân thường xuyên gửi hàng, việc hiểu đúng về cách tính quy đổi trọng lượng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong đóng gói và tiết kiệm chi phí đáng kể. Cùng Viettel Post tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Hiểu đúng về các loại hàng hoá tại Viettel Post: Từ hàng hoá thông thường đến hàng hoá đặc biệt

Việc xác định chính xác loại hàng hóa là bước đầu tiên trong quá trình gửi hàng. Điều này không chỉ giúp bạn áp dụng đúng công thức tính cước, mà còn chủ động hơn trong việc lựa chọn dịch vụ và dự trù chi phí phù hợp.

                                                    Quy định về phân loại hàng hóa tại Viettel Post

1.1. Hàng hoá thông thường

Là các loại hàng hóa có kích thước và trọng lượng nằm trong giới hạn tiêu chuẩn mà Viettel Post quy định, bao gồm:

• Trọng lượng nhẹ.
• Bưu gửi có tổng kích thước ba chiều < 100cm. Một trong 03 chiều không quá 150cm, kích thước hai chiều tối thiểu là 15 x 10 (cm).

Đặc điểm:

• Gọn nhẹ, dễ đóng gói.
• Không yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt.
• Không gây nguy hiểm, cháy nổ hoặc ảnh hưởng đến các kiện hàng khác.

Ví dụ:

• Sách, tài liệu, hồ sơ (đóng trong phong bì hoặc hộp giấy): Nhẹ, gọn, dễ xếp chồng.
• Quần áo, giày dép: Gói trong túi nilon/hộp carton nhỏ.
• Mỹ phẩm (son, kem dưỡng): Không chứa chất dễ cháy nổ.
• Linh kiện điện tử nhỏ (tai nghe, sạc, chuột máy tính).
• Văn phòng phẩm, phụ kiện nhỏ

Lưu ý: Hàng thông thường được tính cước dựa trên trọng lượng tịnh của hàng hoá, trường hợp kích thước vượt quy chuẩn, hệ thống sẽ tự động chuyển sang tính trọng lượng quy đổi.

1.2. Hàng hóa cồng kềnh

Hàng hóa cồng kềnh là những kiện hàng có kích thước lớn, trọng lượng nặng, chiếm nhiều không gian trong quá trình vận chuyển. Vì thế, bạn không thể xếp các mặt hàng này chồng lên nhau, cần phương tiện vận chuyển chuyên dụng để di chuyển từ khó đến điểm giao hàng, quá trình bốc xếp cũng khá phức tạp.

Đặc điểm nhận diện:

• Tổng kích thước ba chiều ≥ 100cm.
• Có hình dạng phồng bự, rỗng, khó xếp gọn.
• Có sự chênh lệch lớn giữa khối lượng thực tế và kích thước gói hàng.
• Có thể vận chuyển bằng xe máy, xe tải nhỏ nhưng chiếm nhiều chỗ chứa.

Ví dụ:

• Chăn, gối, vali rỗng, balo du lịch loại lớn.
• Ghế văn phòng, ghế sofa đơn.
• Thùng xốp đựng trái cây, thực phẩm, hộp nhựa, bao bì bọc xốp, đồ thể thao (mũ bảo hiểm, áo phao).

Lưu ý: Không tính trọng lượng cồng kềnh đối với hàng hoá có tổng kích thước 03 chiều < 100cm.

1.3. Hàng hoá quá khổ

Hàng quá khổ là những kiện hàng vượt giới hạn kích thước hoặc trọng lượng cho phép theo quy định của dịch vụ vận chuyển tiêu chuẩn. Những hàng này cần được xử lý riêng, thường phải dùng phương tiện vận tải lớn, đội ngũ hỗ trợ bốc xếp.

Đặc điểm nhận diện:

• Bưu gửi có một chiều bất kỳ > 150cm, thu thêm phụ phí hàng quá khổ 30% cước phí vận chuyển.
• Không thể vận chuyển bằng xe máy hoặc phương tiện thông thường.

Ví dụ:

• Tivi, tủ lạnh lớn,
• Thiết bị thể thao như máy chạy bộ, máy massage
• Bộ bàn ghế gỗ nguyên tấm, không thể tháo rời, ghế sofa nguyên khối
• Máy công nghiệp như máy hút bụi công suất lớn, nặng hàng chục kg.

Lưu ý: Trước khi vận chuyển, bạn cần đặt trước với công ty vận chuyển để được hỗ trợ phương tiện phù hợp, đóng gói chắc chắn để đảm bảo an toàn khi vận chuyển và tính theo trọng lượng quy đổi.

1.4. Hàng hoá nguyên khối

Hàng nguyên khối là những kiện hàng không thể tháo rời. Dù trọng lượng hay kích thước có thể chưa vượt mức quá khổ nhưng vì không thể chia nhỏ nên phải vận chuyển dưới dạng nguyên khối. Điều này khiến cho việc vận chuyển trở nên phức tạp, ảnh hưởng đến chi phí

Đặc điểm nhận diện:

• Kiện hàng có trọng lượng thực từ 100kg trở lên.
• Kết cấu liền mạch, không tháo được (hoặc không nên tháo).
• Thường tính cước theo trọng lượng quy đổi, cộng thêm phí dịch vụ đặc biệt (nếu có). Tại Viettel Post, thu thêm phụ phí hàng nguyên khối 1000đ/kg.

Ví dụ:

• Tượng phong thủy bằng gỗ nguyên khối.
• Thiết bị kỹ thuật, thiết bị công nghiệp, vật liệu xây dựng, đồ gia dụng lớn.
• Mô hình trưng bày (showroom, sự kiện…).

Lưu ý: Khi gửi, bắt buộc bạn phải thông báo trước để công ty vận chuyển bố trí xe tải, đội bốc dỡ. Đối với loại hàng nguyên khối cần có phương tiện hỗ trợ nâng, đỡ nếu quá nặng.

>> Xem thêm: Cập nhật bảng giá chuyển phát hàng nặng Viettel Post

2. Tại sao cần hiểu đúng về trọng lượng quy đổi khi gửi hàng?

Trong vận chuyển hàng hoá, trọng lượng thực tế không phải lúc nào cũng là yếu tố duy nhất để tính cước phí. Với nhiều loại hàng hoá có kích thước lớn nhưng khối lượng nhẹ, Viettel Post sẽ áp dụng trọng lượng quy đổi để tính phí nhằm đảm bảo công bằng và tối ưu không gian vận chuyển. Hiểu rõ khái niệm này giúp bạn tránh phát sinh chi phí ngoài dự tính, đồng thời chủ động hơn trong khâu đóng gói, lựa chọn dịch vụ phù hợp.

                                Hiểu đúng về trọng lượng quy đổi giúp chủ động trong việc gửi hàng

2.1. Trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi là gì?

• Trọng lượng thực tế: Là cân nặng thật của hàng hóa, đo bằng cân điện tử.
• Trọng lượng quy đổi: Là khối lượng được tính toán dựa trên thể tích (kích thước) của kiện hàng theo công thức chuẩn, dùng trong trường hợp hàng nhẹ nhưng chiếm nhiều diện tích.

Công thức tính trọng lượng quy đổi dịch vụ chuyển phát trong nước tại Viettel Post

• Đơn hàng có tổng kích thước 3 chiều < 100cm. Cụ thể: L + W + H < 100cm sẽ tính theo trọng lượng tịnh của hàng hoá.
• Đơn hàng có tổng kích thước 3 chiều ≥ 100cm. Cụ thể: L + W + H ≥ 100cm sẽ tính theo công thức: Số (kg) = L (cm) x W (cm) x H (cm) / 5000
• Thực hiện so sánh giữa trọng lượng quy đổi và trọng lượng tịnh của hàng hoá. Trọng lượng tính cước sẽ lấy trọng lượng lớn hơn sau khi so sánh.

2.2. Không phải lúc nào cũng tính cước theo số ký bạn thấy trên cân

Khi gửi hàng, nhiều người mặc định rằng phí vận chuyển sẽ được tính dựa trên cân nặng thực tế. Tuy nhiên, có những mặt hàng như vali nhựa, gối ôm, thùng xốp hay túi khí – tuy trọng lượng rất nhẹ (chỉ khoảng 2 – 3kg), nhưng lại chiếm diện tích lớn trong thùng xe hoặc khoang máy bay. Điều này ảnh hưởng đến khả năng xếp dỡ, giảm hiệu suất vận hành của đơn vị vận chuyển.

Trong những trường hợp như vậy, nếu chỉ tính phí dựa trên cân nặng thực tế, đơn vị vận chuyển sẽ không thể tối ưu chi phí khai thác. Vì vậy, khái niệm “trọng lượng quy đổi” ra đời, như một cách tính hợp lý hơn, đảm bảo công bằng giữa các loại hàng hóa, đồng thời giúp tối ưu không gian chứa hàng.

2.3. Một kiện 2kg nhưng phí tính theo 6kg không phải là “chuyện hiếm gặp”

Hãy tưởng tượng bạn gửi một thùng quà lớn, với kích thước dài – rộng – cao đều trên 50cm, bên trong chỉ chứa vài món đồ nhẹ, tổng trọng lượng thực tế chỉ khoảng 2kg. Tuy nhiên, theo công thức quy đổi: Số (kg) = L (cm) x W (cm) x H (cm) / 5000 thì kiện hàng này có thể được tính lên tới 6kg quy đổi.

Trong trường hợp đó, phí vận chuyển sẽ tính theo 6kg – chứ không phải 2kg như bạn dự đoán. Đây là lý do khiến không ít người “giật mình” khi nhận bảng giá vận chuyển.

2.4. Hiểu đúng, tính đúng, tối ưu quy trình vận chuyển

Khi hiểu rõ cách tính trọng lượng quy đổi, bạn sẽ chủ động hơn trong khâu đóng gói và quản lý chi phí.

• Tối ưu cách đóng gói: Giảm kích thước kiện hàng là cách hiệu quả nhất để tránh bị tính phí quy đổi cao. Hãy loại bỏ các lớp đệm dày, chọn hộp vừa vặn, hoặc nén gọn hàng hóa nếu có thể.
• Dự trù ngân sách chính xác: Với những đơn hàng lớn hoặc cần gửi thường xuyên, việc biết trước mức phí ước tính sẽ giúp bạn lập kế hoạch ngân sách hợp lý, tránh phát sinh bất ngờ.
• Tránh phát sinh phụ phí: Nhiều người bị tính thêm phí vì không hiểu rõ về trọng lượng quy đổi. Hiểu nguyên tắc này giúp bạn hạn chế tối đa những khoản chi bất ngờ trong quá trình giao hàng.
• Chọn đúng dịch vụ: Không phải dịch vụ nào cũng tối ưu cho mọi loại hàng. Biết được kích thước và trọng lượng quy đổi giúp bạn lựa chọn gói cước hoặc hình thức vận chuyển phù hợp nhất.

3. Chi tiết cách tính quy đổi trọng lượng các loại hàng hoá dịch vụ tại Viettel Post

Hiểu nguyên lý tính trọng lượng quy đổi là một bí quyết giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống – từ đóng gói đến dự toán chi phí. Tuy nhiên, mỗi loại hàng hóa lại có quy tắc riêng. Dưới đây là chi tiết cách Viettel Post áp dụng công thức tính trọng lượng quy đổi theo từng nhóm hàng phổ biến:

                               Cách tính quy đổi trọng lượng các loại hàng hoá dịch vụ tại Viettel Post

3.1. Hàng hoá thông thường

Công thức áp dụng:

• Kiện hàng có tổng kích thước 3 chiều < 100cm, thì tính theo trọng lượng tịnh của hàng hoá.
• Kiện hàng có tổng kích thước 3 chiều ≥ 100cm, tính theo công thức: Dài (cm) x Rộng (cm) x Cao (cm) / 5000

3.2. Hàng hóa cồng kềnh

Công thức áp dụng: Số kg = Dài (cm) x Rộng (cm) x Cao (cm) / 5000

Lưu ý: Viettel Post áp dụng chung một công thức cho hàng cồng kềnh, không phân biệt dịch vụ (COD, tiết kiệm, nhanh).

3.3. Hàng hoá quá khổ

Công thức áp dụng: Số kg = Dài (cm) x Rộng (cm) x Cao (cm) / 5000

Lưu ý:

• Thu thêm 30% phí vận chuyển với các kiện hàng có một chiều bất kỳ > 150cm
• Nếu có thể tháo rời để rút ngắn chiều dài kiện hàng, bạn nên cân nhắc vì có thể giúp giảm đáng kể chi phí vận chuyển.

3.4. Hàng hoá nguyên khối

Công thức áp dụng: Số kg = Dài (cm) x Rộng (cm) x Cao (cm) / 5000

Lưu ý:

• Thêm phụ phí hàng nguyên khối 1.000 đ/kg.
• Dù áp dụng công thức chung, tuy nhiên trong nhiều trường hợp hàng nguyên khối sẽ được báo giá riêng. Khách hàng nên liên hệ trực tiếp điểm giao dịch để được tư vấn mức cước cụ thể nếu có yêu cầu đặc biệt trong vận chuyển.

3.5. Bảng quy đổi trọng lượng vận chuyển xe hai bánh tại Viettel Post

Xe máy là mặt hàng đặc thù, không thể tính cước theo cân nặng thông thường. Vì vậy, Viettel Post áp dụng bảng quy đổi trọng lượng riêng cho từng dòng xe nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong vận chuyển. Việc nắm rõ bảng quy đổi này sẽ giúp khách hàng dễ dàng dự trù chi phí và lựa chọn dịch vụ phù hợp.

4. Những lưu ý giúp tối ưu chi phí khi gửi hàng tại Viettel Post

Chi phí vận chuyển không chỉ phụ thuộc vào cân nặng và khoảng cách, mà còn chịu ảnh hưởng bởi cách đóng gói, loại dịch vụ và hiểu biết về trọng lượng quy đổi. Dưới đây là vài mẹo nhỏ giúp bạn tiết kiệm chi phí hiệu quả:

• Hiểu đúng về trọng lượng quy đổi: Không chỉ cân nặng trên bàn cân mới quyết định cước phí, kích thước của kiện hàng cũng đóng vai trò quan trọng.
• Đóng gói càng gọn, cước phí càng nhẹ: Kích thước kiện hàng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí gửi hàng. Thay vì sử dụng hộp to hay vật liệu dư thừa, bạn nên chọn cách đóng gói vừa vặn, sử dụng vật liệu nhẹ, chắc chắn để bảo vệ hàng hóa nhưng không làm tăng kích thước không cần thiết.
• Gộp đơn để tiết kiệm: Nếu bạn thường xuyên gửi nhiều đơn hàng nhỏ, việc gộp các sản phẩm vào một kiện hàng sẽ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể so với gửi từng đơn lẻ. Đây là mẹo cực kỳ hữu ích cho các shop online bán hàng nhỏ lẻ.
• Chọn đúng loại hình dịch vụ: Không phải đơn hàng nào cũng cần chuyển phát hỏa tốc. Với những đơn không gấp, bạn có thể lựa chọn dịch vụ tiết kiệm để giảm chi phí. Ngược lại, với hàng hóa quan trọng, cần giao đúng giờ, dịch vụ chuyển phát nhanh sẽ là lựa chọn tối ưu.
• Theo dõi ưu đãi và chương trình tích điểm: Viettel Post thường xuyên có khuyến mãi và chương trình tích điểm. Đừng bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm cho những đơn hàng tiếp theo.

Nắm rõ nguyên tắc trọng lượng quy đổi và cách tối ưu đóng gói không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí tốt hơn mà còn nâng cao hiệu quả vận chuyển. Dù bạn là cá nhân hay chủ shop kinh doanh, những lưu ý nhỏ này sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong từng đơn hàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyển phát uy tín, minh bạch và luôn đồng hành trong mọi bước vận chuyển – Viettel Post chính là lựa chọn lý tưởng. Tải app ViettelPost để trải nghiệm ngay nhé!