Một trong những lo ngại lớn nhất của các chủ shop, doanh nghiệp khi giao hàng cho khách là vấn đề hoàn hàng. Tình trạng này không chỉ khiến đơn hàng bị hủy, mà còn phát sinh thêm chi phí vận chuyển hoàn hàng, lưu kho, ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vậy chuyển hoàn là gì? Làm thế nào để giảm thiểu tối đa tình trạng chuyển hoàn? Cùng Viettel Post khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!
Chuyển hoàn là gì? Những lưu ý chủ shop không nên bỏ qua
1. Chuyển hoàn là gì?
Chuyển hoàn còn gọi là trả hàng, đây là quá trình hoàn lại hàng hóa từ người nhận (người mua) trả về cho người gửi (chủ shop). Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do như người nhận từ chối nhận hàng, địa chỉ giao hàng không chính xác, không có ai nhận hàng tại địa chỉ đã cung cấp. Khi đó, các đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ và trả lại đơn hàng bị chuyển hoàn về đúng địa chỉ của người tạo vận đơn giao dịch trước đó.
2. Tại sao đơn hàng bị chuyển hoàn?
Câu chuyện “chuyển hoàn” có thể đến từ nhiều nguyên nhân, hoàn trả hàng không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu mà còn gây nguy cơ hư hỏng hàng hóa. Vậy đơn hàng bị chuyển hoàn là do đâu?
2.1. Người mua không nghe máy nhiều lần hoặc từ chối nhận hàng
Đây được xem là nguyên nhân phổ biến khiến các đơn hàng bị hoàn trả. Dù bưu tá vận chuyển đã giao đến đúng địa chỉ nhưng một số trường hợp không thể liên lạc với người nhận nhiều lần. Khi đó, đơn hàng sẽ được lưu kho và thực hiện chuyển hoàn về cho người bán.
Bên cạnh tình trạng khách không nghe máy, một số nguyên nhân khác khiến người nhận từ chối nhận hàng như:
- Sản phẩm thực tế không giống với trên ảnh, không khớp với các thông tin người mua đã đặt hàng.
- Thời gian giao hàng quá lâu.
- Người mua không còn nhu cầu muốn sử dụng sản phẩm nữa.
- Khách hàng không đủ khả năng thanh toán (trong trường hợp COD – thanh toán khi nhận hàng).
2.2. Người mua hẹn giao hàng nhiều lần
Người mua không có mặt tại địa chỉ đặt hàng trong nhiều ngày, hẹn giao từ 3-4 lần vẫn không giao thành công dẫn đến việc quá thời hạn giữ hàng. Khi đó đơn hàng sẽ được hoàn trả lại người bán, nhằm đảm bảo an toàn, hạn chế hư hại hoặc mất mát hàng hóa.
2.3. Thông tin giao hàng không chính xác
Một trong những nguyên nhân chính khiến đơn hàng bị chuyển hoàn là do thông tin giao hàng không chính xác hoặc không đầy đủ. Khi thông tin không rõ ràng, đơn vị vận chuyển không thể xác định chính xác địa chỉ giao hàng, dẫn đến việc đơn hàng bị trả lại.
2.4. Đơn hàng giữ lại do yêu cầu của người gửi
Trong một số trường hợp, người gửi yêu cầu giữ lại hoặc hủy đơn hàng vì lý do nội bộ, chẳng hạn như phát hiện sai sót trong đơn hàng, khách hàng yêu cầu hủy đơn, hư hỏng khi vận chuyển hoặc có vấn đề trong khâu xử lý đơn hàng.
Chủ shop cần lưu ý những lý do sau để đơn hàng không bị chuyển hoàn
3. Phí chuyển hoàn là gì? Ai sẽ chi trả phí chuyển hoàn?
Phí chuyển hoàn là khoản chi phí phát sinh khi hàng không đến được tay người nhận và phải quay về. Hiểu rõ về phí chuyển hoàn và quy định người chịu trách nhiệm chi trả sẽ giúp các bên liên quan quản lý chi phí hiệu quả hơn.
3.1. Phí chuyển hoàn bao gồm những gì?
Phí chuyển hoàn là khoản phí mà người gửi hàng phải trả cho đơn vị vận chuyển khi có đơn hàng trả lại vì giao không thành công đến người nhận. Bao gồm các chi phí liên quan đến vận chuyển hàng, phí lưu kho, hoàn hàng từ địa chỉ của người nhận về lại địa chỉ người gửi.
Yếu tố ảnh hưởng đến phí chuyển hoàn:
- Khoảng cách vận chuyển: Đơn hàng chuyển hoàn có khoảng cách càng xa thì phí càng cao.
- Khối lượng và kích thước hàng hóa: Hàng hóa có khối lượng lớn và kích thước cồng kềnh thường có phí chuyển hoàn cao hơn so với hàng hóa nhỏ và nhẹ.
- Chính sách của đơn vị vận chuyển: Mỗi đơn vị sẽ có cách tính phí chuyển hoàn khác nhau. Trong một số trường hợp nhất định, có thể có chính sách ưu đãi hoặc miễn phí chuyển hoàn.
- Lý do chuyển hoàn: Một số đơn vị vận chuyển sẽ điều chỉnh mức phí chuyển hoàn tùy theo lý do chuyển hoàn, chẳng hạn như miễn phí nếu lỗi phát sinh từ phía đơn vị vận chuyển.
3.2. Ai chịu trách nhiệm trả phí chuyển hoàn?
Việc ai chịu trách nhiệm chi trả phí chuyển hoàn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người bán, người mua và đơn vị vận chuyển cùng với lý do dẫn đến việc chuyển hoàn.
Vấn đề hoàn hàng luôn là mối lo ngại của các chủ shop kinh doanh online và doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến uy tín và chi phí kinh doanh. Tuy nhiên, nếu chủ shop sử dụng “Dịch vụ hoàn cước” của Viettel Post sẽ bạn giúp giảm thiểu tình trạng hàng hoàn, an tâm giao gửi hàng hóa.
Hoàn cước là gói dịch dịch vụ Viettel Post cung cấp nhằm bồi thường cho khách hàng các tổn thất về cước phí vận chuyển phát sinh mà khách phải chịu khi đơn hàng giao đến người nhận không thành công.
Phí chuyển hoàn là một khoản phí cần được cân nhắc kỹ lưỡng trong quá trình bán hàng và giao nhận. Để tránh các tình huống phát sinh chi phí không mong muốn, người bán cần cung cấp thông tin chính xác và lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp.
4. Khi nào người gửi nhận được đơn hoàn hàng?
Khi nhận thông báo chuyển hoàn, chủ shop sẽ thắc mắc “Bao lâu thì hàng về lại tay mình?”. Đây là lúc bạn cần nắm rõ quy trình xử lý và thời gian nhận hàng chuyển hoàn của Viettel Post.
Bên cạnh vấn đề ai là người chịu phí chuyển hoàn, người gửi còn quan tâm đến thời gian nhận lại hàng và các bước cần thiết để xử lý đơn hàng hoàn trả. Sau đây là những thông tin chi tiết giúp bạn hiểu rõ về cách hoàn hàng:
4.1. Quy trình hoàn hàng của đơn vị vận chuyển
Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có quy trình hoàn hàng khác nhau, thông thường, quá trình này sẽ bao gồm các bước như sau:
- Xác nhận tình trạng chuyển hoàn: Khi đơn hàng giao không thành công, đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ với người gửi để thông báo tình trạng chuyển hoàn, lý do cụ thể.
- Lưu kho tạm thời: Đơn hàng sẽ lưu kho tạm thời có thể dao động từ vài ngày đến một tuần.
- Gửi hàng về địa chỉ người gửi: Sau khi hoàn tất các thủ tục và xác nhận chuyển hoàn, đơn vị vận chuyển sẽ gửi lại hàng cho người gửi.
>> Xem thêm: Kiểm soát đơn hoàn tốt hơn với app/ website của ViettelPost
4.2. Thời gian người gửi nhận lại đơn hoàn hàng
Thời gian để người gửi nhận lại hàng chuyển hoàn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm khoảng cách địa lý và tình trạng hàng hóa. Thông thường, người bán sẽ nhận được hàng hoàn tù 3-5 ngày đối với đơn nội tỉnh. Những đơn thuộc các tuyến khác có thể nhận từ 3-10 ngày.
Tại Viettel Post hệ thống sẽ tự động chuyển duyệt hoàn hàng đối với các bưu gửi tồn được thông báo chuyển hoàn quá 7 ngày. Điều này nhằm giúp luân chuyển hàng hóa nhanh, giảm tải công việc và có thêm thời gian để bán hàng cho chủ shop, Viettel Post sẽ duyệt hoàn tự động cho các trường hợp:
- Bưu gửi sau 7 ngày kể từ ngày đầu thông báo chuyển hoàn đến khách hàng.
- Sau 72 giờ, kể từ thời gian người bán nhận được thông báo chuyển hoàn bưu gửi, bạn không bổ sung thông tin giao lại hoặc sử dụng dịch vụ lưu.
Với tính năng này, chủ shop có thể giảm tải thời gian xử lý, hàng hóa được chuyển giao nhanh tránh hàng tồn tại bưu cục Viettel Post quá lâu không có hàng để bán, theo dõi các đơn đã duyệt hoàn nhanh chóng.
5. Bí quyết giúp hạn chế tình trạng chuyển hoàn
Để hạn chế tình trạng chuyển hoàn đơn hàng, người bán không nên bỏ lỡ các lưu ý sau đây:
5.1. Cung cấp thông tin chính xác và xác nhận đơn hàng
Chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt trong việc giữ chân khách hàng. Tư vấn thông tin sản phẩm phải chính xác và đầy đủ, giúp khách hàng hiểu rõ trước khi quyết định mua.
Đồng thời, người bán nên chủ động liên hệ lại với khách hàng xác nhận các thông tin giao hàng như địa chỉ, số điện thoại, họ tên, giá cả, màu sắc của mặt hàng. Đừng quên kiểm tra, đóng gói đúng sản phẩm khách hàng đã đặt để đảm bảo hàng nhận về đúng như quảng cáo.
5.2. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Giao hàng đúng giờ là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến tâm lý chốt đơn của người mua. Khách không thích chờ đợi quá lâu, và việc giao hàng trễ có thể khiến họ thay đổi ý định mua hàng.
Việc giao hàng nhanh hay chậm phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị giao hàng. Vì thế, bạn nên tìm hiểu thật kỹ về đơn vị vận chuyển, cam kết giao hàng toàn trình nhanh nhất có thể.
Bưu tá Viettel Post tận tâm trong từng đơn hàng, nỗ lực cứu đơn giúp hạn chế hoàn hàng
6. Dịch vụ hoàn cước tại Viettel Post – An tâm trước mọi đơn chuyển hoàn
Hiểu được nỗi niềm của chủ shop về vấn đề hoàn hàng, Viettel Post mang đến “dịch vụ hoàn cước”. Với dịch vụ này, Viettel Post sẽ bồi thường cho chủ shop, doanh nghiệp các tổn thất về cước phí vận chuyển phát sinh phải chịu khi đơn hàng giao đến người nhận không thành công.
Dịch vụ hoàn cước tại Viettel Post bao gồm 3 gói:
- Gói dịch vụ hoàn cước chiều đi
- Gói dịch vụ hoàn cước chiều về
- Gói dịch vụ hoàn cước 2 chiều
Tại mỗi thời điểm, bạn chỉ được chọn đăng ký 1 trong 3 gói dịch vụ hoàn cước của Viettel Post.
Chủ shop an tâm khi có đơn chuyển hoàn nhờ dịch vụ hoàn cước tại Viettel Post
6.1. Mức phí dịch vụ hoàn cước tại Viettel Post bao nhiêu?
- Gói dịch vụ hoàn cước chiều đi = 11% * Cước vận chuyển chiều đi
- Gói dịch vụ hoàn cước chiều về = 600đ/ bưu gửi
- Gói dịch vụ hoàn cước 2 chiều = 15% * Cước vận chuyển chiều đi
6.2. Chi phí bồi thường tại Viettel Post
Khi xảy ra việc đơn hàng bị hoàn, chủ shop sẽ được bồi thường chi phí vận chuyển phát sinh dựa trên gói dịch vụ đã đăng ký trước đó:
- Gói hoàn cước chiều đi: Bồi thường phí vận chuyển chiều đi cho đơn hàng bị hoàn.
- Gói hoàn cước chiều về: Bồi thường phí vận chuyển chiều về cho đơn hàng bị hoàn (tối đa 5.000đ/ đơn).
- Gói hoàn cước 2 chiều: Bồi thường phí vận chuyển cả chiều đi và chiều về cho đơn hàng bị hoàn (phí chiều về tối đa 5.000đ/ đơn).
Chủ shop cần lưu ý rằng: Sau khi đăng ký thành công gói dịch vụ, mọi đơn hàng của quý khách sẽ tự động áp dụng mức phí dịch vụ tương ứng.
>> Xem thêm: Dịch vụ hoàn cước Viettel Post – “Trợ thủ” đắc lực gia tăng tiện ích khi gửi hàng
7. Những câu hỏi thường gặp:
7.1. Tôi cần làm gì khi nhận được thông báo chuyển hoàn từ Viettel Post?
Bạn nên liên hệ với Viettel Post để xác nhận thông tin và nhận hướng dẫn cụ thể về việc hoàn hàng.
7.2. Ai chịu trách nhiệm về phí chuyển hoàn?
Tùy vào nguyên nhân dẫn đến chuyển hoàn, phí có thể do người bán hoặc người mua chịu trách nhiệm.
7.3. Làm thế nào để hạn chế tình trạng chuyển hoàn?
Đảm bảo cung cấp thông tin sản phẩm chính xác, giao hàng đúng hẹn và xây dựng chính sách đổi trả rõ ràng là những cách hiệu quả để hạn chế chuyển hoàn.
Chuyển hoàn là vấn đề không thể tránh khỏi trong quá trình kinh doanh trực tuyến. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ từ Viettel Post và các gói dịch vụ hoàn cước, chủ shop có thể yên tâm hơn trong việc xử lý các đơn hàng bị trả về. Đừng để “chuyển hoàn” là nỗi lo, hãy để nó trở thành cơ hội để bạn hoàn thiện quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ!
